Archief met administratief-juridisch nut of cultuurhistorische waarde moet beschermd worden tegen diefstal of beschadiging, zeker wanneer het gevoelige en/of persoonlijke gegevens bevat.

In het geval van papieren archief, doet men dit door de toegang tot de archiefruimten fysiek te beperken tot de personen die toegang moeten hebben.

Meer info over inbraak- en diefstalbeveiliging op de pagina Archiefruimten inrichten.

Vocht

Een te vochtige omgeving kan schade berokkenen aan archief. Papier kan aan elkaar gaan plakken, verkleuren, vlekken gaan vertonen en vervilten tot het uiteenvalt. Vochtig papier kan ook zodanig toenemen in gewicht dat legplanken en zelfs vloeren kunnen doorzakken.

Vochtig papier vormt bovendien een gunstige bodem voor een snelle ontwikkeling van micro-organismen, zoals schimmels.

• Problemen voorkomen:
  • Respecteer de voorschriften voor de inrichting van archiefruimten.
  • Monitor de luchtvochtigheid en houd deze onder 55%.

Overstromingen

Water kan ook gewelddadiger toeslaan, zoals België in de zomer van 2021 ondervond. De overstromingen richtten een ravage aan, ook in de archieven van verschillende instellingen.

Ook hier luidt de boodschap om zeker de voorschriften voor de inrichting van archiefruimten te respecteren.
 

• Wat als het water toch de archiefruimten bereikt?

1. Laat stilstaand water onmiddellijk wegpompen door de brandweer of door een schoonmaakdienst.
2. Laat de ruimte koelen, ventileren en ontvochtigen om beschimmeling te voorkomen.
3. Stabiliseer rekken en neem zo nodig op ieder legbord één of meerdere bescheiden weg om te vermijden dat rekken uit elkaar gedrukt worden door opzwellend papier.
4. Evacueer zo snel mogelijk nog droog materiaal.
5. Laat de ruimte volledig schoonmaken en ontsmetten met formaline vooraleer ze opnieuw in gebruik te nemen.
6. Zorg voor een schone, droge inpakruimte.
7. Hou de doorweekte documenten samen zoals ze zijn aangetroffen. Haal ze uit hun oorspronkelijke verpakking, verpak ze in plastic zakken en laat de zakken open.
8. Berg alles in kratten op en registreer hun inhoud en bestemming.
    

• De documenten behandelen:
  • Kleinere hoeveelheden van vochtige, niet doorweekte documenten, die aangetast zijn door schoon water, kunnen aan de lucht gedroogd worden in een koele ruimte met een lage luchtvochtigheid en een goede luchtcirculatie.
  • Leg documenten open, voeg ongekleurd vloeipapier tussen de pagina’s en vervang dit regelmatig. Deze methode is eenvoudig maar arbeidsintensief en vraagt veel ruimte.
  • Documenten die volledig doorweekt en door vuil water aangetast zijn (zoals rioolwater) worden binnen de 48 uur ingevroren.
  • Invriezing stabiliseert documenten en voorkomt fysieke vervormingen en biologische aantasting. Hou wel rekening met de opslagkost in een vriesbedrijf. Vervolgens kunnen documenten gevriesdroogd worden door een gespecialiseerde firma en na afloop opnieuw verpakt worden.
     
• Te vermijden:
  • Probeer doorweekte banden met aan elkaar klevende pagina’s niet te openen of te sluiten.
  • Haal aan elkaar klevende vellen niet uit elkaar.
  • Gebruik geen haardrogers.
  • Gebruik nooit gedrukt krantenpapier als vloeipapier.

Door de voorschriften voor de inrichting van archiefruimten te respecteren, beperk je de kans op brandschade aan archief. Roep bij een brand altijd de brandweer op en pas alle brandprocedures toe, ook al lijkt de brand aanvankelijk controleerbaar.

Documenten kunnen (deels) verbranden of roetschade oplopen. Het bluswater veroorzaakt soms nog grotere schade dan het vuur zelf.

• Onmiddellijk na de ramp:
  • Van zodra de ruimte is vrijgegeven, moeten de gangpaden vrijgemaakt worden en ervoor gezorgd worden dat roet zich niet verder kan verspreiden.
  • Verwijder met een stofzuiger zoveel mogelijk roet zonder de documenten aan te raken, want eenmaal aangeraakt kan roet vaak niet meer verwijderd worden.
  • Zorg voor een schone, droge inpakruimte.
  • Hou de documenten samen zoals ze zijn aangetroffen, verpak ze in kratten en registreer hun inhoud en bestemming.
     
• De documenten behandelen:
  • Droog beroet materiaal kan met een geschikte stofzuiger droog gereinigd worden door deze enkele centimeters boven het materiaal te houden. Na afloop kunnen de documenten opnieuw verpakt worden.
  • Nat beroet materiaal wordt eerst ingevroren en gevriesdroogd (zie ‘water’).

Insecten zoals zilvervisjes, boekenluizen en kakkerlakken vormen een belangrijke bedreiging voor archief. Ze kunnen binnendringen door fysieke toegangswegen (vensters, deuren, spleten, enz.) of door het binnenbrengen van reeds aangetaste bestanden of andere voorwerpen (palletten, verpakkingsmateriaal, enz.)

• Problemen aanpakken:

1. Identificeer de insecten.
2. Isoleer de aangetaste documenten wanneer er insecten in huizen (zoals larven) en laat deze behandelen.
3. Laat de ruimte behandelen door een professionele ongediertebestrijder en ze nadien schoonmaken.
    

​In de brochure Het loopt in de papieren van het Instituut Collectie Nederland, het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek van Nederland vind je een overzicht van de insecten die je kan aantreffen, hoe ze eruit zien, welke sporen ze achterlaten en hoe ze te bestrijden.

De belangrijkste schuldigen zijn muizen en ratten.

• Problemen herkennen:
  • Muizen zoeken een toevlucht in de herfst, bij de eerste kou. Zij versnipperen papier om er nesten mee te maken en laten uitwerpselen en urine achter. De uitwerpselen van muizen zijn glad, donker en doorgaans gepunt.
  • Ratten vallen de documenten enkel aan om hun snijtanden af te stompen en de sporen op de beschadigde documenten zijn veel groter dan bij muizen. Hun uitwerpselen zijn groter en ovaal.
     
• Problemen aanpakken:​

1. Identificeer het type knaagdier.
2. Laat de ruimte behandelen door een professionele ongediertebestrijder en nadien schoonmaken.
3. Zorg ervoor dat alle openingen waarlangs knaagdieren zouden kunnen binnendringen, afgesloten zijn om herhaling te vermijden.

Schimmels zijn microscopische zwammen die duizenden of zelfs miljoenen sporen voortbrengen. Actieve schimmels kunnen zich daardoor snel uitbreiden en in 48 uur een volledige ruimte aantasten. Bovendien zijn ze moeilijk te verwijderen.

• Problemen voorkomen:
  • Respecteer de voorschriften voor de inrichting van archiefruimten.
  • Houdt de vochtigheidsgraad op alle plaatsen in de archiefruimten onder 55%.
  • Houdt de temperatuur in de archiefruimten onder 20°C in zo ver het archieftype dit toelaat: zie de voorschriften voor het binnenklimaat in archieflokalen.
     
• Problemen herkennen:
  • Actieve schimmel is wollig en slijmerig. Niet-actieve schimmel is vaak droog en poederig.
  • Aangetaste archieven kunnen volgende kenmerken vertonen: broze documenten, aangetaste randen van documenten, documenten die aan elkaar kleven, gekleurde vlekken, geurtjes (te wijten aan vluchtige organische verbindingen zoals alcoholen, aldehyden en ketonen) of watervlekken (recent of oud).
  • Ook niet-actieve schimmels moeten aangepakt worden. Sporen kunnen verschillende maanden in latente toestand blijven en weerstand bieden aan ongunstige omstandigheden, tot de omgevingstoestand gunstig wordt om zich te ontwikkelen tot een kolonie.
     
• Problemen aanpakken:

1. Vlug reageren is de boodschap. Bij twijfel, laat een staal nemen.
2. Beschimmelde documenten moeten geïsoleerd, geregistreerd en met vriesdroging of gammastraling behandeld worden.
3. Droge schimmelsporen kunnen gestofzuigd worden met een speciale stofzuiger voorzien van een HEPA-filter.
4. De oorzaak van de schimmels moet opgespoord en aangepakt worden.

In onze brochure Schimmels voorkomen en bestrijden vind je meer informatie over het nemen van een staal en het behandelen van aangetast archief.

Opgelet: personen die aanleg hebben voor allergieën moeten elk contact met geïnfecteerd materiaal en besmette plaatsen vermijden. Wie aangetaste documenten moet manipuleren, dient handschoenen, beschermende kleding en een fijn stofmasker (P3) te gebruiken.

Papier en boeken zijn onderhevig aan slijtage. Veelvoorkomende vormen van slijtage aan papieren archief zijn:

• Beschadigde platten (voor- en achterkanten)
• Ruggen die loskomen of breken (afbeelding 1)
• Versleten naden
• Losse papieren
• Papieren die kromtrekken
• Rafelranden
• Uit elkaar vallen van broze papieren door verzuring (afbeelding 2)
• Willekeurige vlekken op papieren (‘foxing’)
• Fel doorschijnende of door het papier heen bijtende inkt (‘inktvraat’ of ‘kopervraat’)
   

De meest voorkomende oorzaken zijn:

• Intensief gebruik
• Papier of bindsels van lage kwaliteit
• Schadelijke materialen in het papier, de kaft, de bindingsmechanismen of stickers en plakband op het papier
• Berging in verkeerde verpakkingen en kasten
• Onvoorzichtige verhuizing van archief (meer info over archief verhuizen).