Archives de l'État en Belgique

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Archives en détresse

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La nature, l’être humain et les ravages du temps peuvent s’avérer implacables pour les archives, tant pour les informations analogiques que numériques.

5 règles d’or

  1. Respectez les prescriptions en matière d’aménagement des locaux d’archives.
  2. Suivez régulièrement les conditions climatiques dans les locaux d’archives.
  3. Rédigez un plan d’urgence. Aucune archive est invulnérable.
  4. Faites réaliser les restaurations par un expert ou un restaurateur.
  5. Demandez, si nécessaire, un avis aux Archives de l’Etat.

Menaces pour les archives numériques

Les fichiers digitaux sont plus sensibles à l’obsolescence que le papier, mais ils sont plus faciles, grâce aux « back-up », à dupliquer et à protéger en cas de perte. La protection des archives numériques est une tâche partagée entre d’une part le responsable des archives et de l’information et, d’autre part, le service ICT.

Dégât intentionel ou vol

Source : CNN

L’être humain est la plus grande menace pour les archives numériques. Votre service ICT est le mieux placé pour rédiger un plan de sécurité et des procédures d’urgence. 

  • Prévenir les problèmes :
  1. Sécurisez le réseau et chaque PC qui y est connecté. Un système n’est aussi fort que son maillon le plus faible.
  2. Installez des firewalls dans votre système, et ce afin de limiter les dégâts en cas d’intrusion ou de gagner du temps.
  3. Utilisez une méthode d’authentification renforcée (et de préférence plus qu’une ), certainement pour les parties sensibles de votre système, comme les endroits où sont enregistrés les données d’utilisateurs et l’aperçu de vos « back-up » (les « hackers » demandeurs de rançon s’y intéressent particulièrement).
  4. Ne laissez pas en temps réel tous les « back-up » se synchroniser ensemble afin d’éviter qu’une perte locale entraine une perte globale.
  5. Veiller à ce que tous les systèmes soient mis à jour automatiquement dans la mesure du possible.
  6. Formez votre personnel à reconnaître les tentatives de fraude (phishing, smishing, fraude envers la direction, etc.). Convenez de procédures claires, par exemple pour les transactions financières.
  7. Les assurances en matière de cyber-sécurité existent mais elles ont pour la plupart, comme condition, des mesures élevées de précaution.
     

La norme ISO 27005 et la boîte à outils DRAMBORA du Digital Curation Centre (DCC) peuvent être utilisés pour évaluer la sensibilité au risque de votre dépôt numérique.

Consultez le site internet du Centre pour la cyber-sécurité en Belgique pour obtenir plus d’avis, d’outils et de formations.

Chaque année, le CCB calcule l'Indice de Santé Digitale des Belges. L’ISD prend en compte cinq aspects importants de la cybersécurité :
 
  1. l’utilisation correcte des mots de passe ;
  2. la reconnaissance du phishing ;
  3. la création de copies de sauvegarde ;
  4. la réalisation de mises à jour ;
  5. l’utilisation de scanners antivirus.

Eau

Source : CNN

Lors d’une inondation dans des locaux de serveur, les dégâts peuvent aller du court-circuit jusqu’à la perte totale des données.

  • Prévenir les problèmes :
  • Récupération des données :
    • Entreprenez aussi vite que possible les actions nécessaires.
    • Un disque dur qui est resté un court instant dans l’eau, peut dans de nombreux cas être récupéré par un spécialiste.
    • Un disque dur, qui est resté longtemps dans l’eau, ne sera plus étanche à l’humidité et aux saletés. Les données sur les disques seront endommagées.
    • Un disque dur humide doit être confié en l’état à l’expert en récupération des données. Un séchage peut avoir pour conséquence que la saleté crée plus de dommages.
    • “Solid-state drives” (SSD) sont plus difficilement réparables que les “hard disk drives “(HDD) parce que la puce de contrôle doit rester intacte pour avoir accès aux données.

Feu

Un incendie endommage, dans le meilleur cas, uniquement l’armature extérieure des appareils mais, dans le pire scénario, elle peut aussi atteindre les disques avec les données.

Insectes

Source : How-To Geek

Les insectes et les parasites sont moins menaçants pour les archives numériques que pour les archives papiers, mais ils peuvent néanmoins causer des problèmes. On ne parle pas pour rien de “bugs” dans le système.

  • Prévenir les problèmes :
    • Nettoyer régulièrement les locaux de serveur.
    • Faites éventuellement installer un système de détection et/ou des filtres anti-insectes pour les armoires des serveurs.
       
  • Traiter les problèmes :
  1. Identifiez les insectes et les endroits où ils se trouvent.
  2. Faites traiter les endroits par des professionnels de la lutte contre les parasites.

Formats anciens de fichier

Un fichier numérique peut, sans dégât (non-) intentionnel, devenir illisible en quelques décennies parce qu’il est dépassé par le progrès technologique.

  • Prévenir les problèmes :
    • Consultez la page sur les formats de fichier durables.
    • Analysez, par exemple sur base annuelle, quels sont les formats de fichier qui sont utilisés dans votre organisation et qui sont menacés d’obsolescence.
    • Réalisez une copie de conservation, dans des formats durables, des fichiers qui sont en danger.
    • Définissez une stratégie avec votre service ICT.

Types de supports anciens

Les supports et les formats de fichiers vieillissent au fur et à mesure que la technologie évolue.

  • Prévenir les problèmes :
    • Analysez, par exemple tous les cinq ans, quelles sont les supports au sein de votre organisation qui risquent d’être obsolètes.
    • Copiez à temps sur une autre support les archives ayant une valeur administrative ou historique.
    • Définissez une stratégie avec votre service informatique.

Une évaluation du risque d’obsolescence des différents médias est disponible sur le site Web du Musée des Médias Obsolètes.

Fichiers endommagés

Les fichiers peuvent être endommagés lors de l’enregistrement, du téléchargement, de la compression, de la duplication, du déplacement, du renommage et de la fermeture et ce lorsque survient un problème inattendu comme, par exemple :

  • Un arrêt subit de l’ordinateur
  • Une clé USB qui est retirée lorsque le fichier est encore ouvert
  • Un logiciel malveillant (malware) sur l’ordinateur
  • Un support média endommagé
  • L’extension du fichier a été changée ou supprimée.

Lorsque le format est endommagé, un logiciel de récupération doit être réutilisé. Ce dernier n’offre cependant pas une garantie de restauration complète et correcte.

Supports endommagés

Source : winxdvd

Lorsque le support est physiquement endommagé, le dégât est souvent irréversible. A l’aide de certaines techniques (très onéreuse), l’information peut être récupérée partiellement : lors d’un crash d’un disque dur, des firmes spécialisées peuvent, par exemple, ouvrir le disque et réaliser une copie des fichiers qui peuvent encore être récupérés.

Dégradation des supports

La durée de vie d’un support de stockage informatique est limitée :

  • hard disk drives (HDD): 3-7 années
  • solid-state drives (SSD): 5-10 années
  • bandes magnétiques : 10-30 années
  • disques optiques: selon le type
  • un serveur complet peut durer de 3 à 5 années, mais peut être renouvelé par module.

Une évaluation de la rapidité à laquelle les supports deviennent instable peut être trouvée sur la page du Musée des médias obsolètes. Les supports qui sont utilisés longtemps, peuvent souffrir de la dégradation des données et endommager les fichiers qui sont enregistrés. Contrôlez régulièrement l’intégrité des fichiers pour détecter des problèmes. Les supports de stockage informatique doivent donc être régulièrement remplacés. Mettez-vous d’accord avec votre service ICT sur le choix, le contrôle et le renouvellement de vos supports.

Menaces pour les archives papiers

Les documents papiers doivent être conservés dans de bonnes conditions climatologiques, mais ils sont relativement plus facile à conserver en bon état.

Vous trouvez un outil utile pour l’identification des différentes formes de dommages aux archives papier dans le Library Damage Atlas par Metamorfoze (disponible en néerlandais et anglais).

Dégat intentionnel ou vol

Les archives ayant une utilité juridico-administrative ou une valeur historico-culturelle doivent être protégées contre le vol et la dégradation, certainement lorsqu’elles contiennent des données sensibles et/ou à caractère personnel.

Dans le cas des archives papiers, les accès aux locaux d’archives doivent être limités physiquement aux personnes ayant un droit d’y accéder.

Vous trouverez plus de conseils sur la protection anti-effraction et antivol sur la page aménager des locaux d’archives.

Eau

Humidité

Un environnement trop humide peut causer des dommages aux archives. Les papiers peuvent coller ensemble, se décolorer, faire apparaître des tâches, s’effilocher jusqu’à la décomposition. Le papier humide alourdit aussi le poids sur les rayonnages et les sols, ce qui risque de provoquer un affaissement. Le papier humide constitue aussi un terreau favorable au développement rapide de micro-organismes, comme les moisissures.

Innondations

L’eau peut aussi toucher violemment, comme en Belgique durant l’été 2021. Les inondations ont fait un ravage aussi dans les archives de différentes institutions. Il faut répéter, ici et encore, le message de bien respecter les prescriptions pour la construction des locaux d’archives. Que faire lorsque les locaux d’archives sont quand même atteints ?
 

  • Que faire lorsque les locaux d’archives sont quand même atteints ?
  1. Faites immédiatement pomper l’eau stagnante par les pompiers ou une firme de nettoyage.
  2. Rafraîchissez, aérez et déshumidifiez la pièce afin d’empêcher la formation de moisissures.
  3. Stabilisez les rayonnages et, si nécessaire, enlevez un ou plusieurs documents de chaque planche afin d’éviter que les rayonnages ne se disloquent par le gonflement du papier.
  4. Evacuez aussi vite que possible le matériel qui est encore sec.
  5. Faite nettoyer entièrement le local et décontaminer-le au formol avant de le réutiliser.
  6. Prévoyez un local de conditionnement propre et sec.
  7. Gardez les documents trempés ensemble tels que vous les avez trouvés. Retirez-les de leur emballage d’origine et mettez-les dans des sacs en plastique que vous laissez ouverts.
  8. Rangez tout dans des caisses et enregistrez leur contenu et leur destination.
     
  • Traiter les documents :
    • De plus petites quantités de documents humides mais non trempés, atteints par de l’eau propre, peuvent être séchées à l’air, dans une pièce fraîche avec un faible degré d’humidité et une bonne circulation de l’air.
    • Étalez les documents, insérez entre les pages du papier buvard incolore, que vous renouvelez régulièrement. Cette méthode est simple mais demande un travail intensif et beaucoup d’espace.
    • Les documents qui sont complètement imbibés et touchés par de l’eau sale (comme les eaux d’égout) sont congelés endéans les 48 heures.
    • La congélation stabilise les documents et empêche les déformations physiques et les contaminations biologiques. Tenez compte du coût de stockage dans une firme frigorifique. Ensuite, les documents pourront être lyophilisés pour être reconditionnés à l’issue de cette opération.
       
  • A éviter :
    • N’essayez pas d’ouvrir et de fermer des volumes trempés dont les pages collent ensemble.
    • Ne séparez pas les feuilles collant ensemble.
    • N’utilisez pas de sèche-cheveux.
    • N’utilisez jamais du papier journal comme papier buvard.

Incendie

En respectant les prescriptions pour les locaux d’archives, vous limitez les dégâts en cas d’incendie. Faites toujours appel aux pompiers en cas d’incendie et appliquez toutes les procédures prescrites en cas d’incendie, même si l’incendie peut, à première vue, paraître contrôlable.

Les documents peuvent être (en partie) brûlés ou endommagés par la suie. L’extinction de l’incendie avec de l’eau peut causer de plus gros dégâts que le feu lui-même.

  • Immédiatement après le sinistre :
    • Dès que le lieu du sinistre est libéré, il faut dégager les allées et les couloirs et éviter que la suie ne se propage.
    • Enlevez, au moyen d’un aspirateur, le plus de suie possible sans toucher aux documents, car souvent, après contact, la suie ne peut plus être ôtée.
    • Prévoyez un local de conditionnement propre et sec.
    • Gardez les documents ensemble, tels que vous les avez trouvés, emballez-les dans des caisses et enregistrez leur contenu et leur destination.
       
  • Traiter les documents :
    • Le matériel sec couvert de suie peut être nettoyé au moyen d’un aspirateur approprié, en maintenant l’aspirateur quelques centimètres au-dessus d’eux. Ensuite, les documents pourront être reconditionnés.
    • Les documents mouillés, recouverts de suie, doivent d’abord être congelés et lyophilisés (voir aussi la rubrique ci-dessous Dégâts causés par l’eau).

Insectes

Les insectes comme les lépismes (poissons d’argent), les psoques (les poux des livres) et les cafards constituent une menace pour les archives. Ils peuvent pénétrer à l’intérieur des locaux par des voies d’accès physiques (fenêtres, portes, fissures, etc.) ou lors du transfert de documents ou d’autres objets déjà contaminés (palettes, matériaux de déménagement, etc.).

  • Traiter le problème :
  1. Identifiez les insectes.
  2. Isolez les documents infectés par des insectes (et leurs larves) et faites-les traiter.
  3. Faites traiter les lieux par un professionnel de la lutte antiparasitaire et nettoyez-les à fond.

Dans la brochure Buggy Biz: integrated pest management in collections de l’Instituut Collectie Nederland, les Archives Nationale et la Bibliothèque Royale des Pays-Bas, vous trouverez un aperçu des insectes que l’on peut rencontrer, une description , les traces qu’ils laissent et comment les combattre.

Les rongeurs

Les souris et les rats constituent la plus grande menace.

  • Identifier les problèmes :
    • Les souris cherchent refuge en automne, aux premiers froids. Elles émiettent le papier pour en faire des nids et y laissent leurs excréments et leur urine. Les excréments des souris sont lisses, foncés et le plus souvent pointus.
    • Les rats attaquent les documents pour limer leurs incisives et les dégâts visibles sont plus importants qu’avec les souris. Leurs excréments sont également plus grands et ovales.
       
  • Comment traiter les problèmes ?
  1. Identifiez l’espèce de rongeur.
  2. Faites traiter les lieux par un professionnel de la lutte antiparasitaire et nettoyez-les à fond.
  3. Veillez à boucher toutes les ouvertures par lesquelles les rongeurs pourraient pénétrer, pour éviter de devoir recommencer l’opération

Moisissures

Les moisissures sont des micro-organismes qui peuvent générer des milliers, voire des millions de spores. Les moisissures actives peuvent se développer très rapidement et attaquer une pièce entière. De plus, elles sont difficiles à éliminer.

  • Prévenir les problèmes :
  • Détecter le problème :
    • La moisissure active est laineuse et visqueuse, tandis que la moisissure non active est souvent sèche et poudreuse.
    • Les archives contaminées peuvent avoir les caractéristiques suivantes : documents fragilisés, documents avec des bords abimés, documents qui collent ensemble, tâches colorées, odeurs (causées par les composés organiques volatils comme les alcools, les aldéhydes et les cétones) ou les flaques d’eau (récentes ou anciennes).
    • Les moisissures non actives doivent aussi être traitées. Les spores peuvent rester dans une situation latente pendant plusieurs mois et résister à des situations défavorables jusqu’à ce qu’une situation favorable soit propice à son développement et devenir une colonie.
  • Traiter le problème :
  1. Réagissez rapidement est le message. En cas de doute, faite prélever un échantillon.
  2. Les documents moisis doivent être isolés, répertoriés et traités par des rayons gamma ou par lyophilisation.
  3. Les spores secs des moisissures peuvent être aspirés à l’aide d’un aspirateur disposant d’un filtre HEPA.
  4. La cause des moisissures doit être recherchée et traitée.

Dans notre brochure Moisissures. Prévention et lutte vous trouverez des informations complémentaires sur la prise d’un échantillon et le traitement des archives contaminées.

Attention : les personnes qui sont sujettes à des allergies doivent éviter tout contact avec le matériel infecté et les lieux contaminés. Celui ou celle qui doit manipuler des documents infectés doit se munir de gants, d’une tenue de protection et d’un masque anti-poussière (P3).

Usures

Le papier et les livres sont sujets à l’usure. Il existe plusieurs formes d’usures :

  • Plats endommagés (avant et arrière)
  • Dos cassés, qui se désolidarise (afbeelding 1)
  • Liens usagés
  • Feuilles volantes
  • Papiers qui se déforment
  • Bords frottés (afbeelding 2)
  • Tâches éparses sur les papiers (‘foxing’)
  • Encre corrosive qui passe à travers le papier ( « corrosion de l’encre », « corrosion du cuivre »).
     

Les causes les plus fréquentes :

  • Utilisation intensive
  • Papier ou reliure de mauvaise qualité
  • Matériaux défectueux dans le papier, la farde, les mécanismes de reliure ou les bandes collantes ou les autocollants sur le papier
  • Stockage dans des mauvais emballages ou armoires
  • Déménagements imprudents d’archives (plus d’info sur déménager des archives).

Menaces pour les archives audio-visuelles et les données sur d’autres supports analogues

Bandes-vidéo, bandes de film, cassettes-audio et autres médias audiovisuels sont en général menacés, voire très menacés d’obsolescence. L’appareil de lecture n’est souvent plus fabriqué et difficile à trouver. En plus, les produits et matériaux composants ces archives sont soumis à un processus d’acidification, ce qui constitue un risque pour la santé et la sécurité incendie.

Pour la conservation, le dépôt, la restauration et/ou la numérisation du matériel de valeur, vous pouvez contacter la Cinémathèque Royale de Belgique, CINEMATEK.

La digitalisation du matériel audiovisuel (certainement s’il est endommagé) est un travail d’expert, pour lequel une firme spécialisée doit être contactée.

Le plan de reprise d’activité: n’attendez pas qu’il soit trop tard !

Les risques pour vos archives peuvent être limités en les sauvegardant dans des locaux conformes et avec une bonne politique en matière de cyber-sécurité pour vos archives numériques. Néanmoins, aucun système n’est invincible.

Elaborez pour cela un plan de reprise d’activité (disaster recovery plan). En tant qu’archiviste ou que responsable de l’information, vous êtes idéalement placé pour déterminer quels sont les fichiers prioritaires:

  • en matière administrative (fichiers importants pour le fonctionnement quotidien)
  • en matière juridique (fichier d’un intérêt juridique critique)
  • en matière historique (fichiers qui sont destinés à être transférés aux Archives de l’Etat)

La liste prioritaire peut être rédigée sur base du tableau de tri, si l’organisation en dispose d’un, et comprendre aussi bien des séries analogiques que numériques

Prenez des dispositions avec votre service informatique pour créer et gérer les sauvegardes de vos archives.

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