De bevoegdheid over het openbare archiefwezen in Vlaanderen valt zowel onder de federale Archiefwet als onder het Archiefdecreet. Het arrest 57/2012 van 3 mei 2012 van het Grondwettelijk Hof en het arrest 226.018 van 10 januari 2014 van de Raad van State hebben duidelijkheid verschaft omtrent de bevoegdheidsverdeling tussen de federale overheid en de gemeenschappen en gewesten inzake het archiefwezen.
De onderstaande tabel verduidelijkt voor elk bestuursniveau en voor elk aspect van het archiefbeheer of de federale dan wel regionale regelgeving van toepassing is. Voor meer praktische richtlijnen wordt telkens met een link “praktisch” doorverwezen naar de websites van de bevoegde federale dan wel Vlaamse overheidsinstanties, waar contactgegevens en bijkomende informatie te vinden zijn. Volgende aspecten komen in de tabel aan bod:
- Beheer & controle (semi)dynamisch archief:
- (Semi)dynamische archiefdocumenten zijn die documenten die nog administratief-juridisch nut bezitten: in de praktijk zijn dit de archiefdocumenten waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken. Naast semidynamisch wordt ook de term semistatisch gebruikt.
- Beheer: de regels voor archiefbeheer.
- Controle: door welke instantie en op welke wijze het beheer gecontroleerd wordt.
- Beheer & controle statisch archief:
- Statische archiefdocumenten zijn die documenten die geen administratief-juridisch nut meer bezitten: in de praktijk zijn dit de archiefdocumenten waarvan de bewaartermijn is verstreken.
- Beheer: de regels voor archiefbeheer.
- Controle: door welke instantie en op welke wijze het beheer gecontroleerd wordt.
- Selectie – definitieve bestemming statisch archief:
- Bij selectie wordt de definitieve bestemming bepaald, met andere woorden welke statische archiefdocumenten blijvend moeten worden bewaard en welke mogen worden vernietigd, afhankelijk van de inschatting van historisch en ander belang.
- Definitieve bestemming: de instantie die de (voorgestelde) definitieve bestemming (ad hoc of in selectielijst) valideert of bekrachtigt.
- Vernietiging statisch archief:
- De formaliteiten bij vernietiging van statisch archief.
- Overbrenging statisch archief naar een centrale archiefbewaarplaats:
- De Archiefwet voorziet de verplichting of mogelijkheid tot overbrenging van statisch archief naar het Rijksarchief (RA).
- Het Archiefdecreet voorziet geen verplichting tot overbrenging van statisch archief naar een centrale archiefbewaarplaats.
Opgelet: deze tabel biedt een vereenvoudigd overzicht, tracht een middenweg te vinden tussen de federale en Vlaamse archiefterminologie en kan bijgevolg niet alle details en nuances weergeven. Wie nog vragen heeft of meer informatie wenst, neemt best contact op met het Rijksarchief en de Coördinerende Archiefdienst. Beiden overleggen momenteel over de verdere samenwerkingsmodaliteiten en uitwerking van een werkbare regeling.
|
Beheer & controle (semi)dynamisch archief |
Beheer & controle statisch archief |
Selectie – definitieve bestemming |
Vernietiging |
Overbrenging |
|||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Raad van State |
Federale regeling: |
Federale regeling:
|
Validering RA: |
Na toestemming RA:
|
Verplicht naar RA: |
|||||||
Hoven en rechtbanken |
Federale regeling:
|
Federale regeling:
|
Validering RA:
|
Na toestemming RA: |
Verplicht naar RA: |
|||||||
Federale overheid |
Federale regeling:
|
Federale regeling:
|
Validering RA: |
Na toestemming RA:
|
Verplicht naar RA: |
|||||||
Federale openbare instellingen |
Federale regeling: |
Federale regeling:
|
Validering RA:
|
Na toestemming RA:
|
Verplicht naar RA:
|
|||||||
Vlaamse administratieve rechtscolleges |
Vlaamse regeling: |
Vlaamse regeling:
|
Bekrachtiging Vlaamse regering:
|
Verklaring zorgdrager:
|
Archiefdecreet: geen nadere bepaling |
|||||||
Vlaamse overheid |
Vlaamse regeling:
|
Vlaamse regeling:
|
Bekrachtiging Vlaamse regering:
|
Verklaring zorgdrager:
|
Archiefdecreet: geen nadere bepaling |
|||||||
Provincies |
Federale bevoegdheid, federale regeling: Vlaamse bevoegdheid, Vlaamse regeling:
|
Federale regeling:
|
Validering RA:
|
Na toestemming RA:
|
Verplicht naar RA:
|
|||||||
Provinciale externe verzelfstandigde agentschappen, 1° het autonoom provinciebedrijf 2° het provinciale extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm |
Vlaamse regeling:
|
Vlaamse regeling:
|
Bekrachtiging Vlaamse regering:
|
Verklaring zorgdrager:
|
Archiefdecreet: geen verplichte overbrenging |
|||||||
Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden |
Vlaamse regeling:
|
Vlaamse regeling:
|
Bekrachtiging Vlaamse regering:
|
Verklaring zorgdrager: |
Archiefdecreet: geen verplichte overbrenging |
|||||||
Gemeenten met inbegrip van de intern verzelfstandigde agentschappen |
Federale bevoegdheid, federale regeling: Vlaamse bevoegdheid, Vlaamse regeling: |
Federale regeling: |
Validering RA:
|
Na toestemming RA:
|
Mogelijk naar RA:
|
|||||||
Binnengemeentelijke territoriale organen (districten) |
Federale bevoegdheid, federale regeling: Vlaamse bevoegdheid,
|
Federale regeling:
|
Validering RA:
|
Na toestemming RA:
|
Mogelijk naar RA: |
|||||||
Gemeentelijke externe verzelfstandigde agentschappen, 1° het autonoom gemeentebedrijf 2° het gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm 3° het autonoom gemeentelijk havenbedrijf |
Vlaamse regeling:
|
Vlaamse regeling: |
Bekrachtiging Vlaamse regering:
|
Verklaring zorgdrager:
|
Archiefdecreet: geen verplichte overbrenging |
|||||||
OCMW ‘s 1° de intern verzelf-standigde agent-schappen die geen ziekenhuis beheren 2° ziekenhuizen met afzonderlijk beheer |
Federale bevoegdheid, federale regeling:[1]
|
Federale regeling: |
Validering RA:
|
Na toestemming RA:
|
Mogelijk naar RA:
|
|||||||
OCMW ‘s, enkel 1° de verenigingen ofwel met als enig lid het OCMW zelf, ofwel met één of meer andere openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met andere openbare besturen en/of met rechts-personen andere dan die welke winst-oogmerk hebben 2° verenigingen van privaat recht met het oog op de exploitatie van ziekenhuis-gebonden activiteiten 3° verenigingen of vennootschappen van privaat recht met het oog op het vervullen van sociale doeleinden 4° verenigingen of vennootschappen van privaatrecht van |
Vlaamse regeling: |
Vlaamse regeling:
|
Bekrachtiging Vlaamse regering:
|
Verklaring zorgdrager:
|
Archiefdecreet: geen nadere bepaling |
|||||||
Erediensten |
Vlaamse regeling:
|
Federale regeling:
|
Validering RA:
|
Na toestemming RA:
|
Mogelijk naar RA: |
|||||||
Polders en wateringen |
Vlaamse regeling:
|
Federale regeling:
|
Validering RA:
|
Na toestemming RA: |
Mogelijk naar RA: |
|||||||
Politiezones (ééngemeente- en meergemeentezones) |
Federale regeling: |
Federale regeling: |
Validering RA: |
Na toestemming RA: |
Mogelijk naar RA: |
|||||||
Hulpverleningszones (brandweer) |
Federale regeling: |
Federale regeling: |
Validering RA: |
Na toestemming RA: |
Mogelijk naar RA: |
[1] Het arrest van het Grondwettelijk Hof spreekt zich niet uit over de archiefzorg en het archiefbeheer van deze archiefdocumenten. De juridische interpretatie over de bevoegdheidsverdeling op basis van de huidige wetgeving loopt uiteen. We gaan er van uit dat de Archiefwet hierop van toepassing is.