Een efficiënt documentbeheer is een must voor een degelijke bedrijfsvoering én een wettelijke verplichting voor overheidsdiensten. Met overheidsinformatie mag niet vrijblijvend worden omgesprongen. De Belgische Archiefwet en de bijhorende uitvoeringsbesluiten (archieftoezicht en -overbrenging) verplichten overheidsdiensten om hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren en om gekwalificeerd personeel aan te stellen voor het documentbeheer. Archieven mogen niet vernietigd worden zonder de toestemming van het Rijksarchief en dienen na 30 jaar overgebracht te worden naar het Rijksarchief.
De voordelen van een goed gestructureerd (papieren en digitaal) archief zijn legio:
- Documenten kunnen snel gevonden worden, wat de dagelijkse werking en de dienstverlening ten goede komt.
- Administraties zijn in staat om zich te verantwoorden over het gevoerde beleid en over genomen besluiten. Een correct archiefbeheer leidt tot meer transparantie.
- Documenten met historische waarde zullen na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vlot overgebracht kunnen worden naar het Rijksarchief.
Meer info?
- Richtlijnen en brochures over uiteenlopende aspecten van de materiële bewaring en het beheer van archieven. Sommigen zijn bedoeld voor een ruim publiek, anderen zijn gericht op heel specifieke doelgroepen.
- Richtlijnen
- Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails
- Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van kantoordocumenten
- Richtlijnen en aanbevelingen voor het beheer van het archief van de bestuursraad en van andere archieven van protestantse gemeenten
- Richtlijnen en aanbevelingen voor de bewaargeving, inzage en reproductie van notariële minuten en repertoria
- Richtlijnen voor brandweerarchieven
- Richtlijnen voor de archieven van het gemeentelijk strafregister
- Vernietiging van de archieven van het gemeentelijk strafregister
- Brochures
- Archiveren… wat? waarom? hoe?
- Orde of wanorde? Basisregels en aanbevelingen voor de ordening van documenten bij uw instelling
- We gaan digitaal… Stappenplan voor de digitalisering van werkprocessen
- Digitale documenten bewaren. Technische en strategische adviezen
- U verhuist? Uw archief verhuist ook! Hoe de archiefverhuis aanpakken
- Organiseer je archiefbeheer! Minimale eisen lokale archiefbewaring en archiefbeheer
- Archiefruimten. Praktische aanbevelingen & checklist
- Archiefbewaarplaatsen (Voor de bewaring van historisch archief) Praktische aanbevelingen & checklist
- Fotoarchief. Praktische aanbevelingen voor bewaring en beheer
- Schimmels : voorkomen en bestrijden
- Richtlijnen
- FAQ’s
- Internationale normen inzake archiefbeheer
