Archives de l'État en Belgique

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Transférer de l’information

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Lorsque les documents et les données récoltées par les autorités publiques n’ont plus qu’une valeur historique, ils sont centralisés aux Archives de l’Etat qui s’occupe de la gestion de ces traces de notre histoire nationale et les ouvre à la recherche en temps utile.

Vous trouvez les dispositions légales en matière de versement d’archives vers les Archives de l’État dans l’AR Transfert.

Quelle information doit être versée ?

Seul un petit pourcentage de toutes les informations produites est destiné à une conservation permanente en raison de sa valeur scientifique, historique et sociétale.

Dans les tableaux de tri, ces séries d’archives ont comme destination finale « verser » ou « trier et verser ». Dans ce dernier cas, il n’y a qu’un partie de la série qui devra être versée, en fonction des critères de tri précisés. Vous trouvez plus d’infos sur la page trier les informations.

Pour les institutions qui ne disposent pas d’un tableau de tri, l’évaluation des séries à verser (entièrement ou partiellement) se fera ad hoc.

Quand faut-il verser ?

Un versement ne se fait qu’après l’expiration du délai de conservation légal et du délai de conservation administratif des données, donc lorsque celles-ci n’ont plus aucune valeur administrative ou juridique pour l’institution.

En principe, le versement ne se fait qu’après 30 ans, un délai prévu par la Loi sur les archives. Des documents plus récents, qui n’ont plus de valeur administrative, peuvent être transférés (= un dépôt d’archives) à la demande du producteur d’archives, si le dépôt des Archives de l’Etat compétent dispose de suffisamment d’espace de stockage.

Dans ce cas, une convention de dépôt d’archives est conclue.

Des organisations publiques qui conservent beaucoup d’archives à verser peuvent élaborer une planification pluriannuelle en concertation avec les Archives de l’Etat, de façon à clarifier le contenu et le calendrier des versements.

Est-ce que le délai de transfert de 30 ans est aussi valable pour les archives numériques ?

OUI, jusqu’à nouvel ordre c’est le délai légal pour le transfert aux Archives de l’Etat*, indépendamment du type de support ou de la forme des archives (tel que stipulé dans la Loi sur les archives).

Vu que ce délai est plus long que la durée de vie de la plupart des supports de données et que le « momentum » technologique de la plupart des supports, des logiciels et des formats de fichier, chaque institution doit s’atteler à la gestion de ses archives numériques.

Attendre que les documents puissent être éliminés ou transférés va conduire à ce que les documents ne soient plus lisibles, intègres et authentiques, ou que des métadonnées essentielles soient perdues avant ce terme ; en d’autres mots, qu’à la fin de leur délai de conservation, qu’il ne soit plus possible que les documents soient encore en bon état, classés et accessibles.

(*) A la demande du producteur d’archives, un transfert anticipé est possible légalement mais uniquement lorsque le délai légal et le délai administratif de conservation sont dépassés.

Comment un versement s’opère-t-il en pratique ?

Feuille de route pour le versement d’archives papier

Etape 1 : Contacter le dépôt des Archives de l’Etat compétent

En principe, l’organisme versant prend toujours l’initiative d’un versement.

Il y a lieu de verser lorsque :

  • Vous avez effectué un tri de vos archives, comme il convient de faire régulièrement vous pouvez alors ignorer l’étape 2.
  • Votre espace d’archives est surchargé.
  • Vous devez déménager.
  • Votre service sera supprimé ou fusionné.
  • Le dernier versement date déjà de plus de dix ans.
  • Une planification pluriannuelle a été élaborée avec les Archives de l’Etat.

Annoncez le versement au moins trois mois avant la date prévue du transfert.

Prenez alors contact avec les Archives de l’Etat compétent:

Lors de ce premier contact vous pouvez demander des explications supplémentaires et du soutien dans les différents étapes du versement.

Astuce

Peut-être y a-t-il un autre service ou une administration exerçant des tâches identiques à la vôtre ou gérant un espace d’archives voisin qui serait intéressé à co-organiser un versement, de façon à ce que vous puissiez réaliser des économies d’échelle.

Etape 2 : Trier les archives à verser

Il ne sert à rien de déménager des archives destinées à être éliminées. Il faut donc d’abord effectuer un tri. Vous pouvez facilement aborder cet étape si votre institution dispose d’un tableau de tri (rechercher). Si vous ne disposez pas d’un tableau de tri, il convient de demander aux Archives de l’Etat de déterminer la destination de vos séries d’archives ad hoc.

  • Dans les séries ayant comme destination « trier et verser », il faut séparer les documents à transférer des documents à éliminer, selon le critère défini dans le tableau de tri.
  • Les archives à éliminer, dont le délai d’utilité a expiré, sont repris dans une demande d’élimination qui est à envoyer aux Archives de l’Etat au moins 30 jours (s’il existe un tableau de tri) ou 60 jours (sans tableau de tri) avant la date de destruction prévue.
  • L’élimination en tant que telle doit se faire de façon à ce que les données soient irrécupérables (plus d’infos).

Le tri vous donne une base pour la rédaction d’un bordereau de versement (modèle en Excel - Word). Il reprend la description et la datation des unités archivistiques dans le fonds à verser, qui sont numérotés.

  • Des descriptions courantes commencent par procès-verbaux et annexes relatifs à…, rapports relatifs à…, registres de…, listes de…, fichiers relatifs à…, dossiers relatifs à…, pièces relatives à… ou plans de…, suivies de la description du contenu même qui indique la fonction ou le sujet dont question. Lorsqu’il s’agit de séries générales, gérées au niveau central, la forme rédactionnelle elle-même peut suffire s’il n’existe pas d’autres séries semblables. Des exemples sont: rapports annuels, correspondance, notes de service, budgets, journaux, factures, comptes annuels, etc.
  • Si votre institution dispose d’un tableau de tri vous pouvez reprendre la dénomination d’une série comme description.
  • Si les documents font déjà l’objet de répertoires, fichiers, bases de données ou inventaires, inutile de les décrire à nouveau en détail dans le bordereau de versement : vous n’avez alors qu’à verser les instruments d’accès aux Archives de l‘Etat.
  • Les unités archivistiques sont datées le plus précisément possible sur base du document le plus récent et le plus ancien. Déterminez le niveau de datation avec les Archives de l’Etat : parfois il suffit de ne mentionner que les années, dans d’autres cas des dates plus précises sont nécessaires. Quelques exemples:
    • 32. Procès-verbaux des réunions du conseil de direction, 1994-1997.
    • 217. Répertoire chronologique des demandes de dédommagement introduites par des citoyens, 02/03/1989-30/06/1991.
  • Faites approuver la structure de base de votre bordereau de versement avant de le compléter en détail.
Des séries analogiques et numériques qui vont ensemble (« fonds d’archives hybrides ») sont décrits dans un même bordereau de versement. Il convient pour cela d’utiliser ce modèle. Les trois dernières colonnes s’appliquent aux séries numériques.
 
Voir ci-dessous pour plus d’infos sur les séries numériques dans un bordereau de versement.

Etape 3 : Rendre les archives à verser « en bon état, ordonnées et accessibles »

Les archives doivent être versées en bon état, ordonnées et accessibles. Souvent, il faut prendre quelques mesures.

3.1 (Re)mettre en ordre et (re)nommer

Veillez à ce que tous les dossiers soient bien classés et bien décrits (dénomination claire et conséquente). L’objectif n’est pas de procéder à un nouveau classement. Une telle démarche doit être soumise à l’accord des Archives de l’Etat.

Vous trouvez de plus d’informations sur la page Classer et nommer vos documents.

3.2 Elagage et conditionnement

Lorsque cela n’a pas encore été réalisé, les archives à transférer doivent également être élaguées : enlevez les feuilles blanches, les formulaires vierges, les doubles, ainsi que tous les matériaux qui peuvent être nuisibles au papier à terme, comme des agrafes et des trombones. Cette étape ne nécessite pas d’autorisation de la part des Archives de l’Etat.

Les dossiers élagués doivent être mis dans des chemises et boîtes non-acides (info pour des commandes via les Archives de l’Etat).

Notez le numéro d’ordre du bordereau de versement au crayon dans le coin droit inférieur des chemises. L’avant de la boîte (environ 1 centimètre au-dessous de l’ouverture) contient le nom abrégé du service versant, le numéro d’ordre de la boîte ainsi que les numéros extrêmes des pièces du bordereau qui y sont contenues.

3.3 Le traitement d’archives endommagées

Dans le pire des cas, les archives posent des problèmes physiques qui empêchent un versement puisqu’elles constituent un risque pour les autres fonds conservés aux Archives de l’Etat.

Les archives qui sont contaminées par de l’humidité, des moisissures ou des insectes qui pourraient se retrouver dans le papier, nécessitent un traitement avant de décider des étapes suivantes. La page Archives en détresse vous aidera à identifier d’éventuels problèmes.

En cas de doute, un archiviste des Archives de l’Etat peut examiner les archives et vous conseiller par rapport au traitement.

La désinfection, le nettoyage et la restauration se font aux frais de l’administration. Mieux vaut donc prévenir que guérir.

Etape 4 : Finaliser le bordereau de versement

Dès que les archives ont été classées, emballées et décrites, vous pouvez indiquer le volume du versement (le nombre de numéros et l’ampleur en métrage linéaire) dans le bordereau de versement.

Transmettez le bordereau de versement au moins un mois avant le versement à votre personne de contact au dépôt concerné des Archives de l’Etat. Il est possible que nous vous demandions d’encore réaliser quelques adaptations.

Etape 5 : Formalités

Avant d’effectuer le versement, les deux parties (le producteur d’archives et les Archives de l’Etat) marquent leur accord pour le bordereau de versement.

Remplissez ensuite une attestation de transfert (modèle), que le fonctionnaire dirigeant de votre institution signera (sous forme électronique ou en double exemplaire papier).

Une fois que les formalités sont achevées, vous pouvez prendre contact avec les Archives de l’Etat afin de fixer une ou plusieurs dates de versement.

Etape 6 : Organiser le transport

Contactez le dépôt des Archives de l’Etat qui conservera les documents pour fixer la/les date(s) et l’heure du/des versement(s).

En fonction de l’ampleur des archives à verser, du temps à consacrer au déménagement et des ressources financières, humaines et logistiques disponibles, le transport peut être organisé de différentes façons :

  • par ses propres moyens
  • avec l’aide d’une firme de transport
  • avec l’aide d’un camion, d’un chauffeur et d’un accompagnateur des Archives de l’Etat (tarifs)

Etape 7 : Déménagement des archives

Consultez les étapes 6 à 8 de la feuille de route sur la page Déménager les archives pour des instructions pratiques de déménagement.

Les deux exemplaires de l’attestation de transfert (ou de la déclaration de dépôt) sont communiqués lors du transport.

Etape 8 : Contrôle des archives versées

Après leur arrivée, les archives sont méticuleusement contrôlées par le personnel des Archives de l’Etat sur leur intégralité, leur état matériel, leur accessibilité et leur classement. Les boîtes et conditionnements éventuellement manquants, mal classés ou abîmés sont signalés.

Etape 9 : Réception d’une attestation de transfert signée

Si aucune autre mesure doit être prise, vous recevez l’attestation de transfert signée comme accusé de réception définitif.

Astuce

Prenez soin de conserver tous les documents relatifs à un versement dans un seul dossier : la correspondance ou les échanges de mails avec les Archives de l’Etat, l’attestation ou la convention originale, un exemplaire du bordereau de versement ainsi qu’un exemplaire de l’inventaire définitif établi par les Archives de l’Etat…

Feuille de route pour le versement d’archives numériques

Etape 1 : Contacter le dépôt des Archives de l’Etat compétent

En principe, l’organisme versant prend toujours l’initiative d’un versement.

Il y a lieu de verser lorsque:

  • Vous avez effectué un tri de vos archives, comme il convient de faire régulièrement vous pouvez alors ignorer l’étape 2.
  • Votre serveur est surchargé et un accroissement de volume n’est pas une option.
  • Votre service sera supprimé ou fusionné.
  • Le dernier versement date déjà de plus de dix ans.
  • Une planification pluriannuelle a été élaborée avec les Archives de l’Etat.

Annoncez le versement au moins trois mois avant la date prévue du transfert.

Prenez alors contact avec les Archives de l’Etat compétent:

Lors de ce premier contact vous pouvez demander des explications supplémentaires et du soutien dans les différents étapes du versement.

Etape 2 : Trier les archives à verser

Il ne sert à rien de déménager des archives destinées à être éliminées. Il faut donc d’abord effectuer un tri. Vous pouvez facilement aborder cet étape si votre institution dispose d’un tableau de tri (rechercher). Si vous ne disposez pas d’un tableau de tri, il convient de demander aux Archives de l’Etat de déterminer la destination de vos séries d’archives ad hoc.

  • A l’occasion du premier versement numérique ou lors du versement de bases de données, de sites internet ou des formats atypiques d’information, nous analyserons d’abord ensemble ce dont il s’agit et ce qui doit être versé.
  • Dans les séries ayant comme destination « trier et verser », il faut séparer les documents à transférer des documents à éliminer, selon le critère défini dans le tableau de tri.
  • Les archives à éliminer, dont le délai d’utilité a expiré, sont repris dans une demande d’élimination qui est à envoyer aux Archives de l’Etat au moins 30 jours (s’il existe un tableau de tri) ou 60 jours (sans tableau de tri) avant la date de destruction prévue.
  • L’élimination en tant que telle doit se faire de façon à ce que les données soient irrécupérables (plus d’infos).

Le tri ouvre la voie à la rédaction d’un bordereau de versement (modèle). Il reprend la description et la datation des unités archivistiques dans le fonds à verser, qui sont numérotés.

  • Si les documents font déjà l’objet de répertoires, fichiers, bases de données ou inventaires, inutile de les décrire à nouveau en détail dans le bordereau de versement : vous n’avez alors qu’à verser les instruments d’accès aux Archives de l‘Etat.
  • Les unités archivistiques sont datées le plus précisément possible sur base du document le plus récent et le plus ancien. Déterminez le niveau de datation avec les Archives de l’Etat : parfois il suffit de ne mentionner que les années, dans d’autres cas des dates plus précises sont nécessaires. Quelques exemples:
    • 32. Procès-verbaux des réunions du conseil de direction, 1994-1997.
    • 217. Répertoire chronologique des demandes de dédommagement introduites par des citoyens, 02/03/1989-30/06/1991.
  • Faites approuver la structure de base de votre bordereau de versement avant de le compléter en détail.

Des séries analogiques et numériques qui vont ensemble (« fonds d’archives hybrides ») sont décrits dans un même bordereau de versement. Il convient pour cela d’utiliser ce modèle. Les trois dernières colonnes s’appliquent aux séries numériques.

Voir ci-dessus pour plus d’infos sur les séries analogiques dans un bordereau de versement.

Etape 3 : Rendre les archives à verser « en bon état, ordonnées et accessibles »

Les archives doivent être versées en bon état, ordonnées et accessibles. Souvent, il faut prendre quelques mesures.

3.1 (Re)mettre en ordre et (re)nommer

Veillez à ce que tous les (sous-)dossiers et fichiers se trouvent au bon endroit dans l’arborescence des répertoires, sans y apporter de modifications à ce stade. Normalement, votre arborescence reflète le fonctionnement de l’institution et il s’agit de la maintenir ainsi.

Lorsque beaucoup de répertoires ou de fichiers doivent être renommés, il vaut mieux utiliser un outil (ou l’interface de ligne de commande), de façon à réaliser ce travail en bloc.

Vous trouverez de plus amples infos sur la page Classement et nommage.

3.2 Elagage

L’élagage se fait régulièrement et surtout avant de réaliser un versement.

Enlevez (manuellement ou à l’aide d’outils) les répertoires vides, les fichiers blancs, les doublons (c’est-à-dire, les versions qui se trouvent ailleurs que là où les fichiers doivent se trouver), les versions temporaires et les documents superflus aux dossiers.

Toutes les protections par mot de passe doivent être supprimées pour garantir l’accessibilité et la future gestion des fichiers. C’est pourquoi il convient de les éviter au maximum dès le début de vos processus de travail et de promouvoir l’accès aux documents via la gestion des accès au niveau des répertoires et des systèmes (l’usage des mots de passe est exclu par définition dans les fichiers PDF/A et les fichiers PDF contenant une signature valide).

En matière d’archives numériques, « en bon état » signifie aussi que celles-ci sont lisibles, intègres et authentiques lors de leur versement. Cela implique :

Un archiviste des Archives de l’Etat peut vous assister dans la préparation de vos archives à verser.

Etape 4 : Finaliser le bordereau de versement

Le tri (étape 2), la remise en ordre, le renommage et l’élagage doivent aboutir à un ensemble de données logique et cohérent, avec une structure claire et sans fichiers superflus.

Vous pouvez désormais indiquer le volume du versement (le nombre de numéros et l’ampleur en mégabyte et/ou le nombre de fichiers) dans le bordereau de versement.

Transmettez le bordereau de versement au moins un mois avant le versement à votre personne de contact au dépôt concerné des Archives de l’Etat. Il est possible que nous vous demandions d’encore réaliser quelques adaptations.

Etape 5 : Formalités

Avant d’effectuer le versement, les deux parties (le producteur d’archives et les Archives de l’Etat) marquent leur accord pour le bordereau de versement.

Remplissez ensuite une attestation de transfert (modèle), que le fonctionnaire dirigeant de votre institution signera (sous forme électronique ou une version papier en double exemplaire).

Une fois que les formalités sont achevées, vous pouvez prendre contact avec les Archives de l’Etat afin de fixer une ou plusieurs dates de versement.

Etape 6 : Installer WinSCP et recevoir le login

Le versement même est encadré par notre Service Archivage digital. Celui-ci vous procurera un login d’accès WinSCP vers notre serveur de versement.

WinSCP est une application simple pour le versement de fichiers à l’aide du protocole SFTP sécurisé.

Vous pouvez le télécharger gratuitement via ce site internet.

Etape 7 : Transfert des fichiers au serveur de versement

  1. Ouvrez WinSCP et connectez-vous avec les indications reçues. Vous remplissez edepotsftp1.arch.be comme host name :

  1. Ouvrez dans la fenêtre gauche le support (réseau) où se trouve le répertoire avec les fichiers à transférer (tels que repris dans le bordereau de versement approuvé).

  1. Naviguez vers le répertoire dans laquelle se trouve(nt) le(s) sous-répertoire(s) avec les fichiers à transférer. Veillez à ce que vous disposez de la bonne version des fichiers.
  1. Faites glisser le(s) répertoire(s) vers la fenêtre droite (le répertoire ‘delivery’). Les fichiers seront alors copiés. Cette opération peut prendre quelques heures en fonction du volume global et de la taille des fichiers individuels. Prenez soin de ne pas redémarrer l’ordinateur pendant ce temps.

  1. Contrôlez si tous les répertoires et fichiers se trouvent bien dans le répertoire ‘delivery’. Si vous avez copié un mauvais dossier par inadvertance, vous pouvez encore le supprimer.
  1. WinSCP peut être fermé après cela (s’il vous est demandé si vous voulez terminer la session, vous pouvez cliquer sur OK).

Lorsque le transfert est achevé, vous informez les Archives de l’Etat en envoyant un mail à etransfer@arch.be.

Ne détruisez pas immédiatement les fichiers.

Etape 8 : Contrôle des archives versées

Nous vérifions ensuite si tous les fichiers ont été transmis et s’ils sont exempt de virus.

Etape 9 : Réception d’une attestation de transfert signée

Si aucune autre mesure ne doit être prise, vous recevez l’attestation de transfert signée comme accusé de réception définitif.

Etape 10 : Elimination de la version source

Après la réception de l’attestation, vous supprimez les fichiers et/ou détruisez les supports matériels.

Plus d’informations sur la destruction d’archives numériques sur la page Eliminer de l’information.

Comme expliqué ci-dessous, il est fortement déconseillé de continuer à conserver les données après leur versement.

Versement de photos et d’archives audiovisuelles sur des supports portables

Il n’existe pas de procédure standard pour les photos et le matériau audiovisuel sur des supports portables, mais les recommandations suivantes s’appliquent :

  • Prévenez les Archives de l’Etat où vous souhaitez verser vos photos et/ou archives audiovisuelles sur support portable pour que nous puissions évaluer leur valeur historique ainsi que l’état des supports et examiner les possibilités et modalités de versement.
  • Indiquez tous les unités archivistiques que vous comptez verser dans le bordereau de versement.
  • N’insérez jamais de CD(-rom), dvd, clé usb ou autre support portable dans des boîtes d’archives.
  • Effectuez le transfert de façon sécurisée tant pour les supports que pour les déménageurs (à examiner avec un archiviste).

Qui paie le versement ?

Les frais occasionnés par un versement d’archives publiques (conditionnement, emploi de personnel, transport) sont à charge du déposant.

Quid après le versement ?

Dois-je supprimer les fichiers numériques après leur versement ?

Nous déconseillons fortement de continuer à conserver les données après leur versement :

  • Par définition, des archives versées n’ont plus aucune valeur administrative ou juridique, donc il ne sert à rien de continuer à en supporter les charges financières et écologiques.
  • Après le versement, la version des archives numériques conservée aux Archives de l’Etat est considérée comme la seule version numérique authentique.
  • L’élimination des fichiers transférés constitue le moyen le plus simple pour garder une vue d’ensemble sur ce qui a déjà été versé ou non.
  • Si un producteur d’archives modifie des fichiers transférés après le transfert et les propose lors d’un nouveau versement, les Archives de l’Etat les refuseront, de manière à éviter des versions conflictuelles.

Puis-je consulter les archives versées par mon administration/service ?

OUI, les archives versées peuvent toujours être consultées gratuitement dans nos salles de lecture ou bien vous pouvez en commander des reproductions.

Tout le monde peut-il consulter mes archives?

OUI, en principe les archives versées aux Archives de l’Etat sont publiques. Les documents peuvent être consultés par de chercheurs ou d’autres personnes intéressées dans le cadre de leurs études.

MAIS les restrictions imposées par la loi en matière de publicité de l’administration, de protection des données à caractère personnel, de vie privée et de classification doivent être respectées lors de chaque consultation. En outre, il est possible que des documents ne puissent être communiqués pour cause d’un inventoriage en cours, de leur fragilité ou lorsqu’il existe une copie de consultation.

Les Archives de l’Etat peuvent-elles encore éliminer des archives versées?

OUI, mais pas sans l’accord préalable de l’administration qui a versé les archives. En pratique, cette question ne se pose que très rarement.

Que faisons-nous avec les archives?

Les archives sont conservées dans des dépôts d’archives qui correspondent à des exigences strictes en matière de température, d’hygrométrie et de protection contre l’incendie et l’eau. Les collaborateurs des Archives de l’Etat convertissent les bordereaux de versement en inventaires qui sont disponibles sous forme papier et/ou en ligne. Des chercheurs et des citoyens justiciables peuvent consulter les archives, moyennant le respect de la législation relative à la vie privée. Les archives peuvent aussi être utilisées dans le cadre de l’organisation d’expositions ou l’édition de publications.

Question ou remarque ?

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