Archives de l'État en Belgique

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Loi sur les archives

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Les archives des services publics ont une fonction sociétale importante. C’est pourquoi la loi sur les archives stipule ce que les institutions publiques peuvent en faire et ne pas en faire.

Qu’est-ce qui est réglé par la loi sur les archives ?

En premier lieu, la loi sur les archives protège les informations (documents, images, enregistrements sonores, vidéos, bases de données, etc.) produites ou reçues par les établissements des services publics dans l’exercice de leurs activités et qui sont pertinentes pour notre société en ce qu’elles ont une valeur historique permanente que nous souhaitons transmettre en tant que société aux générations futures.

À cet effet, la loi:

  1. confie aux Archives de l’État les archives intéressantes pour l’avenir mais ne présentant plus d’utilité administrative ;
  2. mandate les Archives de l’État pour surveiller la conservation correcte des archives des établissements des services publics (Surveillance) ;
  3. interdit aux services publics d’éliminer des archives sans l’autorisation des Archives de l’État.
     

De cette façon, la loi contribue à une bonne gestion des informations des services publics fédéraux. (Voir Pourquoi une gestion adéquate des archives est importante ?)

Quels établissements doivent ou peuvent transférer leurs archives conformément à la loi sur les archives ?

Sont obligés de transférer leurs archives triées * de plus de trente ans et ne peuvent éliminer des archives sans l’autorisation des Archives de l’État : (article 1 1ier alinéa):

  • le Conseil d’État
  • les cours et tribunaux
  • les administrations de l’État (SPF, SPP, ESF, IPSS, OIP et autres établissements fédéraux)
  • les provinces et les établissements publics soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative  (voir la page Archives publiques provinciales)

Ont l’option de transférer leurs archives triées * de plus de trente ans et ne peuvent éliminer des archives sans l’autorisation des Archives de l’État (article 1 2ème alinéa):

  • les communes et les établissements publics soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative (voir la page Archives publiques locales)

Ont l’option de transférer leurs archives de plus de trente ans, sans obligation aucune (article 1 4ème alinéa):

  • les sociétés et les associations de droit privé
  • les personnes privées

(*) plus d’infos sur la page Trier de l’information.

À quel moment les archives doivent-elles être transférées aux Archives de l’État ?

Le délai de transfert prévu dans la Loi sur les archives est de 30 ans.

Concrètement, les informations destinées à une conservation permanente ne doivent pas être transférées immédiatement après qu’elles ont perdu leur utilité juridico-administrative pour l’établissement, mais seulement après avoir atteint l’âge de trente ans.

Il peut être dérogé au délai de trente ans :

  • à la demande du producteur d’archives, pourvu que les documents n’aient plus d’utilité administrative (article 1 3ème alinéa)
  • s’il peut être démontré que les documents ont encore une utilité administrative après trente ans (article 10 de l’AR Transfert)

Pour les archives du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement et pour le ministère de la défense, le délai de transfert est de cinquante ans (article 9 de l’AR Transfert) à condition que

  • la conservation à long terme, l’authenticité, l’intégrité, l’accessibilité et la lisibilité des archives soient garanties
  • le public puisse consulter ces archives sous les mêmes conditions qu’aux Archives de l’État.

Quelles sont les autres dispositions de la loi ?

Quels aspects ne sont pas prévus par la loi ?

  • Les exigences spécifiques relatives respectivement aux archives sur support papier et aux archives numériques.
  • Normes, standards industriels, prescriptions (de construction) ou instruments de travail pour conserver les archives en bon état, ordonnées et accessibles. Plus d’informations à ce sujet se trouvent à la page Conserver de l’information.

Les archives des établissements des services publics régionaux (Flandre, Wallonie, Bruxelles) et des établissements publics soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative. Vous trouvez la législation pertinente à ce sujet sur la page Législation. (Pour les services publics subrégionaux, voir les pages Archives publiques locales et Archives publiques provinciales.)

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