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Archivage des e-mails

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Sans stratégie d’archivage, la boîte mail devient rapidement ingérable. Prévoir des procédures adaptées et réalistes est la consigne pour qui veut garder une vue d’ensemble et éviter que les e-mails qui sont importants ne se perdent.

Les e-mails doivent-ils être transférés aux Archives de l’État ?

OUI, si vous êtes un fonctionnaire clé.

  • Les boîtes mail des fonctionnaires clés sont archivées intégralement (à l’exception des messages privés) afin de permettre à long terme des recherches historiques relatives à l’organisation.
  • L’identification des fonctionnaires clés est une approche que les Archives de l’État examinent actuellement et qui sera mise en œuvre progressivement. Il sera analysé avec chaque organisation quels sont les fonctionnaires clés, avec une boîte mail à valeur historique. Il s’agira de personnes revêtant des fonctions de gestion ainsi que d’experts.

OUI, pour les e-mails (appartenant à des séries) destiné(e)s à une conservation permanente.

  • La plupart des e-mails reçus ou envoyés dans le cadre de l’exécution des tâches de votre organisation doivent être enregistrés dans votre classement ou dans votre système de gestion électronique de documents, dans les dossiers auxquels ils se rapportent. Dans certaines organisations, ce processus est automatisé. Ces e-mails ont la même destination que la série dont ils font partie. La destination définitive est indiquée dans le tableau de tri de l’organisation (à consulter ici).
  • Pour une plus petite partie de la correspondance (électronique), la destination est définie explicitement dans les tableaux de tri des archives.

NON, pour les e-mails (appartenant à des séries) destiné(e)s à l’élimination.

  • Voir ci-dessus. Les e-mails et les boîtes mail peuvent donc, explicitement ou implicitement, en tant que partie d’une autre série, être destinés à la conservation ou à l’élimination.

NON, pour les e-mails sans importance pour l’organisation.

  • Par exemple, les messages privés, le « chat » informel ou des notes de service pratiques. Ces e-mails ne doivent pas non plus être enregistrés dans votre classement ou dans votre système de gestion électronique de documents. 

Que faire avec les e-mails dans la boîte mail ?

  1. Trier: les e-mails triés sont plus facile à exporter et à éliminer par bloc. Trier vos e-mails automatiquement, avec des règles, lorsque c’est possible et manuellement lorsque c’est nécessaire.
     
  2. Exporter : tous les e-mails à valeur sociétale, administrative ou juridique doivent être conservés dans votre classement ou dans votre système de gestion électronique de documents (voir ci-dessous). À côté d’une exportation manuelle des e-mails (mail par mail, ou par bloc), on peut aussi réaliser une sauvegarde automatique de tous les e-mails (voir l’encadré de la question suivante).
     
  3. Éliminer : dès que les e-mails sont triés dans des classeurs du type « notes de service », « bulletins d’information » et « privé », vous pouvez aisément et régulièrement éliminer les e-mails sans importance. Si votre organisation fait des back-ups intégraux, vous pouvez aussi éliminer périodiquement les autres e-mails d’un certain âge.
     

Faciliter le tri dès la rédaction d’un mail :

  • N’utilisez pas votre boîte mail professionnelle pour des messages privés.
  • Si cela arrive quand même, déplacez ces messages le plus vite possible vers un dossier séparé ou éliminez-les pour éviter qu’ils ne soient archivés.
  • Séparez les messages informels avec les collègues des échanges formels.
  • Indiquez toujours clairement le sujet du message.

Quels e-mails doivent être conservés dans votre classement ou dans votre système de gestion électronique de documents ?

Votre messagerie n’est pas l’endroit approprié pour conserver vos e-mails à long terme, parce que :

  • vos collègues n’y ont aucun accès
  • ils ne sont pas organisés de la même façon que dans votre classement ou votre système de gestion électronique de documents
  • les e-mails ne reçoivent pas toujours un objet clair, et on oublie vite sous quel titre une conversation s’est déroulée dans le passé.


C’est pourquoi vous devez exporter les e-mails suivants à l’endroit approprié (dossier, set de documents…) de votre classement ou de votre système de gestion électronique de documents :

  • les messages qui apportent un contenu substantiel à un dossier
  • les messages qui contiennent de l’information essentielle, auxquels les collègues peuvent accéder à tout moment afin de pouvoir suivre un dossier
  • les messages dans lesquels une décision pertinente pour l’organisation est prise, dans lesquels un engagement est pris ou qui peuvent avoir une autre importance juridique.
     

Une sauvegarde automatique pour plus de sécurité.

  • Comme l’export manuel d’e-mails exige une certaine discipline, il peut être intéressant, pour des raisons juridiques, d’également procéder à un back-up automatique de l’ensemble des e-mails entrants et sortants de l’organisation et de les conserver pour la durée du délai de conservation administratif et/ou juridique.

  • On ne sait en effet jamais quand un citoyen va s’interroger sur le contexte d’un choix stratégique ou va contester une décision devant un tribunal. Dans tous les cas, vous souhaiterez retrouver les e-mails significatifs, même si un collaborateur ne les a pas classés dans le bon dossier, les a éliminés volontairement ou par inadvertance ou s’il a quitté l’organisation.

Qui est responsable ?

  • La boîte mail est personnelle, donc vous êtes responsable de sa gestion et de l’exportation des e-mails (reçus et envoyés) utiles à l’activité vers le classement ou le système de gestion électronique de documents, où vos collègues pourront les consulter.
    • Si vous êtes désigné comme fonctionnaire clé, il convient de prêter une attention particulière à l’élimination des messages privés, pour éviter qu’ils ne soient transférés aux Archives de l’État.
    • Dans le cas de boîtes mail communes, un responsable doit être désigné ou des accords doivent être fixés quant à l’archivage des e-mails.
  • Rédiger des directives précisant quels e-mails doivent être conservés, déterminer le format de fichier dans lequel on doit les enregistrer, réaliser des copies de conservation (en savoir plus) si nécessaire et le transfert des (dossiers des) e-mails aux Archives de l’État est une mission du (des) responsable(s) de la gestion de l’information ou des archives.
    • Si des fonctionnaires clés ont été désignés au sein votre organisme, les responsables de la gestion de l’information pourront les aider lors de l’exportation périodique des e-mails dépassant le délai de conservation défini dans le tableau de tri des archives.
  • Si votre organisation a opté pour un back-up automatique des e-mails, comme décrit dans le cadre ci-dessus, votre service ICT pourra s’en occuper.

Il n’y a pas de solution unique. Nous donnons des conseils mais vous devez vous-même contribuer à déterminer les besoins de votre organisation et comment les aborder conjointement. Nous sommes évidemment prêt à vous aider à élaborer une stratégie d’archivage adaptée à votre organisation.

Dans quel format faut-il enregistrer les e-mails ?

Les e-mails doivent être conservés dans un format de fichier durable comprenant des métadonnées pertinentes. De cette façon, ils restent consultables et utiles à long terme..

Individuele e-mails exporteren, bijvoorbeeld naar een dossier in je klassement of documentbeheersysteem:

  1. Eml est le format recommandé. Ces fichiers peuvent être ouverts avec pratiquement toutes les messageries et avec les traitements de texte de toute plateforme. Il s’agit du format d’enregistrement standard de nombreuses messageries. Pour d’autres logiciels, notamment Outlook, il faut un module d’extension pour sauvegarder les messages en eml, ou bien un outil de conversion pour les convertir en eml à partir d’un autre format.
  2. Msg d’Outlook est acceptable comme format d’enregistrement à court terme. Les e-mails ayant un intérêt administratif, juridique ou historique de plus de cinq ans, seront de préférence rapidement converti en eml, par exemple via MFCMapi (pour les e-mails individuels) ou via la version payante d’Emailchemy (pour des dossiers entiers).
  3. Pdf n’est pas un format de sauvegarde intéressant pour les e-mails, étant donné que les métadonnées se perdent et que les liens avec d’éventuelles annexes sont rompus.
  4. Txt, html et mht ne sont certainement pas appropriés. Ils ne sont pas adaptés aux e-mails et ils ne sauvegardent donc pas toutes les données de transmission pertinentes.
     

Pour exporter une boîte mail entière, par exemple d’un fonctionnaire clé ou d’un collègue quittant l’établissement :

  1. Ici encore, eml est le format recommandé. Certaines messageries permettent de sélectionner plusieurs e-mails et de les sauvegarder ensemble au format eml. Si cette fonctionnalité n’est pas disponible par défaut, vous pouvez chercher un module d’extension, par exemple Export Messages to Eml pour Outlook.
  2. Si votre messagerie n’offre pas cette possibilité mais permet l’exportation de la boîte mail comme fichier mbox, vous pouvez utiliser ce format pour exporter plusieurs e-mails en une seule fois. Ce fichier devra ensuite être converti en e-mails individuels au format eml, par exemple à l’aide de Aid4Mail MBOX Converter. Les formats conteneur comme mbox sont en effet vulnérables : une seule erreur dans le fichier peut rendre tous les e-mails illisibles.
  3. Dans Outlook, les boîtes mail peuvent être exportées comme fichiers pst. Ce format peut seulement être ouvert avec Outlook et il est très vulnérables aux erreurs. C’est pourquoi les e-mails doivent être convertis le plus rapidement possible en eml, par exemple à l’aide de la version avancée de Convert pst to eml.

Quid des annexes ?

Eml, msg, mbox et pst sont tous des formats qui enregistrent les e-mails avec leurs annexes. Il convient toutefois de conserver séparément, dans le répertoire ou le dossier concerné, les annexes importantes à valeur juridique et/ou destinées à une conservation permanente. De cette façon, il est possible d’assurer un suivi du format et du contenu.

Quelles métadonnées doivent être conservées ?

La plupart des données relatives à un e-mail ne se trouvent pas dans le message mais dans l’en-tête, qui n’est que partiellement visible lors de l’envoi ou de la réception du mail :

  • Visible : l’adresse e-mail de l’expéditeur*, l’adresse e-mail du destinataire, l’objet, la date et l’heure de l’envoi.
  • Invisible : différentes informations contextuelles et techniques relatives à l’e-mail que l’on retrouve plus facilement (dans Outlook) en ouvrant le mail dans une fenêtre séparée et en consultant les « Propriétés » (« Properties ») via « Fichier » (« File ») : notamment la date et l’heure de la réception.

(*) Si l’identité de l’expéditeur et du destinataire ne peut être déduite clairement de l’adresse e-mail, il faut conserver également le carnet d’adresses et (le cas échéant) le transférer aux Archives de l’État (sauvegardez le carnet d’adresses ou exportez-le au format txt ou csv. Vous trouverez sur internet comment il faut procéder pour votre messagerie). Éliminez les éventuels contacts privés de la liste et mentionnez si possible la fonction des contacts professionnels dans leurs organisations respectives.

Quid si un collègue quitte l’établissement ?

La boîte mail d’un employé quittant l’établissement ne peut être reprise ou archivée telle quelle. L’intéressé doit donner son autorisation écrite et il a le droit d’éliminer ses messages privés, bien qu’une boîte mail professionnelle devrait toujours être exempte de messages privés.

Est-ce que les e-mails deviennent automatiquement publics lors du transfert aux Archives de l’État ?

Les boîtes mail transférées aux Archives de l’État reçoivent le statut d’archives et elles sont donc en principe (conformément à la loi sur les archives) accessibles au public après trente ans. Ceci est également conforme au Règlement général sur la protection des données ou RGPD, qui prévoit des exceptions pour l’archivage dans l’intérêt public.

Nous traitons les boîtes mail très précautionneusement. Les soucis relatifs à la publicité à court terme ne peuvent être une raison pour ne pas transférer les échanges d’e-mails potentiellement intéressants pour des recherches à long terme.

Question ou remarque ?

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