Les autorités locales sont proches de la population. Leurs archives sont donc une partie essentielle de la mémoire sociétale, qui doit être protégée.
- Les autorités locales doivent-elles transférer leurs archives aux Archives de l’État ?
- De quelles entités s’agit-il ?
- Quelle réglementation est d’application ?
- Question ou remarque ?
Les autorités locales doivent-elles transférer leurs archives aux Archives de l’État ?
La plupart des pouvoirs publics locaux peuvent choisir s’ils transfèrent leurs archives statiques ou s’ils les conserveront eux-mêmes. Les Archives de l’État les aideront dans les deux cas.
Pour pouvoir éliminer des archives locales, il faut toujours une autorisation des Archives de l’État (sauf si, en Flandre, il existe pour la série concernée une règle de tri approuvée et publiée par la Commission de sélection Communes : voir plus loin).
De quelles entités s’agit-il ?
- Communes
- Districts
- Intercommunales
- CPAS
- Zones de police
- Zones de secours (pompiers)
- Polders et wateringues
- Les administrations des églises reconnues ou des communautés religieuses des cultes reconnus
Quelle réglementation est d’application ?
En Wallonie
Les archives des communes wallonnes et des autres entités locales tombent sous la Loi sur les archives.
Elles peuvent utiliser:
- La brochure Les archives communales en Wallonie. Conseils et recommandations pour trouver des informations sur tous les aspects de la gestion archivistique (analogique ou numérique), comme la conservation, le tri, le transfert aux Archives de l’État ou l’élimination.
- Le tableau de tri Archives produites par les communes wallonnes (pour les communes) ou le tableau de tri Archives produites par les Centres publics d’Action sociale en Région wallonne (pour les CPAS), traité également dans la brochure mentionnée ci-dessus.
- L’aide d’un archiviste de l’État dans le cadre du projet Archives locales de Wallonie.
Les autorités locales doivent transmettre leurs demandes d’autorisation d’élimination au dépôt des Archives de l’État de la province où elles sont situées (coordonnées des services).
À Bruxelles
Les archives des communes bruxelloises et des autres entités locales tombent sous la Loi sur les archives.
Les tableaux de tri et d’élimination de la ville de Bruxelles validés par les Archives de l’État peuvent être consultés sur le site internet de la ville de Bruxelles. Ces tableaux de tri s’appliquent également aux autres communes bruxelloises.
Les demandes d’élimination doivent être adressées aux Archives de l’État à Bruxelles.
En Flandre
Les archives des communes flamandes et des autres entités locales tombent tant sous la Loi sur les archives que sous le Décret de gouvernance flamand (« Bestuursdecreet »).
Dans plusieurs arrêts, la Cour constitutionnelle et le Conseil d’État ont apporté des clarifications sur la répartition des compétences. Toutefois, il est difficile d’interpréter ces arrêts si l’on ne connaît pas le contexte juridique. Les Archives de l’État et le « Coördinerende archiefdienst van de Vlaamse Overheid » ont élaboré ensemble un tableau (en néerlandais), qui précise pour chaque niveau administratif et pour chaque aspect de la gestion archivistique si la réglementation fédérale ou régionale est d’application.
Depuis 2021 les Archives de l’État et l’Autorité flamande élaborent au sein de la Commission de sélection Communes (« Selectiecommissie Gemeenten ») une politique intégrée de valorisation et de tri pour les archives des pouvoirs publics locaux.
- Les communes peuvent soumettre à la commission de sélection des règles de tri. Si une commune dispose d’une série approuvée (et publiée) au sein du registre des séries (« Serieregister ») elle ne doit plus demander aux Archives de l’État une autorisation d’élimination de ces archives. (Voir aussi la page « Informatie vernietigen » sur le site internet de l’Autorité flamande.)
- Jusqu’au 1ier janvier 2024 un régime de transition est d’application. Jusqu’à cette date, les communes peuvent utiliser le tableau de tri pour communes du VVBAD (en néerlandais), qui est approuvé par les Archives de l’État. Si une instance publique utilise ce tableau de tri pour éliminer des documents d’archives individuels, elle doit toujours obtenir l’autorisation des Archives de l’État pour l’élimination (coordonnées des services). A partir de 2024, cela ne sera possible que dans des cas exceptionnels : en savoir plus (page en néerlandais).