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Classer et nommer vos dossiers et documents

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Intituler clairement et classer de manière raisonnée vos dossiers et vos documents forment une première étape indispensable dans la gestion de toute information.

Qu’est-ce que classer ?

Classer consiste à structurer logiquement l’information, sur base d’un plan de classement (ou d’une arborescence de répertoires, dans le cas d’archives numériques) où tous les documents existants et futurs occupent une place logique.

Les documents créés lors de l’exécution d’une même tâche font partie d’une même série d’archives. Les documents ont leur place dans un dossier de la série ou directement au sein de la série. Plusieurs séries d’archives forment ensemble un fonds d’archives. Par exemple:

À l’intérieur de chaque boîte ou dossier, le classement des sous-dossiers ou des documents peut être chronologique (par ex. correspondance entrante), alphabétique (par ex. dossiers du personnel) ou numérique (par numéro d’ordre, par ex. des factures). Cela suppose que les dossiers et les fichiers reçoivent un nom clair et uniforme.

À quoi sert un plan de classement ou une arborescence de répertoires ?

  1. Cela donne un aperçu de tous les documents d’un service (une vue d’ensemble).
  2. Cela permet à tout un chacun de retrouver les documents aisément, sans l’assistance du gestionnaire des dossiers, ce qui assure un service public meilleur et plus rapide.
  3. Cela constitue la base des bordereaux de versement que les administrations sont tenues de rédiger en vertu de l’AR Transfert, au moment où les archives doivent être transférées aux Archives de l’État, ainsi que des bordereaux d’élimination que les Archives de l’État doivent approuver avant toute élimination.
  4. Sa structure et celle du tableau de tri correspondent de sorte que les destinations des différentes séries puissent aisément être transposées en bordereaux de versement ou d’élimination.

Comment établir un plan de classement et structurer vos répertoires ?

Commencez par analyser l’organisation des services, les fonctions, les tâches, les activités, les flux de travail et les types de documents produits. Dressez-en une liste qui servira à rédiger un plan de classement logique, comprenant :

  • une hiérarchie des rubriques et des sous-rubriques, classées du général au particulier, de préférence sur base des fonctions de l’établissement (voir texte encadré)
  • 5 niveaux au maximum
  • des rubriques couvrant tous les domaines d’activité de telle manière que tous les documents y trouvent leur place
  • en évitant au maximum des rubriques au nom vague telles que « Divers », « Autres », « Généralités », etc.


Voici un exemple à trois niveaux :
1. Gestion du personnel
1.1. Recrutement et promotion 
1.1.1. Procédures de recrutement

Classement structurel ou fonctionnel ?

Le plan de classement peut être basé sur l’organigramme de l’établissement (plan de classement structurel) ou sur les fonctions et les activités de l’organisation (plan de classement fonctionnel). Dans ce cas, il reflète tant les tâches générales et administratives (administration générale, gestion du personnel, logistique, etc.) que les activités spécifiques et les missions clés de l’organisation.

Le classement fonctionnel est préférable, car :

  • il ne doit pas être adapté à chaque restructuration des services
  • la finalité et le contenu des documents sont reflétés par leur place dans le classement

Comment utiliser un plan de classement ?

  • Dans un classement digital classique, l’arborescence se traduit aisément par la structure des répertoires et le classement se résume à enregistrer les fichiers dans les répertoires appropriés ;
  • Sur un site SharePoint, l’arborescence se traduit par un ensemble logique de sites, bibliothèques de documents, dossiers et ensembles de documents (attention : nous déconseillons SharePoint pour les structures de dossiers très complexes, comme nous l’expliquons ici).
  • Dans un système de gestion documentaire, l’arborescence peut se traduire par la structure des dossiers et/ou par d’autres formes de classement, en fonction du système ;
  • Dans un classement de documents sur support papier, l’arborescence se traduit par l’attribution - pour chaque série – d’une zone de l’espace de stockage et d’une partie des rayonnages. Les dossiers actifs d’une même série, jusqu’à ce qu’ils soient clôturés, peuvent éventuellement être conservés à différents endroits, par exemple près du poste de travail des gestionnaires respectifs des dossiers.
  • Dans un classement hybride (« papier » et digital) l’arborescence élaborée se traduit de différentes manières. En suivant un seul plan de classement global identique pour les documents papier et pour les fichiers numériques, il est plus facile d’établir le lien entre les documents papier et les fichiers numériques, et de gérer les dossiers hybrides comme un tout.

Quand appliquer un plan de classement ?

Les documents peuvent être classés à tout moment de la phase dynamique ou de la phase semi-dynamique de leur cycle de vie, mais le plus tôt sera le mieux. Les fondations, les fusions et les réaménagements des organisations et des services par exemple sont de bonnes occasions pour prendre un nouveau départ. Dès qu’un volume important d’archives a été produit, il deviendra plus difficile de mettre en place un nouveau classement plus performant, qui se heutera à la résistance des collaborateurs habitués à l’ancien système.

Le classement apporté lors de la phase dynamique ou semi-dynamique ne peut être modifié dans la phase statique. Le classement original doit être maintenu le plus possible tout au long du cycle de vie des documents.

Comment obtenir l’adhésion de vos collègues à un nouveau plan de classement ?

Si l’on souhaite introduire un nouveau plan de classement, il faut s’attendre à de la résistance de la part de certains collègues qui, au prix d’efforts, ont maîtrisé le classement en vigueur, fût-il imparfait.

Il faut donc se concerter avec vos collègues avant de rédiger un nouveau plan de classement : écoutez leurs besoins et leurs hésitations et expliquez les objectifs et les avantages de votre projet. Ensuite, soumettez-leur votre plan de classement, testez-le ensemble pendant une période d’essai et adaptez-le, le cas échéant. Rédigez un manuel et organisez une formation avant d’introduire définitivement le plan de classement.

Assurez-vous de l’appui de la direction. Le management devra sans doute être convaincu également, mais ne vous découragez pas si votre projet est solide.

Comment attribuer des noms clairs aux dossiers et aux fichiers ?

Nommage des dossiers sur support papier

Quid des supports audiovisuels?

Ne notez pas des noms ou des numéros sur les supports mêmes, mais écrivez-les sur l’emballage et gardez un aperçu de tous les documents (par ex. dans un tableur Excel).

Dans l’univers « papier », un nom et éventuellement un numéro sont apposés sur les dossiers.

Les directives à suivre sont :

  • Le nom doit être clair, explicite et sommaire.
  • Évitez les mots et les abréviations qui ne peuvent être compris à tout moment par tous les utilisateurs.
  • Évitez les noms et les initiales de personnes, sauf si les dossiers concernent une personne déterminée (par ex. les dossiers du personnel).
  • Les noms doivent être le plus possible uniformes. N’écrivez donc pas ‘[Prénom] [Nom]’ et une autre fois l’inverse.

Nommage des fichiers et des dossiers numériques

Ne le différez pas.

Donnez un nom approprié aux dossiers et aux fichiers dès leur création.

Dans certains cas, les dossiers et les fichiers peuvent être renommés en masse par la suite, mais cela dépend du type.

Dans le cas d’archives numériques, chaque dossier (répertoire) mais également chaque fichier doit avoir un nom approprié.

Les règles qui s’appliquent au nommage de dossiers sur papier valent également pour les dossiers et les fichiers numériques. Mais il faut en outre tenir compte des éléments suivants :

  • Ne répétez pas (des parties) des noms à un niveau inférieur. Les fichiers du dossier « rapport du conseil de direction » par exemple ne doivent pas être nommés ‘rapport_conseil_direction_20220530’ mais uniquement ‘20220530’
  • Dans les noms des dossiers et des fichiers, utilisez uniquement les caractères a à z, A à Z, 0 à 9 et “_”. N’utilisez donc pas d’espaces, des signes de ponctuation ou des symboles, même si votre système de gestion le permet. Un autre logiciel utilisé ultérieurement pour gérer les archives ne saura peut-être pas les lire.
  • Ne collez pas les mots les uns aux autres mais séparez-les avec “_” pour que la recherche sur le nom de fichier se fasse correctement.
  • Donnez aux fichiers un nom de maximum 30 caractères.
  • Évitez les articles (un, une, la, le).
  • Donnez aux fichiers un nom dans la langue de leur contenu ou de l’auteur si le contenu est multilingue.
  • Suivez pour les noms un schéma fixe, par ex. :

date_type_de_document _[expéditeur/destinataire]_sujet_[version]

sauf si les fichiers ne peuvent être classés chronologiquement. Dans ce cas, mettez la date tout à la fin.

  • Pour les dates, suivez le schéma aaaammjj (par ex. 20240501), pour que les fichiers soient triés correctement par les logiciels.
  • Faites précéder les noms par des zéros (par ex. 00001), pour que les fichiers d’une série soient triés correctement par les logiciels.

Une structuration des dossiers en arborescence et un nommage clairs sont-ils superflus si des recherches peuvent être effectuées dans les dossiers sur base des métadonnées ou en plein texte ?

NON, car une fonctionnalité de recherche n’apporte pas de structure dans les fichiers et n’en donne pas une vue d’ensemble.

Un bon système de gestion documentaire numérique dispose d’au moins 2 (et éventuellement 3) modalités de recherche des documents :

  • la recherche dans la hiérarchie de classement (à l’aide du plan de classement), pour avoir un aperçu complet et contextualisé des documents;
  • la recherche à l’aide des métadonnées, dans le cas de recherches transversales sur base de certaines caractéristiques attribuées aux documents;
  • la recherche à l’aide de la fonction « plein texte », dans le cas de recherches transversales où les caractéristiques principales du fichier souhaité ne sont pas connues. Cette méthode est relativement inefficace – elle demande beaucoup de puissance de calcul et peut donner de nombreux résultats non pertinents – mais elle peut être utile quand les deux méthodes précédentes n’ont pas apporté de résultat satisfaisant.

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