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Systèmes de gestion électronique de documents

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Certaines organisations gèrent leurs informations dans un système de classement classique, aujourd’hui le plus souvent sur un disque dur, si pas sur un réseau avec une « structure des répertoires » convenue/fixée. D’autres pour un système de gestion électronique de documents, adapté aux procédures de travail de l’organisation. Que devez-vous savoir sur un tel système ?

Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique de documents ?

Un système de gestion électronique de documents (GED) ou document management system (DMS) est une application pour l’usage et la gestion de documents, électroniques et éventuellement aussi papier, qu’une organisation traite. C’est une voie d’accès à l’information disponible, qui facilite la collaboration et assume certaines opérations qui doivent être exécutées dans un classement manuel ordinaire.

Un système de gestion électronique de documents sert à la gestion d’archives dynamiques et n’est pas spécialement adapté comme application de records management (RMA) ou comme service d’archivage électronique, qui préservent les documents finalisés (archives semi-dynamiques et statiques) des modifications.

Une application qui combine les propriétés d’une GED avec celle d’une RMA, s’appelle une Electronic Document and Records Management System (EDRMS).

Quelles sont les caractéristiques d’un bon système de gestion électronique de documents ?

  • Il centralise les documents qui sont traités au sein de l’organisation, lesquels peuvent être créés ou reçus avec différents programmes (logiciels bureautiques, e-mail…).
  • Il attribue un numéro d’identification unique à chaque fichier.
  • Il est intégré dans les autres systèmes et procédures de travail de l’organisation.
  • Il permet de travailler en collaboration sur les documents et met à jour leur statut dans le cadre du processus de travail.
  • Il aide l’usager à sauvegarder les documents au bon endroit dans le plan de classement de l’organisation ou le fait de façon automatique.
  • Il permet d’enregistrer, d’ajouter et de modifier des métadonnées.
  • Les fichiers peuvent rapidement et avec le contenu de leurs métadonnées être chargés et exportés.

Laissez-vous guider par des normes lorsque vous concevez un système ou lancez un appel d’offres :

  • Utilisez la norme ISO 15489 pour une compréhension générale des principes de base d’une bonne gestion des documents d’activité.
  • Utilisez MoReq 2010 et/ou ISO 16175 pour identifier les fonctionnalités nécessaires à votre système.

Quels sont les avantages ?

  • La charge de travail pour les usagers et les probabilités d’erreurs humaines lors de l’enregistrement, la dénomination, le transfert, le partage ou la modification de documents sont moindres que dans un classement classique.
  • On dispose d’un meilleur aperçu des informations disponibles que dans un classement classique.
  • Il est plus facile et prend moins de temps de retrouver une information spécifique.
  • L’information ne sera pas perdue, ce qui permet à l’organisation d’assumer ses responsabilités avec une plus grande assurance.
  • L’information peut mieux circuler, ainsi les tiers ne devraient en principe fournir qu’une seule fois leurs données.

Quelles considérations devez-vous prendre ?

  • Les systèmes de gestion électronique de documents peuvent s’avérer coûteux.
  • L’implémentation nécessite du temps et de la patience.
  • Les collaborateurs doivent être formés et motivés à l’apprentissage de l’utilisation du système.
  • Vous êtes en partie dépendant d’un fournisseur de service.
  • Tous les systèmes de gestion électronique de documents ne sont pas facilement compatibles avec d’autres softwares (d’une autre firme).

Il s’agit donc de bien peser les coûts et bénéfices de l’offre d’un fournisseur et de bien négocier le contrat ou, au minimum, de les lire minutieusement : où seront stockées mes datas, puis-je facilement mettre un terme au contrat, y a-t-il un helpdesk disponible en permanence (pour vous inspirer, vous pouvez utiliser la Check-list pour contrats de services « cloud » de InterPARES).

Quels systèmes de gestion électronique de documents existe-t-il ?

Les systèmes de gestion électronique de documents partagent beaucoup de caractéristiques avec les applications de records management, les softwares de stockage dans le cloud, les solutions d’édition collaborative de documents ou d’autres applications.

SharePoint de Microsoft n’est par exemple pas un système de gestion électronique de documents au sens strict, mais possède bien différentes propriétés d’une GED, telle que la gestion des versions.

Sur Capterra.be (site internet sponsorisé), vous pouvez trouver quel software répond aux exigences de votre organisation. Remarquez que le site internet utilise une définition large du système GED.

Qui est responsable et concerné par l’implémentation d’un système de gestion électronique de documents ?

Pour une transition réussie vers un (nouveau) système de gestion électronique de documents, c’est l’organisation entière qui doit être impliquée :

  • Le responsable des archives ou de la gestion de l’information analyse les besoins, en discute avec les service ICT et accompagne l’organisation au travers les différentes étapes de la transition. Il/elle doit être bien au courant des flux internes d’information et de la gestion du service ICT. Une expérience en management de projet et de bonnes relations sur les lieux de travail sont également recommandées.
  • Le service ICT dispose des connaissances suffisantes pour la construction et/ou la configuration du système et pour l’intégration avec d’autres systèmes utilisés au sein de l’entreprise.
  • La direction doit trancher et donc être, dès le début, au courant des différentes options ainsi que de leurs avantages et inconvénients.
  • En outre, tous les collaborateurs de l’organisation doivent être régulièrement informés et consultés, vu que c’est eux qui devront utiliser le système.

Feuille de route pour l’implémentation d’un système de gestion électronique de documents

Le processus doit normalement être supervisé par le responsable des archives ou de la gestion de l’information de l’organisation. Si l’on ne dispose pas précisément de ce type de compétence, il est possible de confier la gestion de projet à un consultant.

  1. Planning
    Établissez une feuille de route et un calendrier. Si l’organisation dispose d’une gestion de projet permanente, celle-ci peut y contribuer. Dans ce cas, les collaborateurs sont déjà familiarisés avec la procédure.
     
  2. Évaluation de la situation présente
    Analysez la gestion actuelle, les instructions de record management faites aux collaborateurs, les pratiques concrètes, la législation pertinente, les softwares utilisés, pourquoi et par qui ceux-ci sont utilisés, comment ceux-ci s’articulent avec d’autres softwares ainsi que les lacunes du système existant.
     
  3. Business case pour la direction
    Fournissez à la direction, qui devra donner son approbation pour la seconde phase, un aperçu des coûts et bénéfices du projet, du timing et des risques ainsi qu’une estimation approximative des coûts.
     
  4. Informer tous les collaborateurs
    Convoquez une réunion avec l’ensemble des collaborateurs afin d’expliquer les intentions et de dissiper immédiatement les premières inquiétudes, en leur indiquant que tous les niveaux seront consultés et informés et que les formations appropriées seront prévues.
     
  5. Analyse fonctionnelle
    Faites une recherche approfondie des exigences techniques et fonctionnelles auxquelles le système de gestion électronique de documents doit répondre, sur base de recherche des meilleures pratiques, d’interviews avec des collaborateurs à des positions pertinentes et/ou de consultation de tout le personnel. La méthode MoSCoW peut être utilisée afin de fournir différentes priorités à certaines caractéristiques : distinguer « must haves », « should haves », « could haves » en « won’t haves ».
    On peut également examiner dans cette phase quel software, actuellement sur le marché, répond aux besoins, ou est-ce qu’il sera peut-être nécessaire de développer un système en interne.
     
  6. Consultation avec le service ICT
    Confrontez l’analyse fonctionnelle avec le service ICT, qui peut indiquer ce qui est réalisable et ce qui ne l’est pas. Les besoins des utilisateurs doivent toutefois rester centraux. Les préférences du service ICT ne peuvent pas être le facteur déterminant.
     
  7. Élaborez une proposition pour la direction (et les autres collaborateurs)
    Développez différents scénarii pour la direction lui permettant de choisir, sur base des conclusions de la concertation avec le service ICT : quel software, dans quelle version et quels seront les coûts. Avec l’accord de la direction, vous pouvez également consulter le reste du personnel. Sinon planifiez à ce moment une session informative.
     
  8. Préparatifs de l’implémentation
    Planifiez les exigences concrètes pour la transition. Quel software doit être acheté ? Par quel moyen ? Quel software en usage, hardware ou installations doivent être adaptés ? Comment et par qui ? Comment doit être configuré le nouveau software ? Comment les données seront migrées de l’ancien système ? Quels problèmes sont à prévoir ? Une adaptation du plan de classement est-elle nécessaire ?
     
  9. Achat du software
    Votre service ICT achète une licence ou vous rédigez un appel d’offre.
     
  10. Configuration du software
    Votre service ICT installe et configure l’application.
     
  11. Migration des données
    Il est probable que des problèmes vont apparaître lors de la migration des données ou de l’intégration du système dans le processus de travail. Prévoyez le temps nécessaire pour cela dans le planning.
     
  12. Tests du système
    Vérifiez si toutes les exigences fonctionnelles sont effectivement satisfaites (excepté celles qui ont été délibérément mises de côté). Tous les collaborateurs entrent en compte dans cette phase en tant que public test.​
     
  13. Formation
    Les usagers doivent être formés avant le lancement final du système, ainsi ils ont connaissance de ce à quoi ils seront confrontés. C’est aussi une dernière occasion d’obtenir du feedback sur la configuration du système.
     
  14. Lancement du système
    Souciez-vous que les collaborateurs qui ont des questions ou des problèmes puissent obtenir rapidement de l’aide.
     
  15. Suivi
    Planifiez et budgétez le suivi du projet : soutien pour les collaborateurs, obtention et traitement du feedback, formation du futur personnel, mise-à-jour des softwares, etc.

Combien de temps prend l’implémentation d’un système de gestion électronique de documents ?

C’est très dépendant de l’environnement et des moyens d’une organisation ainsi que de la bonne volonté des parties prenantes.

Généralement le projet complet, de l’étude préparatoire à la réception, est l’affaire de quelques années.

Quelle influence a un système de gestion électronique de documents sur la gestion et le tri des archives ?

La valeur historique des archives est évaluée par le tri et la valorisation dont elles font l’objet. Cette évaluation est indépendante de la forme du système au sein duquel l’information a été produite. C’est pourquoi on ne retrouve aucune mention des formats ou des systèmes de gestion électronique de documents utilisés au sein d’une organisation dans les tableaux de tri, toutefois les règles de tri sont d’application dans ces systèmes.

Les systèmes de gestion électronique de documents peuvent aider au tri des archives, lorsque le délai d’utilité administrative et la destination définitive des documents ont été enregistrées comme métadonnées. Certains systèmes contiennent également des fonctions de gestion du cycle de vie, comme l’attribution d’étiquettes de rétention et de stratégies de rétention. Attention : ne laissez jamais un service éliminer des informations automatiquement, sans l’approbation d’un responsable de l’information !

Les systèmes de gestion électronique peuvent également être choisis ou programmés afin d’aider les gestionnaires d’informations à la création de copies de conservation durables des données aux formats vulnérables et par le monitoring de l’intégrité des documents. (Cela fait partie des exigences des services d’archivage électronique qualifiés.)

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