La substitution est le remplacement de documents analogiques (papiers) originaux par des copies électroniques, pour lesquelles la valeur probante est conservée. Le cadre légal pour la substitution est formé par les dispositions du livre XII, titre 2 du Code de droit économique (en abrégé : C.D.E.), insérées par la loi du 21 juillet 2016, mieux connue sous le nom de Digital Act. Cette loi complète le Règlement européen du 23 juillet 2014 relatif à l’identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur (Règlement e-IDAS) au niveau belge avec un cadre juridique pour l’archivage électronique. La loi introduit un service de confiance pour l’archivage électronique « qui consiste en la conservation de données électroniques ou la numérisation de documents papiers ». Dans l’art. XII.N1 (Annexe I) du C.D.E., les exigences auxquelles les procédures de numérisation doivent se soumettre sont énumérées. Le service peut être proposé par un prestataire de services de confiance au sens du Règlement e-IDAS ou exploité pour compte propre par une instance publique ou par une personne physique ou morale. Les deux types d’archivage – par un fournisseur de services ou par archivage interne – peuvent recevoir un statut de qualification et bénéficier de ce fait d’une présomption d’intégrité et de conformité.
Une copie numérique d’un document papier est considérée comme fidèle et durable lorsqu’elle est réalisée et conservée au moyen d’un service d’archivage électronique qualifié. L’art. XII.25, § 6 C.D.E. stipule : « Sous réserve de l'application d'exigences légales ou réglementaires particulières, une copie numérique effectuée à partir d'un document sur support papier est présumée en être une copie fidèle et durable lorsqu'elle est réalisée et conservée au moyen d'un service d'archivage électronique qualifié. Dans ce cas, la destruction de l'original papier est autorisée, sous réserve de l'application des dispositions légales et réglementaires relatives à la préservation et à l'élimination des archives du secteur public, en particulier de l'article 5 de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives ».
Pour l’heure, il n’existe encore aucun service d’archivage qualifié actif (voir la « trusted list » gérée par le SPF Économie). Par conséquent, il importe de rester prudent. Votre administration doit réaliser une évaluation de la valeur juridique des documents qu’elle numérise ou qu’elle destine à la numérisation. Pour les documents disposant d’une valeur juridique (arrêtés, contrats de travail, contrats, etc.), il sera prudent de conserver les documents papiers originaux. Des problèmes en termes de validité ou de valeur probante peuvent en effet se poser parce que le scan n’est qu’une copie du point de vue juridique (et pas un original). Dans certains cas, vous devez encore, après numérisation, demander l’autorisation d’élimination aux Archives de l’État. Voyez dans ce cas la question « Dois-je demander l’autorisation aux Archives de l’État si je veux éliminer des documents papier après leur numérisation ? »