Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Wat is substitutie? Hebben digitale kopieën van papieren documenten dezelfde juridische waarde als de originele documenten?

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Substitutie is het vervangen van analoge originelen door elektronische kopieën, waarbij de bewijskracht behouden blijft. Het wettelijk kader voor substitutie wordt gevormd door de bepalingen van boek XII, titel 2 van het Wetboek van economisch recht (afgekort: WER), ingevoegd door de wet van 21 juli 2016, beter bekend onder de naam Digital Act. Die wet vulde de Europese Verordening van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt  (de eIDAS-Verordening) op Belgisch niveau aan met een juridisch stelsel voor elektronische archivering. De wet introduceerde een vertrouwensdienst voor elektronische archivering “die bestaat in het bewaren van elektronische gegevens of het digitaliseren van papieren documenten”. In art. XII, N1 (Bijlage I) van het WER worden de eisen opgesomd waaraan de digitaliseringsprocedure moet voldoen. De dienst kan worden aangeboden door een vertrouwensdienstverlener in de zin van de eIDAS-Verordening of voor eigen rekening worden uitgebaat door een openbare instantie of een natuurlijke persoon of rechtspersoon. Beide types van archivering – door een dienstverlener of interne archivering – kunnen een gekwalificeerde status verkrijgen en genieten hierdoor een vermoeden van integriteit en conformiteit.

Een digitale kopie van een papieren document wordt geacht een getrouwe en duurzame kopie ervan te zijn wanneer die door middel van een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst wordt gemaakt en bewaard. Art. XII.25, § 6 WER bepaalt: “Onder voorbehoud van de toepassing van bijzondere wettelijke of reglementaire eisen wordt een digitaal afschrift, gemaakt van een document op papieren drager, geacht een getrouw en duurzaam afschrift te zijn wanneer het gerealiseerd en bewaard wordt door middel van een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst. In dat geval is de vernietiging van het papieren origineel toegelaten, onder voorbehoud van de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen betreffende de bewaring en verwijdering van archieven van de openbare sector, in het bijzonder van artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955.”

Momenteel zijn echter nog geen gekwalificeerde archiveringsdiensten actief (zie de ‘trusted list’, beheerd door de FOD Economie). Voorzichtigheid blijft bijgevolg geboden. Uw administratie dient een inschatting te maken van de juridische waarde van documenten die ze digitaliseert of voor digitalisering aanwijst. Voor documenten met juridische waarde (besluiten, arbeidsovereenkomsten, contracten e.d.) is het raadzaam om de papieren originelen van de documenten verder te bewaren. Er kunnen zich immers problemen stellen op het gebied van geldigheid of bewijswaarde omdat de scan juridisch gezien niet meer dan een kopie is (geen origineel). In bepaalde gevallen moet u, na digitalisering, nog toestemming tot vernietiging vragen aan het Rijksarchief. Zie in dat verband de vraag “Moet ik toestemming vragen aan het Rijksarchief als ik papieren documenten na digitalisering wil vernietigen?

www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement