Les Archives de l’État sont très attentives à la situation des archives dans les administrations locales. Grâce au projet « Archives locales de Wallonie », de nombreux nouveaux outils ont été lancés ces derniers temps, comme par exemple le tableau de tri révisé des archives communales, une brochure de conseils et de nouveaux inventaires.
Avant tout, il s’agissait de revoir le tableau de tri des archives communales. C’est chose faite en 2019 (voir Archives produites par les communes wallonnes (excepté les communes de la Communauté germanophone). Tableau de tri 2019, version actualisé en décembre 2020). En 2020, ce tableau de tri a été adapté suite à l’arrêté du Gouvernement wallon du 16 juillet 2020 modifiant le délai minimal de conservation des pièces comptables de 30 ans à 10 ans, s’alignant ainsi sur la durée d’utilité administrative en vigueur dans les régions flamande et bruxelloise. Soulignons le rôle joué par les Archives de l’État dans cette décision et dans la mise au point de la circulaire de la Région wallonne l’accompagnant, circulaire qui rappelle la nécessaire autorisation préalable des Archives de l’État avant toute élimination. Le rôle des Archives de l’État a encore été rappelé dans la circulaire du 15 décembre 2020 autorisant l’élimination du casier judiciaire communal. De très nombreuses communes ont profité de ces directives pour entamer des campagnes d’élimination et ainsi récupérer des espaces de stockage.
Outre l’autorisation préalable avant toute élimination d’archives, les Archives de l’État ont également des missions de conseil et de recommandations envers les administrations locales. Une brochure de conseils pratiques, richement illustrée, a été éditée et diffusée en version électronique et papier. Les principaux aspects de la gestion du cycle de vie des archives y sont traités.
Enfin, les Archives de l’État peuvent accepter les dépôts d’archives locales dans des conditions bien précises. C’est dans ce but qu’a été créé, voici maintenant 10 ans, le projet « Archives locales de Wallonie ». Plus de 120 administrations locales (principalement des communes et quelques CPAS) ont déjà signé une convention de collaboration dans ce sens, s’engageant à prendre en charge le coût de la réalisation du tri, du classement, de l’inventaire et du conditionnement. Au cours de l’année 2020, plus de 250 journées de travail ont été prestées au sein des administrations partenaires par les archivistes en charge du projet afin de préparer les transferts, de mettre au point les bordereaux d’élimination et de former le personnel. 25 nouveaux inventaires d’anciennes communes réparties sur l’ensemble des provinces wallonnes ont été publiés. Et des dizaines sont en cours de réalisation…
