Depuis l’entrée en vigueur, en mai 2018, du Règlement général sur la protection des données (RGPD), les Archives de l’État sont fréquemment questionnées concernant la conservation et le transfert d’archives contenant des données à caractère personnel. Dans certaines organisations, le délégué à la protection des données (DPO) donne le conseil d’éliminer toutes les données à caractère personnel dès que leur délai d’utilité administrative est venu à échéance, même dans le cas de documents (numériques) qui devraient être conservés et transférés aux Archives de l’État d’après leur tableau de tri, en arguant que « le RGPD européen prime sur la loi belge sur les archives ». Est-ce bien exact ?
Non, ce n’est pas correct ! Les documents qui doivent être transférés aux Archives de l’État aux termes d’un tableau de tri doivent, comme par le passé, être conservés et transférés intégralement, même s’ils contiennent des données à caractère personnel. En effet, le Règlement prévoit une dérogation pour l’archivage dans l’intérêt public.
Bien que le Règlement général sur la protection des données stipule en général que les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire (le principe de la limitation de la conservation), le RGPD stipule en même temps que ces données peuvent bel et bien être conservées pendant un délai plus long en vue d’un archivage dans l’intérêt public (art. 5.1.e et art 89. 1 RGPD). La conservation et le transfert de documents avec des données à caractère personnel aux Archives de l’État sur base d’un tableau de tri validé ne sont pas en contradiction avec le RGPD , et la loi sur les archives reste donc d’application sans exception aucune.
Quant à l’exercice des droits des personnes concernées – dont le fameux « droit à l’oubli » de l’article 17 - le RGPD prévoit plusieurs dérogations pour les traitements en vue de l’archivage dans l’intérêt public. Le législateur belge a repris ces exceptions dans la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (MB, 5 septembre 2018).
Les exceptions spécifiques à des secteurs ne sont évidemment pas encore bien connues. Pour éviter des imprécisions et pour empêcher que des informations importantes ne se perdent, les Archives de l’État ont diffusé tout récemment auprès des administrations fédérales une circulaire avec des explications plus détaillées.
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