Une adaptation rapide

Comme le CNS a ordonné une mise en place maximale du télétravail, les services d’archives belges ont organisé un service minimal. Cette situation, en application des mesures contre le coronavirus,  a été annoncée sur le site internet et via les médias sociaux des établissements d’archives. Certains services peuvent être contactés uniquement via un numéro de téléphone central, d’autres via une adresse e-mail centralisée ou via un formulaire, et d’autres encore seulement via Facebook, Twitter ou en « chattant » (en direct).  Le transfert d’archives par les producteurs d’archives a été mis en suspens, les réunions et événements ont été reportés, et les recherches par des collaborateurs nécessaires sur place ont été réduites à un stricte minimum.

Tutoriels et crowdsourcing, accès temporairement gratuit 

Peu après l’annonce du service minimal, les services d’archives ont mis en place des initiatives créatives. Certains d’entre eux ont mis gratuitement à disposition leur offre en ligne, normalement protégée par un système de paiement ; d’autres offrent gracieusement des tutoriels (souvent via vidéo) concernant divers aspects tant de la gestion archivistique que des recherches populaires. Les médias sociaux, quant à eux, sont exploités au maximum, par exemple pour montrer des photos relatives au télétravail des collaborateurs des services d’archives ou pour lancer des campagnes de localisation de matériel photographique historique. Une attention particulière est portée sur les projets de crowdsourcing en cours, comme par exemple ceux relatifs à l’ouverture à la recherche nominative de sources généalogiques ou concernant des transcriptions diverses.    

Une bonne gestion de l’information : plus importante que jamais

Un peu partout, des voix se font entendre pour une conservation structurelle d’informations relatives à l’épidémie. Les services d’archives communaux, notamment, demandent aux citoyens de garder de consigner et de conserver leurs expériences afin de les mettre à la disposition du public après le confinement.  Parfois, il s’agit uniquement de témoignages sur papier, tandis que certains autres services d’archives mettent également à disposition des instruments pour capter des messages électroniques. Même en temps de coronavirus, les services d’archives nationaux ayant une mission de surveillance continuent à rappeler aux services publics leurs obligations en matière de gestion correcte de l’information, tout en les incitant à trier et à conserver les informations diffusées via des sites internet et les médias sociaux.

Service minimal dans les dépôts des Archives de l’État

Chaque dépôt des Archives de l’Etat en Wallonie, à Bruxelles et en Flandre prévoit, via un système de tour de rôle du lundi au vendredi, une permanence pour les contacts téléphoniques, pour le traitement de la correspondance papier et électronique, pour le suivi de demandes de reproductions, pour donner accès au bâtiment pour des travaux d’entretien essentiels, etc.  Il va de soi que les mesures de sécurité nécessaires sont respectées dans ce contexte.

Archives@home

Sur Facebook, nous avons lancé Archives@home pour montrer comment se passe le télétravail. Nos abonnés peuvent ainsi avoir un petit aperçu des activités professionnelles réalisées à domicile (mais aussi des enfants, des animaux de compagnie, des plantes vertes, des écrans d’ordinateur, des tasses de thé ou de café, etc.)  

Rétroconversion

Comme on peut le déduire des posts sur Facebook, la rétroconversion, c’est-à-dire la transformation des instruments de recherche papier en données consultables on line, s’est accélérée ces dernières semaines. Depuis la fermeture des salles de lecture, 219 inventaires ont été téléchargés dans le moteur de recherche, ce qui porte le total à 12.769, et ce grâce aux efforts conjugués des archivistes, du personnel des salles de lecture, des collaborateurs administratifs, etc.  

ArchPoll

Nous ne nous limitons pas à augmenter le nombre d’instruments de recherche digitaux, mais nous voulons aussi mettre en ligne davantage de documents d’archives. Les archives déjà scannées et consultables pour l’instant uniquement dans nos salles de lecture deviendront progressivement accessibles via notre site web… et gratuitement !

En outre, nous avons questionné les usagers pour savoir quelles archives les intéressaient le plus. Les lecteurs ayant participé à l’enquête ArchPoll ont pu déterminer quels fonds devraient être traités en priorité. Si vous êtes disposé à collaborer (à domicile) à l’ouverture à la recherche de ces archives, vous pouvez contacter le service DIVA@arch.be, qui préparera un paquet de travail sur mesure.  

Faites nous savoir vos idées et suggestions

Avec ses initiatives, les Archives de l’Etat espèrent qu’elles pourront aider les lecteurs à vivre leur passion à partir de la maison. Si vous avez des idées et des suggestions, envoyez-les-nous via communicat@arch.be.