In februari 2023 lanceerde het Rijksarchief een grote enquête die peilde naar het beheer van de digitale archieven ('e-archieven') van de federale overheid. ‘SurveA 2023’ werpt voor het eerst licht op de digitale archiveringsstrategieën en -praktijken van de federale overheid, en doet dat voor bijna de volledige overheid. De kennis die de bevraging ons heeft bijgebracht zal in de komende jaren het beleid van het Rijksarchief mee richting geven en bij uitbreiding het federaal archiefbeleid in het algemeen.
‘SurveA 2023’ moest in kaart brengen welke maatregelen de federale overheidsdiensten vandaag treffen om de bewaring en duurzame toegankelijkheid van hun elektronische informatiebronnen te garanderen, wat er leeft bij informatiebeheerders en welke behoeften er zijn. Op die manier willen we de nodige informatie verzamelen om onze adviesverlening te optimaliseren en de belangen van archiefvormers nog beter te kunnen behartigen: op politiek niveau en door middel van onderzoek, ontwikkeling en samenwerking met nationale en internationale partners.
Het enquêteteam stelde twee vragenlijsten op: één voor informatiebeheerders en één voor ICT-beheerders. Een expert van het PublieksObservatorium van de Federale Wetenschappelijke Instellingen waakte over de helderheid van de vragen en de haalbaarheid van de enquête, die niettemin tamelijk uitgebreid bleef. Daarom waren we extra blij verrast met de hoge respons die we in de loop der maanden kregen! De enquête werd ingevuld door alle federale en programmatorische overheidsdiensten (FOD en POD) en alle wetenschappelijke instellingen van de FOD Wetenschapsbeleid, een groot deel van de instellingen van openbaar nut en de sociale zekerheid en verschillende afdelingen van de federale politie: zonder twijfel een representatieve groep.
Enkele interessante resultaten:
- 7 op 10 informatiebeheerders geven aan dat hun instelling beschikt over een strategie of plannen voor archiefbeheer.
- 15% antwoordt positief op de vraag of digitale documenten op systematische wijze geselecteerd en vernietigd worden zoals papieren archief. 76% geeft aan dat dit niet gebeurt.
- In 1 op 5 instellingen worden e-mails met een belang voor de organisatie automatisch of systematisch opgeslagen buiten het e-mailbeheersysteem. In 2 op 5 instellingen is dit de richtlijn, maar gebeurt dit volgens de informatiebeheerders (te) weinig.
- In minder dan 1 op 3 instellingen gebeurt het aanpassen van bestandsnamen (volgens interne richtlijnen), het verplaatsen van bestanden in verkeerde mappen, het toevoegen van metadata, het verwijderen van overbodige duplicaten en/of het omzetten van bestanden in een duurzaam bestandsformaat op systematische wijze.
- Ongeveer 1 op 3 instellingen beperkt de rechten op gearchiveerde documenten zodanig dat deze niet meer opzettelijk of per ongeluk aangepast of verwijderd kunnen worden.
- Volgens 7 op 10 informatiebeheerders heeft COVID-19 gezorgd voor een versnelling van de digitalisering van werkprocessen (70%), voor een toename van het volume van de digitale informatie (73%) en een toename van het gebruik van clouddiensten (75%).
We zijn de deelnemers meer dan dankbaar voor hun inspanning en hebben hen uitgenodigd voor opleidingen in het voorjaar van 2024 over de thema’s die hen het meest uitdagen. Daarnaast besloot het College van voorzitters van de FOD en POD om de verkennende gesprekken over de ontwikkeling van een federaal platform voor elektronische archivering verder te zetten en concreter te maken. Ook dat is gedeeltelijk een gevolg van vaststellingen uit de bevraging.
De enquête werd afgesloten in juni 2023.
Zal het bij één editie blijven?!
