En février 2023, les Archives de l’État ont lancé une large enquête au sujet de la gestion des archives numériques (e-archives) des services publics fédéraux. « SurveA 2023 » a dévoilé pour la première fois les stratégies et pratiques numériques des services publics fédéraux et de la quasi-totalité des autorités du pays. Les résultats de cette enquête serviront de base pour déterminer la politique des Archives de l’État en la matière, ainsi que la gestion archivistique fédérale en général.
« SurveA 2023 » avait pour objectif de donner un aperçu des mesures prises par les services publics fédéraux afin de garantir la conservation et l’accessibilité durable de leurs données électroniques, ainsi que des préoccupations et des besoins des gestionnaires de l’information. De cette façon, nous pouvons collecter des informations afin d’améliorer nos conseils et de mieux nous occuper des intérêts des producteurs d’archives, tant au niveau politique qu’en matière de recherche, développement et collaboration avec des partenaires nationaux et internationaux.
L’équipe en charge de l’enquête a rédigé deux questionnaires, respectivement pour les gestionnaires d’informations et pour les responsables IT. Un expert de l’Observatoire des publics des Établissements scientifiques fédéraux a veillé que les questions soient bien claires et que l’enquête soit faisable, même si elle était relativement étendue. Nous avons été agréablement surpris par le taux élevé des réponses. Le questionnaire a été rempli par tous les services publics fédéraux et de programmation (SPF et SPP), par tous les établissements scientifiques faisant partie du SPP Politique scientifique, par une grande partie des organismes d’intérêt public et de la sécurité sociale et par plusieurs départements de la police fédérale, soit au total un ensemble très représentatif.
Voici quelques conclusions intéressantes :
- 70% des établissements disposent d’une stratégie ou de plans pour la gestion archivistique.
- 15% répondent positivement à la question de savoir si les documents numériques sont systématiquement triés et éliminés à l’instar des archives papier. 76% répondent que ce n’est pas le cas.
- Dans 20% des établissements, les e-mails ayant un intérêt pour l’établissement sont sauvegardés automatiquement ou systématiquement en dehors du système gérant les courriels. Dans 40% des établissements, il s’agit d’une directive qui n’est pas suffisamment suivie selon les gestionnaires.
- Dans moins d’un tiers des établissements, l’adaptation des noms de fichiers (conformément aux directives internes), le déplacement de fichiers se trouvant dans un répertoire erroné, l’ajout de métadonnées, l’enlèvement de copies superflues et/ou la conversion des fichiers dans un format durable sont réalisés d’une façon automatique.
- Environ un tiers des établissements limite les droits d’accès aux documents archivés pour éviter qu’ils ne soient modifiés ou éliminés sciemment ou par inadvertance.
- D’après 70% des gestionnaires des informations, la pandémie de la COVID-19 a amené une accélération de la numérisation des processus de travail (70%), une augmentation du volume des informations numériques (73%) et une croissance de l’utilisation des services cloud (75%).
Nous remercions les participants à l’enquête pour leurs efforts et nous les avons invités aux formations qui seront organisées au printemps de 2024 sur les sujets qui les intéressent le plus. En outre, le collège des présidents des SPF et SPP a décidé de poursuivre et de concrétiser les entretiens exploratoires au sujet du développement d’une plateforme fédérale pour l’archivage électronique. Cette décision a été prise en partie à la suite des conclusions de l’enquête.
L’enquête a été clôturée en juin 2023.
