De archiefproblematiek binnen Justitie is helaas een gekend fenomeen. Denk aan plaatsgebrek, ongeschikte infrastructuur, schimmelvorming… Tijdens deze legislatuur zet Justitie in nauwe samenwerking met het Rijksarchief belangrijke stappen om het tij te keren. Voorlopig orgelpunt van deze samenwerking is de publicatie van een herziene archiefselectielijst voor gerechtelijke archieven. De impact hiervan op het archiefbeheer van de hoven en rechtbanken kan moeilijk overschat worden.
De archieven van de Belgische rechterlijke orde groeien jaarlijks met kilometers aan. Om een goed archiefbeheer te waarborgen, is het van cruciaal belang om archieven accuraat te selecteren. Archieven moeten lang genoeg worden bewaard om de goede werking van de gerechtelijke diensten en de rechtszekerheid van alle partijen te waarborgen. Maar van zodra archieven geen administratief-juridisch nut meer hebben, is selectie noodzakelijk. Het grootste deel van de archieven mag vernietigd worden. De historisch waardevolle archieven daarentegen moeten voor blijvende bewaring overgebracht worden naar het Rijksarchief.
Problematiek gerechtelijke archieven
De voorbije jaren sloegen het Rijksarchief en Justitie de handen in elkaar om de archiefproblematiek binnen Justitie aan te pakken. Zo werd er vanuit de Interdepartementale provisie Versterking van Justitie geïnvesteerd in de sanering van aangetaste archieven en stelde Justitie personeel ter beschikking van het Rijksarchief voor de selectie en verpakking van 500 meter archief van de militaire gerechten, afgeschaft door de wet van 10 april 2003.
In nauw overleg werd intussen gewerkt aan een herziening van de bewaartermijnen en selectierichtlijnen voor gerechtelijke archieven.
Herziening van de archiefselectielijst
De laatste versie van de omzendbrief over archiefselectie binnen Justitie dateerde van 2017. Sindsdien is het gerechtelijke landschap sterk veranderd door de rationalisering van het aantal vredegerechten. Het was dus tijd om de selectierichtlijnen aan te passen aan de huidige context. De steundiensten van Justitie en de rechterlijke orde werkten hier de voorbije maanden aan mee. Dankzij de efficiënte input van talrijke hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen werd in samenwerking met het Rijksarchief een nieuwe versie van de omzendbrief over archiefselectie gerealiseerd.
Deze zal een grote impact hebben op de archieven van de hoven en rechtbanken. Door het verfijnen van selectiecriteria zal minder archief moeten worden verpakt en overgebracht naar het Rijksarchief. De bijkomende vernietiging van vele kilometers archief zal leiden tot een efficiënter gebruik van de beschikbare opslagruimte, mensen en middelen. De grootste winst zal geboekt worden bij de vredegerechten, de arbeidsrechtbanken en de burgerlijke secties van de rechtbanken van eerste aanleg.
Digitale transformatie
De digitale transformatie van Justitie is volop bezig. Het is dan ook cruciaal om samen met het Rijksarchief een gezamenlijke visie te ontwikkelen voor de toekomstige overbrenging van digitale archieven. Om de digital turn zo vlot mogelijk te laten gebeuren, worden nu al de nodige stappen gezet.
Vincent Van Quickenborne, vice-eersteminister en minister van Justitie:
“Het Rijksarchief is een belangrijke partner van Justitie. Dankzij een nauwe samenwerking tussen de verschillende diensten kwam deze nieuwe omzendbrief tot stand. De hele archiefproblematiek zal hierdoor niet direct worden opgelost, maar wederom keren we ook op dit vlak de tanker van Justitie in de juiste richting.”
Karel Velle, algemeen rijksarchivaris:
“Gerechtelijke archieven vormen een belangrijk onderdeel van de bestanden van het Rijksarchief. Het zijn eersterangsbronnen voor historisch en sociologisch onderzoek. Bij de bepaling van de selectierichtlijnen voor de archieven van hoven en rechtbanken probeert het Rijksarchief consequent verschillende belangen met elkaar te verzoenen. Het gaat dan om het belang van de rechtzoekende burger, van de gerechtelijke diensten, van onderzoekers én van de belastingbetaler, want aan de opslag van deze massa archieven hangt een prijskaartje."
