Archives de l'État en Belgique

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Modalités de consultation

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La présente page reprend les principales règles qui sont appliquées par les Archives de l’État lors du traitement de demandes de consultation d’archives.
Les règles sont structurées en fonction du producteur d’archives.

Informations générales

Modalités de consultation particulières

Références à la législation et à la réglementation

Les règles sont formulées le plus sommairement et le plus correctement possible, avec des références au cadre juridique (par ex. article de loi, de décret ou d’arrêté). Dans la mesure du possible, des hyperliens sont intégrés au texte, pour permettre aux utilisateurs de surfer sur les textes des lois ou des réglementations eux-mêmes.  Dans certains cas, l’utilisateur ne peut consulter les documents que s’il soumet au responsable du service d’archives une autorisation écrite d’une certaine instance. Dans d’autres cas, les utilisateurs doivent faire une déclaration de recherche en complétant, datant et signant un formulaire ad hoc.

Les règles de consultation sont souvent complexes

Les règles de consultation d’archives sont souvent très complexes, notamment en Flandre. Le droit de consultation des documents des producteurs flamands d’archives est réglé par les dispositions du Décret de gouvernance qui s’appliquent tant aux instances des pouvoirs publics flamands (par ex. archives d’une agence) qu’aux autorités locales.  Tous les documents administratifs sont en principe publics, sauf si une ou plusieurs exceptions sont d’application. Il existe deux catégories d’exceptions : les exceptions absolues sont toujours d’application ; pour les exceptions relatives, il faut vérifier pour chaque demande dans quelle mesure l’intérêt de la communication prévaut sur l’intérêt à protéger.  

Les exceptions ne sont pas éternelles

Les exceptions prévues dans le Décret (flamand) de gouvernance ne peuvent pas être invoquées éternellement pour refuser un droit de consultation. Il importe donc que l’utilisateur  sache pour combien de temps une exception peut être appliquée, car c’est après l’échéance de la validité des exceptions (20, 50 ou 120 ans) que les archives non publiques peuvent être consultées. Plusieurs exceptions ne peuvent déjà plus être invoquées après 20 ans  pour refuser une consultation ; quatre exceptions ne peuvent plus être invoquées après 50 ans et l’exception relative à la protection de la vie privée ne peut plus être invoquée après 120 ans ou si l’information concerne une personne qui est décédée depuis plus de 20 ans.  En cliquant sur ce tableau on obtient les informations qui indiquent clairement après quel délai les exceptions ne peuvent plus être invoquées. 

Exceptions ne pouvant plus être invoquées si les documents ont plus de 20 ans

Secret de la délibération

Art. II.34, 3°

Action pénale et sanction administrative

Art. II.34, 4°

Mesures disciplinaires

Art. II.34, 5°

Intérêt économique, financier ou commercial des instances publiques

Art. II.35, 1°

Procédure juridique

Art. II.35, 4°

Confidentialité des procédures d'une instance publique

Art. II.35, 5°

Ordre public et sécurité

Art. II.35, 6°

Protection de l’environnement

Art. II.36, § 1, deuxième paragraphe, 2°, 3°, 4°, 8°, 9°, 10° et 11°

Exceptions ne pouvant plus être invoquées si les documents ont plus de 50 ans

Obligation de secret

Art. II.34, 1°

Informations confidentielles fournies par un tiers

Art. II.34, 6°

Relations internationales

Art. II.35, 2°

Confidentialité d'informations commerciales et industrielles

Art. II.35, 3°

Protection de l’environnement

Art. II.36, § 1, deuxième paragraphe, 5°, 6° en 7°

Exceptions ne pouvant plus être invoquées si les documents ont plus de 120 ans

Protection de la vie privée

Art. II.34, 2°, et Art. II.36, § 1, deuxième paragraphe 1°

Demandes de consultation pour une recherche scientifique

Même si certaines exceptions sont toujours d’application, les chercheurs d’universités, de hautes-écoles ou d’établissements de recherche reconnus peuvent avoir un accès extraordinaire aux documents administratifs des instances flamandes qui ne sont pas encore publics. Pour introduire une demande de consultation à des fins scientifiques, le demandeur doit satisfaire à une série de conditions (par ex. soumettre une preuve de son identité) telles que prévues à l’article  1 de l’arrêté du Gouvernement flamand réglant les demandes de publication à des fins scientifiques. L’article 3 de cet arrêté cite les éléments que l’instance publique examine lors de l’évaluation de la demande. Les critères d’évaluation sont entre autres le caractère scientifique de la recherche et la manière de traitement de données personnelles.

Droit de consultation et droit d’auteur

De nombreuses questions relatives au droit de consultation des archives ont trait à la reproduction. Il n’est pas vrai que les utilisateurs ne peuvent consulter des documents qui sont encore soumis à des droits. En principe, le droit d’auteur n’a rien à voir avec le droit de consultation. Si un utilisateur peut consulter des archives, par ex. parce qu’elles sont entièrement publiques, parce que les exceptions ne sont plus d’application ou parce que l’utilisateur dispose des autorisations nécessaires, le droit de consultation ne peut lui être refusé pour le fait que les documents seraient encore soumis à des droits. Il s’agit par ex. de photos, d’œuvres d’art, etc. c’est-à-dire les ouvrages dits « créatifs ». La consultation de documents protégés par le droit d’auteur est toujours possible, sans limitations. Toujours est-il que si le service d’archives peut bel et bien fournir une reproduction, il incombe à l’utilisateur de se mettre le cas échéant en règle avec l’auteur ou avec la société de gestion s’il souhaite réaliser une publication (clarification des droits). L’auteur ou l’ayant droit peut également être le service d’archives où les archives sont conservées.

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