- Wat is toezicht?
- Waarom wordt er toezicht uitgeoefend?
- Wie oefent toezicht uit?
- Welke instanties vallen onder het toezicht?
- Hoe wordt toezicht uitgeoefend?
- Mag ik een archivaris van het Rijksarchief de toegang weigeren?
- Wat zijn de sancties in geval van overtreding?
Wat is toezicht?
Toezicht is de controle op de beheers- en bewaaromstandigheden van het archief die de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de informatie die erin vervat ligt moet garanderen gedurende de hele levenscyclus van het archief.
Waarom wordt er toezicht uitgeoefend?
De Algemeen Rijksarchivaris (de directeur van het Rijksarchief) controleert de vernietiging van archief van overheidsdiensten die onder de archiefwet van 24 juni 1955 vallen. Concreet betekent dit dat geen enkel archiefstuk van deze diensten mag vernietigd worden zonder uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden. Toezicht wordt uitgeoefend om te vermijden dat documenten die mogelijk belangrijke historische of wetenschappelijke informatie bevatten, op ongecontroleerde wijze vernietigd worden, en om de selectie van de documenten die blijvend bewaard moeten worden, wetenschappelijk te motiveren.
Wie oefent toezicht uit?
De documenten die worden bewaard door de overheid staan onder het toezicht van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden.
Welke instanties vallen onder het toezicht?
Toezicht heeft betrekking op overheidsorganen en dan met name op de rechtbanken der rechterlijke macht, de Raad van State, de rijksbesturen, de provincies, de gemeenten en de openbare instellingen of instellingen van openbaar nut.
Hoe wordt toezicht uitgeoefend?
De Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden voeren inspecties uit bij de overheidsdiensten. Ze stellen verslagen op met hun vaststellingen en met eventuele aanbevelingen ter verbetering van de beheers- en bewaaromstandigheden van het archief te. Deze verslagen worden meegedeeld aan de betrokken overheidsdiensten; de Algemeen Rijksarchivaris kan beslissen om ze ook te publiceren. De Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden stellen voor de overheidsdiensten ook richtlijnen, aanbevelingen en adviezen op over het beheer, de ordening, de toegankelijkheid en de bewaring van het archief: deze richtlijnen, aanbevelingen en adviezen worden verspreid en publiek gemaakt. Op voorstel van de Algemeen Rijksarchivaris bepaalt de Minister de technische normen die een overheidsdienst in acht moet nemen bij de inrichting van archiefruimten.
Mag ik een archivaris van het Rijksarchief de toegang weigeren?
Neen. Iedere overheidsdienst moet de gemachtigden van de Algemeen Rijksarchivaris toegang verlenen tot het archief dat hij bewaart, ongeacht de drager en de materiële vorm van dit archief. De door de wetgeving opgelegde procedures worden gevolgd bij raadpleging van geclassificeerde stukken of documenten die persoonlijke gegevens bevatten.
Wat zijn de sancties in geval van overtreding?
Wanneer een overheidsdienst het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 betreffende het archieftoezicht niet naleeft, dan stelt de Algemeen Rijksarchivaris de Minister van Wetenschapsbeleid en de betrokken voogdijminister(s) hiervan in kennis. De Algemeen Rijksarchivaris of de betrokken voogdijminister(s) kunnen corrigerende maatregelen nemen. Jaarlijks brengt de Algemeen Rijksarchivaris verslag uit aan de Eerste Minister en aan de Minister van Wetenschapsbeleid over de vaststellingen die tijdens het voorbije kalenderjaar werden gedaan inzake toezicht en vernietiging van archief. Dit verslag wordt publiek gemaakt en verspreid. Het Strafwetboek bevat drie artikels waarin duidelijk de sancties worden vermeld in geval van misbruiken bij het beheer van overheidsarchief. De dagelijkse werking valt onder de toepassing van deze artikels. Deze voorzien strafmaatregelen in geval van verduistering (diefstal) of opzettelijke of frauduleuze vernietiging van documenten van overheidsdiensten (art. 240 en 241), en in geval van nalatigheid bij de bewaring van deze documenten (art. 242).
