Le tri des archives est une mission très exigeante qui n’engage pas que les Archives de l’État. Des producteurs d’archives telles les villes et communes doivent s’y mettre aussi pour décider d’une conservation ou d’une élimination raisonnées de leurs documents. Il n’est en effet pas réaliste de renoncer au tri des archives analogiques et numériques pour les conserver indéfiniment. Le tableau de tri des archives constitue l’instrument de base par excellence pour pouvoir déterminer les délais de conservation de toutes les séries d’archives concernées.
Les tableaux de tri existants pour les archives des communes flamandes dataient des années 1980 -1990. Suite à de nombreuses (r)évolutions légales, organisationnelles et technologiques, ces tableaux étaient sujets à des révisions urgentissimes. Un sous-groupe de travail « Tableau de tri des communes » de la VVBAD, créé en 2006, s’est chargé de cette mission. En 2009, les parties « Administration communale » et « Affaires internes » ont été présentées et le 11 juillet 2014, l’archiviste général du Royaume a validé la nouvelle version du tableau de tri des archives des communes flamandes. Cette version contient, aux côtés d’une mise à jour des parties 1 et 2, également la partie 3 « Affaires publiques ».
La partie 3 n’étant pas encore entièrement finalisée, les anciens tableaux de tri restent (partiellement) d’application pour certaines activités. Les collègues de la VVBAD s’occupent actuellement de ces aspects. Nous leur souhaitons beaucoup de succès dans cette tâche et nous sommes convaincus que les (archivistes des) communes apprécieront pleinement ce travail qui leur sera très utile. En effet, grâce au nouveau tableau de tri, les communes pourront non seulement gagner de la place sur leurs serveurs et dans leurs locaux d’archives mais elles seront également à même d’éviter que des informations soient éliminées trop vite ou inconsidérément. Les historiens (locaux), les généalogistes et tous les autres intéressés, quant à eux, se réjouiront indubitablement du fait que le tri des archives des communes fait l’objet d’un soin aussi poussé et qu’il est donc garanti que les sources ayant une importante valeur historique soient dûment conservées.
