• Archive: Was ist das?
• Wann wird ein Dokument zum Archiv?
• Was versteht man unter „öffentliche Archive“ und „Privatarchive“?
• Was sind digitale und digitalisierte Archive?
• Wie werden personenbezogene Daten behandelt?
• Warum werden Archive aufbewahrt?

Archive: Was ist das?

Archive bestehen aus Dokumenten, die unabhängig ihres Trägermediums, ihres Erstellungsdatums oder ihrer materiellen Beschaffenheit von Organisationen, Personen oder Personengruppen bei der Ausführung ihrer Funktionen oder Tätigkeiten angelegt oder erhalten werden und für die Aufbewahrung über einen bestimmten Zeitraum bestimmt sind. Archive können Papierdokumente, elektronische Dateien, Fotografien, Filme, Schallaufzeichnungen, oder Ähnliches sein. Archive beziehen sich stets auf die Tätigkeiten derjenigen, die sie angelegt oder erhalten haben. Ein Dokument muss nicht notwendigerweise alt sein, um als Archivstück zu gelten.

Wann wird ein Dokument zum Archiv?

Ab dem Erstellungsmoment. Der Lebenszyklus von Archiven ist in 3 Phasen unterteilt:

• Solange das Schriftgut noch regelmäßig verwendet wird, spricht man von Registraturschriftgut oder dynamischem/lebendigem Archiv.
• Sobald keine regelmäßige Nutzung mehr erfolgt, das Archiv aber für den Dienst noch von Verwaltungs- oder Rechtswert ist (wenn beispielsweise eine Verjährungsfrist noch nicht abgelaufen ist), beginnt die semi-dynamische Phase, in der das Archiv als Altregistratur oder Zwischenarchiv bezeichnet wird.
• Wenn das Schriftgut schließlich jeden administrativen oder rechtlichen Nutzen für den Dienst verloren hat, wird es zu dauerhaft aufzubewahrendem Archivgut, bzw. archivwürdigem Archivgut. In dieser Phase wird das Schriftgut ausschließlich aufgrund seines historischen, kulturellen und kulturerblichen Werts aufbewahrt.

Was versteht man unter „öffentliche Archive“ und „Privatarchive“?

Als öffentliche Archive bezeichnet man die Archivalien öffentlicher Körperschaften, also die von den Behörden im Rahmen ihrer Tätigkeiten angelegten oder empfangenen Archivalien. Sie sind öffentliches Eigentum des Staats, der Region, der Gemeinschaft, der Provinz, der Gemeinde, des ÖSHZ, der Kirchenfabrik. Privatarchive wurden hingegen von Privatpersonen, Vereinigungen, Unternehmen, Organisationen des Privatsektors angelegt oder empfangen. In gewissen Fällen lassen sich die beiden nicht leicht voneinander unterscheiden. So sind beispielsweise die Archive einer Kirchenfabrik öffentliche Archivalien – Pfarrarchive sind hingegen Privatarchive.

Was sind digitale und digitalisierte Archive?

Als digitale Archive werden Dokumente bezeichnet, die in digitaler Form angelegt wurden (Englisch: born-digital archives). Digitalisierte Archive sind hingegen Dokumente, die ursprünglich auf einem klassischen Trägermedium angelegt wurden (z.B. Papier, Pergament, fotografische Glasnegative) und von denen anschließend eine Kopie in digitalem Format, beispielsweise durch Scannen, erstellt wurde. Digitalisierte Archive sind also Kopien.

Wie werden personenbezogene Daten behandelt?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist (Prinzip der „Speicherbegrenzung“). Daher werden in manchen Behörden Forderungen laut, personenbezogene Daten zu löschen oder sogar Dokumente, die solche Daten enthalten, zu vernichten, sobald sie keinen Nutzen mehr für den Dienst haben. Die DSGVO sieht allerdings Ausnahmen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken vor, sodass das Archivgesetz weiterhin gilt.

Warum werden Archive aufbewahrt?

Archive werden aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen (siehe Archivgesetz und Abschnitt Gesetzlicher Rahmen) aber auch aus verwaltungstechnischen Gründen und für eine verantwortungsbewusste Regierungsführung aufbewahrt. Archive ermöglichen Organisationen, ihre Entscheidungen und Tätigkeiten gegenüber den politischen Entscheidungsträgern und Bürgern/Kunden zu rechtfertigen. Sie belegen Entscheidungen, die verwaltungstechnische und rechtliche Auswirkungen für die betroffenen Personen haben. Das heißt also, dass sie den Beleg für Rechte und Pflichten beinhalten. Ohne Archive gibt es keine Demokratie! Archive enthalten unentbehrliche Informationen für die tägliche Arbeit von Organisationen und sind ein Schlüsselinstrument für Wissensmanagement. Wenn Archive keinen administrativen und juristischen Nutzen mehr haben, können sie jedoch von geschichtlichem oder kulturhistorischem Interesse sein.