Op 21 juli 2016 werd een Belgische wet afgekondigd met het oog op de omzetting en aanvulling van de Europese verordening van 23 juli 2014 over de elektronische identificatie en vertrouwensdiensten op de interne markt. De Europese verordening (e-IDAS) heeft betrekking op de elektronische handtekening, stempel, tijdstempel en aangetekende zending. De Belgische wet vult de Europese verordening aan met een vertrouwensdienst voor elektronische archivering.
Het Rijksarchief is, samen met de andere Belgische federale wetenschappelijke instellingen, al geruime tijd partner in het Dariah-project. Dariah staat voor Digital Research Infrastructure for the Arts and Humanities en biedt een pan-Europese infrastructuur aan voor de ontwikkeling en promotie van het digitale aspect in de humane wetenschappen. Nieuw sinds oktober 2016 is dat het Rijksarchief samen met de Kazerne Dossin en het Nederlandse Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis de coördinatie van de Dariah-werkgroep Sustainable Publishing of Archival Catalogues op zich heeft genomen.
De digitale omslag is alomtegenwoordig, in alle sectoren, en dus ook binnen overheidsdiensten. De gevolgen hiervan voor de archiefsector in het algemeen en voor het Rijksarchief in het bijzonder zijn groot. Het HECTOR-project is één van de initiatieven om de overgang naar een betrouwbaar, veilig en efficiënt e-government te bevorderen. Hector staat voor ‘Hybrid Electronic Curation, Transformation and Organization of Records’. Het doel? Modellen aanreiken aan administraties voor de verwerking, organisatie en bewaring van hybride documenten (documenten die zowel op papier als digitaal in omloop zijn). Complexe materie, maar Sébastien en Fiona leggen het bevattelijk uit in onze nieuwe projectvideo!
In 2012 besliste de FOD Financiën om zijn archiefbeheer te rationaliseren en in overeenstemming te brengen met de huidige archiefwetgeving. Er werd aangeklopt bij het Rijksarchief voor de nodige expertise en in februari 2013 ging het driejarig SATURN-project van start. Het oorspronkelijke doel om 10 kilometer papieren archief van de FOD Financiën te verwerken, werd vlot gehaald. SATURN levert het Rijksarchief niet alleen mooie aanwinsten op, het schept ook - letterlijk en figuurlijk - ruimte voor de FOD Financiën om de werking te verbeteren en de overstap van papier naar digitaal te maken. Eind december 2015 werd SATURN met nogmaals drie jaar verlengd, tot januari 2019. In deze SATURN-projectfilm leggen archivarissen van het Rijksarchief én projectmedewerkers van ‘Financiën’ zelf uit hoe de FOD Financiën 10 km archief lichter werd.
Klik hier om het filmpje te bekijken
Op een jaar tijd hebben het Rijksarchief en de FOD Economie samen 8 km archief ‘aangepakt’: 6,3 km werd geselecteerd voor vernietiging, 900 meter blijft na analyse bij de FOD omdat het nog administratief nut heeft en ruim 800 meter wordt verpakt, geïnventariseerd en overgebracht naar het Rijksarchief. Indrukwekkende cijfers!
Paperpoor of paperless en digitaal: elke organisatie streeft ernaar. Maar de overschakeling van papier naar digitaal is minder vanzelfsprekend. Het opleidingstraject ‘Duurzaam Digitaal Werken’, georganiseerd door het OFO, helpt je op weg. Je stelt je kandidaat met een digitaliseringsproject binnen je eigen organisatie. Is je project geselecteerd, dan volg je vier workshops en word je een jaar begeleid bij de implementering van je project. Je gidsen? Ervaren experten informatie-en documentatiebeheer van het Rijksarchief.
Zowat 22 strekkende meter gemeentearchief van Beez uit de periode 1806-1981 is dankzij een nieuwe inventaris voortaan raadpleegbaar voor onderzoek. Het archief vormt een weerspiegeling van de “klassieke” manier waarop de bestuurs-en beleidsorganen van deze kleine gemeente functioneerden in de 19de en 20ste eeuw (in ieder geval tot de gemeentefusies van 1977). De komende jaren duikt wellicht nog meer archief op dat in voormalige gemeentehuizen werd bewaard…
Zoals eerder gesignaleerd boekte het SATURN-project van het Rijksarchief, ook de "archiefploegen financiën" genoemd, tot nog toe bijzonder mooie resultaten. Het doel om op drie jaar 10 kilometer papieren archief van de FOD Financiën te verwerken, werd vlot gehaald. SATURN levert het Rijksarchief niet alleen mooie aanwinsten op, het schept ook - letterlijk en figuurlijk - ruimte voor de FOD Financiën om de werking te verbeteren en de overstap van papier naar digitaal te maken. Dat is ook de Minister van Financiën en de Staatssecretaris voor Wetenschapsbeleid niet ontgaan: beide ondertekenden eind december 2015 een nieuwe overeenkomst waarmee SATURN met nogmaals drie jaar verlengd wordt, tot januari 2019. Fantastisch nieuws voor de betrokken collega's en voor heel het Rijksarchief!
In 2009 keurde het Rijksarchief een eerste selectielijst OCMW's goed, geldig voor Vlaanderen. De selectielijst werd opgesteld door een VVBAD-werkgroep die sinds 2004 geregeld samenkomt en waarin het hele archiefveld is vertegenwoordigd. De werkgroep voltooide in september 2015 een nieuwe versie van de selectielijst OCMW’s, nu online beschikbaar. In het voorjaar van 2016 zullen de rijksarchieven in Vlaanderen de verantwoordelijken voor de OCMW-archieven uitnodigen voor een infosessie hierover.
Papieren en elektronische informatiedragers bestaan al geruime tijd naast mekaar, maar niet altijd zo probleemloos als we zouden willen. Het HECTOR-project focust op het beheer en het archiveren van hybride archief. Het gaat dan bijvoorbeeld over een document dat werd aangemaakt via een onlinetoepassing en vervolgens werd afgedrukt en ondertekend om in die nieuwe vorm zijn weg voort te zetten in de workflow. Op 29 september 2015 zette het Rijksarchief de problematiek van hybride archief op de agenda van het ICA-congres in Reykjavik.
