Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Vraag van de maand - Moeten sinds de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming alle persoonsgegevens worden vernietigd van zodra hun administratief nut verstreken is?

Texte petit  Texte normal  Texte grand
26/04/2019 - Archiefbeheer - Divers - Algemeen Rijksarchief

Sinds de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming krijgt het Rijksarchief veel vragen over de bewaring en overbrenging van archief met persoonsgegevens. In sommige organisaties wordt via de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) geadviseerd om alle persoonsgegevens te vernietigen van zodra hun administratief nut verstreken is, ook in (digitale) documenten die volgens de selectielijst moeten worden bewaard en overgebracht naar het Rijksarchief. Want de Europese AVG zou de Belgische Archiefwet overrulen. Klopt dat?

Vraag: "Sinds de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming moeten alle persoonsgegevens worden vernietigd van zodra hun administratief nut verstreken is. Klopt dat?"

Neen, dit klopt niet! Documenten die volgens de archiefselectielijst moeten overgebracht worden naar het Rijksarchief, moeten, net zoals voorheen, integraal bewaard en overgebracht worden, ook wanneer ze persoonsgegevens bevatten. Er is in de Verordening namelijk een uitzondering voorzien voor archivering in het algemeen belang.

Hoewel de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt dat persoonsgegevens niet langer dan nodig dienen bewaard te worden (d.i. het principe van de opslagbeperking), voorziet de AVG tegelijkertijd dat persoonsgegevens wél voor langere termijn bewaard mogen worden met het oog op archivering in het algemeen belang (art. 5.1.e). De AVG stelt ook dat de verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden wordt beschouwd (art 5.1 b). De bewaring en overbrenging van documenten met persoonsgegevens naar het Rijksarchief op basis van een gevalideerde archiefselectielijst is dus niet strijdig met de AVG en de archiefwet blijft dan ook onverkort van toepassing. Er moeten wel passende waarborgen voorzien worden (art. 89.1).  

Ook inzake de uitoefening van de rechten van de betrokkenen – waaronder het befaamde “recht op vergetelheid” (art. 17) – voorziet de AVG uitzonderingen voor verwerkingen met het oog op archivering in het algemeen belang. Bovendien staat de Verordening toe om verdere uitzonderingen uit te werken in het lidstatelijk recht (art. 89.3). De Belgische wetgever heeft dit gedaan in de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (BS 5 september 2018).

Uiteraard zijn dergelijke sectorspecifieke uitzonderingen niet altijd even breed bekend. Om onduidelijkheid te vermijden en te voorkomen dat belangrijke informatie zou verloren gaan, heeft het Rijksarchief recent een omzendbrief met meer uitleg verspreid naar de federale administraties. 

Lees meer

Deze tekst delen:
www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement