- Wat is archiefbeheer?
- Wat is records management?
- Zijn er wettelijke bepalingen m.b.t. archiefbeheer?
- Wat zijn de voordelen van een goed archiefbeheer?
- Wie is aansprakelijk voor het archiefbeheer?
- Wie kan ik contacteren voor advies over archiefbeheer?
Wat is archiefbeheer?
Archiefbeheer is het geheel van activiteiten in verband met de vorming of verwerving van archieven, en hun identificatie (beschrijving), ordening, selectie, materiële bewaring en terbeschikkingstelling aan de gebruiker, en dit gedurende hun volledige levenscyclus.
Wat is records management?
Dit is het beheer van dynamisch en semi-dynamisch archief, in het bijzonder van documenten met bewijskracht (records in het Engels).
Zijn er wettelijke bepalingen m.b.t. archiefbeheer?
De archiefwet verplicht een groot aantal overheidsdiensten om hun archief in "goede, geordende en toegankelijke staat" naar het Rijksarchief over te brengen. De koninklijke besluiten van 18 augustus 2010 met betrekking tot het archieftoezicht en de overbrenging van archief naar het Rijksarchief bevatten nadere bepalingen. Op sommige instellingen zijn nog andere wetten en reglementen van toepassing. Zie hoofdstuk 'Wettelijk kader'.
Wat zijn de voordelen van een goed archiefbeheer?
Men weet zo welke documenten er binnen de instelling aanwezig zijn, welke informatie ze bevatten, wie ze mag raadplegen; men kan ze ook snel traceren en met kennis van zaken verspreiden. Dit alles draagt bij tot een efficiënt kennisbeheer in de instelling, die dan ook haar beslissingen en werkzaamheden gemakkelijker kan verdedigen bij politici en burgers. Door het archief te selecteren van zodra dit wettelijk mogelijk is, vermijdt men dat de documenten zich in lokalen en op servers opstapelen; zo wordt dan weer tijd en geld uitgespaard en beschikt het personeel over een aangenamere werkomgeving. Algemeen gesproken, wordt het risico van verlies van belangrijke informatie beperkt, en worden de efficiëntie van de dienstverlening en het imago van de instelling bij het publiek versterkt.
Wie is aansprakelijk voor het archiefbeheer?
Diegene die het archief bezit is er aansprakelijk voor. Juridisch gezien draagt het diensthoofd de verantwoordelijkheid in geval van verlies of ongeoorloofde vernietiging van archiefstukken. Het Strafwetboek voorziet sancties voor ambtenaren die opzettelijk of uit nalatigheid documenten vernietigen of verliezen.
