Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

FR | NL | DE | EN
Menu

Documenten selecteren en vernietigen

Kleine letters  Normale letters  Grote letters

Overheidsdocumenten mogen niet zomaar vernietigd worden. Een aantal documenten hebben immers historische waarde en moeten na het verstrijken van de bewaartermijn overgebracht worden naar het Rijksarchief.

Om de selectie van archieven efficiënt te laten verlopen, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten op. Een selectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale reeksen van een administratie met vermelding van de bewaartermijn en de definitieve bestemming (dit is de bestemming nà het verstrijken van de administratieve bewaartermijn: vernietigen of overbrengen naar het Rijksarchief).

De archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed document- en informatiebeheer. Ze laat toe om op regelmatige basis archiefvernietigingen en ‑overbrengingen te organiseren. Op die manier wordt tijd en ruimte uitgespaard, blijft de informatiestroom beheersbaar en kan efficiënter gewerkt worden. Bovendien wordt vermeden dat écht belangrijke documenten in de massa verloren gaan.

Hoe ga je met een selectielijst aan de slag? Er zijn drie scenario’s mogelijk:

  • Zoek hier de archiefselectielijst(en) van uw instelling op. U vindt hier doorgaans ook een bijhorend studiedossier met contextinformatie.

  • Vraag, overeenkomstig artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij de wet van 6 mei 2009, toelating om archieven te vernietigen door dit formulier in te vullen en op te sturen:
    • naar het Algemeen Rijksarchief (inspect@arch.be) voor de centrale diensten van de federale overheidsinstellingen
    • naar het Rijksarchief in uw provincie voor de buitendiensten van de federale overheidsinstellingen, hoven en rechtbanken, gevangenissen, provincies, gemeenten, OCMW’s, lokale politie- en hulpverleningszones.
  • Stel zelf een selectielijst op aan de hand van de modelselectielijst voor federale organisaties.
    • Lees eerst de inleiding en de gebruiksaanwijzing, die toelichting geeft bij de kolommen van de modelselectielijst.
    • Raadpleeg vervolgens de modelarchiefselectielijst: ExcelPDF

      Deze generieke lijst somt veelvoorkomende archiefreeksen op van ondersteunende diensten of stafdiensten, geordend volgens functies (bijvoorbeeld: personeelsbeheer, financieel beheer, externe communicatie), met vermelding van de bewaartermijn en de definitieve bestemming. Gebruik de lijst als basis voor de opmaak van een selectielijst op maat van uw instelling door de functionele analyse te verfijnen, ontbrekende reeksen toe te voegen en reeksen te schrappen die niet in uw instelling voorkomen.

      Vul de lijst aan met de archiefreeksen die voortkomen uit de specifieke functies van uw instelling, uit uw kerntaken. Win via bezoeken aan de diensten en interviews met collega’s informatie in over hun dossiers en databanken, de context waarin de reeksen tot stand kwamen (in het kader van welke functie van de dienst kwamen ze tot stand of werden ze ontvangen?) en de bewaartermijn (wettelijke basis of niet?).

      Voer de gegevens in het sjabloon in. Info over de verplicht in te vullen kolommen vindt u in de gebruiksaanwijzing. De definitieve bestemming van de reeksen (kolom O) wordt bepaald door het Rijksarchief.

    • Vragen? Contacteer ons! (inspect@arch.be)

    • Stuur uw ontwerp archiefselectielijst ter goedkeuring naar het Rijksarchief (inspect@arch.be). Selectielijsten moeten officieel worden goedgekeurd door de Algemeen Rijksarchivaris overeenkomstig art. 12 §3 van het Koninklijk besluit over het archieftoezicht. Zonder goedkeuring van het Rijksarchief is de selectielijst niet geldig!

  • Indien uw instelling niet over een gevalideerde selectielijst beschikt, kunt u overeenkomstig artikel 12 §4 van het Koninklijk besluit over het archieftoezicht toch toelating tot vernietiging vragen voor een beperkt aantal archiefreeksen.
    Vervolledig dit formulier en stuur het naar het Algemeen Rijksarchief (inspect@arch.be). Geef een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van de archiefreeksen die u wenst te vernietigen.

Krachtens art. 12 §2 van het Koninklijk besluit over het archieftoezicht dienen overheidsdiensten de archiefselectielijst(en) van hun instelling vijfjaarlijks te actualiseren.

  • Zoek hier de archiefselectielijst(en) van uw instelling op.
  • Maak voor de actualisering gebruik van het Excel-sjabloon dat het Rijksarchief ter beschikking stelt: de modelselectielijst voor federale organisaties.
  • Lees eerst de inleiding en de gebruiksaanwijzing, die toelichting geeft bij de kolommen van de modelselectielijst.
  • Raadpleeg vervolgens de modelarchiefselectielijst: ExcelPDF
  • Vergelijk de selectielijsten van uw ondersteunende diensten (diensten van de voorzitter, P&O, B&B enz.) met de modelselectielijst. Schrap in de modelselectielijst de reeksen die niet in uw organisatie voorkomen. Voeg ontbrekende reeksen toe. Pas de beschrijvingen van de reeksen in het Excel-sjabloon aan zodat ze de effectieve dossiervorming in uw organisatie weerspiegelen.

    Vul het sjabloon verder aan met de archiefreeksen die voortkomen uit de specifieke functies van uw instelling, uit uw kerntaken. Het betreft de archiefreeksen van de zogenaamde verticale diensten (bijvoorbeeld de directoraten-generaal van een FOD). Vertrek van de bestaande selectielijst. Ga langs bij de diensten en bespreek met collega’s de opgesomde reeksen. Bestaan deze nog steeds? Is de beschrijving voldoende duidelijk? Indien papieren dossiers werden vervangen door digitale dossiers kan deze info opgenomen worden in kolom B ‘Beschrijving/bijkomende info’. Maak bijkomende regels aan voor nieuwe reeksen: dossiers én databanken. Bespreek de bewaartermijnen met de bevoegde ambtenaar. Zijn het termijnen afkomstig uit wet- en regelgeving of betreft het administratieve bewaartermijnen? Moeten deze eventueel herzien worden?

    Voer de gegevens in het sjabloon in. Info over de verplicht in te vullen kolommen vindt u in de gebruiksaanwijzing. De bepaling van de definitieve bestemming van de reeksen (kolom O) gebeurt door het Rijksarchief.

  • Ondersteuning nodig? Contacteer ons! (inspect@arch.be)
  • Stuur uw geactualiseerde archiefselectielijst ter goedkeuring naar het Rijksarchief (inspect@arch.be). Selectielijsten moeten officieel worden goedgekeurd door de Algemeen Rijksarchivaris overeenkomstig art. 12 §3 van het Koninklijk besluit over het archieftoezicht. Zonder goedkeuring van het Rijksarchief is de selectielijst niet geldig!

 

Heeft uw instelling een archiefselectielijst? Zoek het hier op.

www.belspo.be www.belgium.be e-Procurement