Ambtenaar - Rijksarchief in België

De bevoegdheid over het openbare archiefwezen in Vlaanderen valt zowel onder de federale Archiefwet als onder het Archiefdecreet. Het arrest 57/2012 van 3 mei 2012 van het Grondwettelijk Hof en het arrest 226.018 van 10 januari 2014 van de Raad van State hebben duidelijkheid verschaft omtrent de bevoegdheidsverdeling tussen de federale overheid en de gemeenschappen en gewesten inzake het archiefwezen.

De onderstaande tabel verduidelijkt voor elk bestuursniveau en voor elk aspect van het archiefbeheer of de federale dan wel regionale regelgeving van toepassing is. Voor meer praktische richtlijnen wordt telkens met een link “praktisch” doorverwezen naar de websites van de bevoegde federale dan wel Vlaamse overheidsinstanties, waar contactgegevens en bijkomende informatie te vinden zijn. Volgende aspecten komen in de tabel aan bod:

Beheer & controle (semi)dynamisch archief:
- (Semi)dynamische archiefdocumenten zijn die documenten die nog administratief-juridisch nut bezitten: in de praktijk zijn dit de archiefdocumenten waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken. Naast semidynamisch wordt ook de term semistatisch gebruikt.
- Beheer: de regels voor archiefbeheer.
- Controle: door welke instantie en op welke wijze het beheer gecontroleerd wordt.
Beheer & controle statisch archief:
- Statische archiefdocumenten zijn die documenten die geen administratief-juridisch nut meer bezitten: in de praktijk zijn dit de archiefdocumenten waarvan de bewaartermijn is verstreken.
- Beheer: de regels voor archiefbeheer.
- Controle: door welke instantie en op welke wijze het beheer gecontroleerd wordt.
Selectie – definitieve bestemming statisch archief:
- Bij selectie wordt de definitieve bestemming bepaald, met andere woorden welke statische archiefdocumenten blijvend moeten worden bewaard en welke mogen worden vernietigd, afhankelijk van de inschatting van historisch en ander belang.
- Definitieve bestemming: de instantie die de (voorgestelde) definitieve bestemming (ad hoc of in selectielijst) valideert of bekrachtigt.
Vernietiging statisch archief:
- De formaliteiten bij vernietiging van statisch archief.
Overbrenging statisch archief naar een centrale archiefbewaarplaats:
- De Archiefwet voorziet de verplichting of mogelijkheid tot overbrenging van statisch archief naar het Rijksarchief (RA).
- Het Archiefdecreet voorziet geen verplichting tot overbrenging van statisch archief naar een centrale archiefbewaarplaats.

Opgelet: deze tabel biedt een vereenvoudigd overzicht, tracht een middenweg te vinden tussen de federale en Vlaamse archiefterminologie en kan bijgevolg niet alle details en nuances weergeven. Wie nog vragen heeft of meer informatie wenst, neemt best contact op met het Rijksarchief en de Coördinerende Archiefdienst. Beiden overleggen momenteel over de verdere samenwerkingsmodaliteiten en uitwerking van een werkbare regeling.

	Beheer & controle (semi)dynamisch archief	Beheer & controle statisch archief	Selectie – definitieve bestemming statisch archief	Vernietiging statisch archief	Overbrenging statisch archief naar archiefbewaarplaats
Raad van State	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Validering RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Na toestemming RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Verplicht naar RA: Archiefwet, art. 1 al. 1 KB 18 augustus 2010 Praktisch
Hoven en rechtbanken	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Validering RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Na toestemming RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Verplicht naar RA: Archiefwet, art. 1 al. 1 KB 18 augustus 2010 Praktisch
Federale overheid	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Validering RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Na toestemming RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Verplicht naar RA: Archiefwet, art. 1 al. 1 KB 18 augustus 2010 Praktisch
Federale openbare instellingen	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Validering RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Na toestemming RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Verplicht naar RA: Archiefwet, art. 1 al. 1 KB 18 augustus 2010 Praktisch
Vlaamse administratieve rechtscolleges	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Bekrachtiging Vlaamse regering: Archiefdecreet, art. 11 Praktisch	Verklaring zorgdrager: Archiefdecreet, art. 12 Praktisch	Archiefdecreet: geen nadere bepaling
Vlaamse overheid	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Bekrachtiging Vlaamse regering: Archiefdecreet, art. 11 Praktisch	Verklaring zorgdrager: Archiefdecreet, art. 12 Praktisch	Archiefdecreet: geen nadere bepaling
Provincies met inbegrip van de intern verzelfstandigde agentschappen	Federale bevoegdheid, federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch Vlaamse bevoegdheid, Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Validering RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Na toestemming RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Verplicht naar RA: Archiefwet, art. 1 al. 1 KB 18 augustus 2010 Praktisch
Provinciale externe verzelfstandigde agentschappen, met name: 1° het autonoom provinciebedrijf 2° het provinciale extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Bekrachtiging Vlaamse regering: Archiefdecreet, art. 11 Praktisch	Verklaring zorgdrager: Archiefdecreet, art. 12 Praktisch	Archiefdecreet: geen verplichte overbrenging
Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Bekrachtiging Vlaamse regering: Archiefdecreet, art. 11 Praktisch	Verklaring zorgdrager: Archiefdecreet, art. 12 Praktisch	Archiefdecreet: geen verplichte overbrenging
Gemeenten met inbegrip van de intern verzelfstandigde agentschappen	Federale bevoegdheid, federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch Vlaamse bevoegdheid, Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Validering RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Na toestemming RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Mogelijk naar RA: Archiefwet, art. 1 al. 2 KB 18 augustus 2010 Praktisch
Binnengemeentelijke territoriale organen (districten)	Federale bevoegdheid, federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch Vlaamse bevoegdheid, Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Validering RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Na toestemming RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Mogelijk naar RA: Archiefwet, art. 1 al. 2 KB 18 augustus 2010 Praktisch
Gemeentelijke externe verzelfstandigde agentschappen, met name: 1° het autonoom gemeentebedrijf 2° het gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm 3° het autonoom gemeentelijk havenbedrijf	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Bekrachtiging Vlaamse regering: Archiefdecreet, art. 11 Praktisch	Verklaring zorgdrager: Archiefdecreet, art. 12 Praktisch	Archiefdecreet: geen verplichte overbrenging
OCMW ‘s met inbegrip van de intern verzelfstandigde agentschappen, met name: 1° de intern verzelf-standigde agent-schappen die geen ziekenhuis beheren 2° ziekenhuizen met afzonderlijk beheer	Federale bevoegdheid, federale regeling:[1] Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Validering RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Na toestemming RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Mogelijk naar RA: Archiefwet, art. 1 al. 2 KB 18 augustus 2010 Praktisch
OCMW ‘s, enkel extern verzelfstandigde agentschappen, met name: 1° de verenigingen ofwel met als enig lid het OCMW zelf, ofwel met één of meer andere openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met andere openbare besturen en/of met rechts-personen andere dan die welke winst-oogmerk hebben 2° verenigingen van privaat recht met het oog op de exploitatie van ziekenhuis-gebonden activiteiten 3° verenigingen of vennootschappen van privaat recht met het oog op het vervullen van sociale doeleinden 4° verenigingen of vennootschappen van privaatrecht van woon-zorgcentra	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Bekrachtiging Vlaamse regering: Archiefdecreet, art. 11 Praktisch	Verklaring zorgdrager: Archiefdecreet, art. 12 Praktisch	Archiefdecreet: geen nadere bepaling
Erediensten	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Validering RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Na toestemming RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Mogelijk naar RA: Archiefwet, art. 1 al. 2 KB 18 augustus 2010 Praktisch
Polders en wateringen	Vlaamse regeling: Archiefdecreet, art. 5-9 Praktisch	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Validering RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Na toestemming RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Mogelijk naar RA: Archiefwet, art. 1 al. 2 KB 18 augustus 2010 Praktisch
Politiezones (ééngemeente- en meergemeentezones)	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Validering RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Na toestemming RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Mogelijk naar RA: Archiefwet, art. 1 al. 2 KB 18 augustus 2010 Praktisch
Hulpverleningszones (brandweer)	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Federale regeling: Archiefwet, art. 6 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Validering RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Na toestemming RA: Archiefwet, art. 5 KB 18 augustus 2010 Praktisch	Mogelijk naar RA: Archiefwet, art. 1 al. 2 KB 18 augustus 2010 Praktisch

Beheer & controle (semi)dynamisch archief

Beheer & controle statisch archief

Selectie – definitieve bestemming
statisch archief

Vernietiging
statisch archief

Overbrenging
statisch archief naar archiefbewaarplaats

Raad van State

Federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Validering RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Na toestemming RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Verplicht naar RA:
Archiefwet, art. 1 al. 1
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Hoven en rechtbanken

Federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Validering RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Na toestemming RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Verplicht naar RA:
Archiefwet, art. 1 al. 1
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Federale overheid

Federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Validering RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Na toestemming RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Verplicht naar RA:
Archiefwet, art. 1 al. 1
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Federale openbare instellingen

Federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Validering RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Na toestemming RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Verplicht naar RA:
Archiefwet, art. 1 al. 1
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Vlaamse administratieve rechtscolleges

Vlaamse regeling:
Archiefdecreet, art. 5-9
Praktisch

Bekrachtiging Vlaamse regering:
Archiefdecreet, art. 11
Praktisch

Verklaring zorgdrager:
Archiefdecreet, art. 12
Praktisch

Archiefdecreet: geen nadere bepaling

Vlaamse overheid

Vlaamse regeling:
Archiefdecreet, art. 5-9
Praktisch

Bekrachtiging Vlaamse regering:
Archiefdecreet, art. 11
Praktisch

Verklaring zorgdrager:
Archiefdecreet, art. 12
Praktisch

Archiefdecreet: geen nadere bepaling

Provincies
met inbegrip van de intern verzelfstandigde agentschappen

Federale bevoegdheid, federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Vlaamse bevoegdheid, Vlaamse regeling:
Archiefdecreet, art. 5-9
Praktisch

Federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Validering RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Na toestemming RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Verplicht naar RA:
Archiefwet, art. 1 al. 1
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Provinciale externe verzelfstandigde agentschappen,
met name:

1° het autonoom provinciebedrijf

2° het provinciale extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm

Vlaamse regeling:
Archiefdecreet, art. 5-9
Praktisch

Bekrachtiging Vlaamse regering:
Archiefdecreet, art. 11
Praktisch

Verklaring zorgdrager:
Archiefdecreet, art. 12
Praktisch

Archiefdecreet: geen verplichte overbrenging

Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden

Vlaamse regeling:
Archiefdecreet, art. 5-9
Praktisch

Bekrachtiging Vlaamse regering:
Archiefdecreet, art. 11
Praktisch

Verklaring zorgdrager:
Archiefdecreet, art. 12
Praktisch

Archiefdecreet: geen verplichte overbrenging

Gemeenten met inbegrip van de intern verzelfstandigde agentschappen

Federale bevoegdheid, federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Vlaamse bevoegdheid, Vlaamse regeling:
Archiefdecreet, art. 5-9
Praktisch

Federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Validering RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Na toestemming RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Mogelijk naar RA:
Archiefwet, art. 1 al. 2
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Binnengemeentelijke territoriale organen (districten)

Federale bevoegdheid, federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Vlaamse bevoegdheid,
Vlaamse regeling:
Archiefdecreet, art. 5-9
Praktisch

Federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Validering RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Na toestemming RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Mogelijk naar RA:
Archiefwet, art. 1 al. 2
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Gemeentelijke externe verzelfstandigde agentschappen,
met name:

1° het autonoom gemeentebedrijf

2° het gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm

3° het autonoom gemeentelijk havenbedrijf

Vlaamse regeling:
Archiefdecreet, art. 5-9
Praktisch

Bekrachtiging Vlaamse regering:
Archiefdecreet, art. 11
Praktisch

Verklaring zorgdrager:
Archiefdecreet, art. 12
Praktisch

Archiefdecreet: geen verplichte overbrenging

OCMW ‘s
met inbegrip van de
intern verzelfstandigde agentschappen,
met name:

1° de intern verzelf-standigde agent-schappen die geen ziekenhuis beheren

2° ziekenhuizen met afzonderlijk beheer

Federale bevoegdheid, federale regeling:[1]
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Validering RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Na toestemming RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Mogelijk naar RA:
Archiefwet, art. 1 al. 2
KB 18 augustus 2010
Praktisch

OCMW ‘s, enkel
extern verzelfstandigde
agentschappen,
met name:

1° de verenigingen ofwel met als enig lid het OCMW zelf, ofwel met één of meer andere openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met andere openbare besturen en/of met rechts-personen andere dan die welke winst-oogmerk hebben

2° verenigingen van privaat recht met het oog op de exploitatie van ziekenhuis-gebonden activiteiten

3° verenigingen of vennootschappen van privaat recht met het oog op het vervullen van sociale doeleinden

4° verenigingen of vennootschappen van privaatrecht van
woon-zorgcentra

Vlaamse regeling:
Archiefdecreet, art. 5-9
Praktisch

Bekrachtiging Vlaamse regering:
Archiefdecreet, art. 11
Praktisch

Verklaring zorgdrager:
Archiefdecreet, art. 12
Praktisch

Archiefdecreet: geen nadere bepaling

Erediensten

Vlaamse regeling:
Archiefdecreet, art. 5-9
Praktisch

Federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Validering RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Na toestemming RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Mogelijk naar RA:
Archiefwet, art. 1 al. 2
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Polders en wateringen

Vlaamse regeling:
Archiefdecreet, art. 5-9
Praktisch

Federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Validering RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Na toestemming RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Mogelijk naar RA:
Archiefwet, art. 1 al. 2
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Politiezones (ééngemeente- en meergemeentezones)

Federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Validering RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Na toestemming RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Mogelijk naar RA:
Archiefwet, art. 1 al. 2
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Hulpverleningszones (brandweer)

Federale regeling:
Archiefwet, art. 6
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Validering RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Na toestemming RA:
Archiefwet, art. 5
KB 18 augustus 2010
Praktisch

Mogelijk naar RA:
Archiefwet, art. 1 al. 2
KB 18 augustus 2010
Praktisch

[1] Het arrest van het Grondwettelijk Hof spreekt zich niet uit over de archiefzorg en het archiefbeheer van deze archiefdocumenten. De juridische interpretatie over de bevoegdheidsverdeling op basis van de huidige wetgeving loopt uiteen. We gaan er van uit dat de Archiefwet hierop van toepassing is.

Rijksarchief in België

Ons collectief geheugen !

De tabel ‘Federale-Vlaamse Bevoegdheidsverdeling Overheidsarchieven’