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FAQ - bases de données

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Qu’est-ce qu’une base de données?

Une base de données est un ensemble de données structurées et organisées afin d’en permettre une exploitation cohérente. Selon la manière dans laquelle les données sont organisées, il existe 4 grands modèles de bases de données : hiérarchique, réseau, orienté-objet et relationnel.

Quels sont les composants ou couches d’une base de données?

  1. Les données brutes
  2. La structure et les liens entre les données
  3. Le Système de Gestion de la Base de Données (SGBD) : ensemble des logiciels qui manipulent le contenu de la base de données et dirigent l’accès aux données.

Quels composants doivent être archivés ?

Soit ‘a’+’b’ : si ‘c’ est propriétaire ;

Soit ‘a’+’b’+’c’ : si ‘c’ n’est pas propriétaire, et est ouvert.

Dois-je conserver les bases de données (< cadre légal) ?

OUI : En tant que produit résultant d’une activité d’une administration publique, une base de données doit être considérée comme une archive. L’administration concernée est responsable de la conservation à court/moyen terme, et ce pour toute cause qui pourrait engager sa responsabilité légale. Les Archives de l’Etat sont quant à elles responsables d’indiquer aux administrations publiques soumises à son contrôle quelles données de la base de données devront faire l’objet d’un archivage à des fins patrimoniales (cf. tableau de tri ou instructions ci-dessous).

Comment faire le tri du contenu des bases de données?

Le contenu d’une base de données est rarement conservé dans son intégralité. Un tri des données à archiver sera dès lors effectué. Si votre institution dispose d’un tableau de tri réalisé par les Archives de l’Etat, veuillez vérifier si des instructions de sélection de votre base de données sont précisées. Si la base de données doit être conservée, veuillez prendre contact avec les Archives de l’Etat afin obtenir un avis circonstancié pour votre/vos bases de donnée(s). 

Comment organiser la conservation courante des bases de données ?

En attendant le transfert vers les Archives de l’Etat, les données d’une base de données qui sont inactives seront conservées dans une base de données d’archivage. Cette action améliorera le fonctionnement et la performance de la base de données de production en libérant de l’espace. Les groupes de données identifiées comme inactives seront retirés, voire exportés, périodiquement ou ponctuellement de façon sécurisée, en prenant soin d’en préserver la signification et d’en capturer tous les éléments qui rendent les données utilisables. Enfin, l’extraction des données ne doit pas mettre en péril la consistance de la base de données de production.

Pour de plus amples informations, consultez la rubrique relative à la conservation des archives numériques.

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