Archives de l'État en Belgique

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Élimination d'archives

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Qui contacter si je veux éliminer des archives ?

Les Archives de l’État veillent à ce que les archives publiques de plus de 30 ans leur soient transférées. A cet effet, les institutions dont les compétences s’étendent sur tout le pays, ou sur la majeure partie du territoire belge, doivent prendre contact avec la Section « Surveillance, avis et coordination de la collecte et de la sélection » des Archives de l’État, à Bruxelles  (inspect@arch.be). Les autres institutions transmettent leurs archives au dépôt des Archives de l’État du ressort dont dépend leur siège (ex : si l’institution a son siège à Charleroi, elle doit prendre contact avec les Archives de l’État à Mons).

Quelles sont les formalités administratives ?

Certaines formalités sont nécessaires avant de procéder à la destruction d’archives :

Puis-je éliminer les archives de mon institution/service si aucun tableau de tri n’est disponible ?

Les Archives de l’État délivrent des autorisations spécifiques d’élimination aux institutions qui ne disposent pas encore de tableau de tri. Prenez, dans ce cas, contact avec la Section Surveillance et avis des Archives de l’État (inspect@arch.be), à Bruxelles, ou le dépôt des Archives de l’État du ressort dont dépend le siège de votre institution/service.

Dois-je demander l’autorisation aux Archives de l’État si je veux éliminer des documents en double ?

Pour l’élimination des doubles et des copies - un élagage des archives - il n’est pas nécessaire de demander une autorisation aux Archives de l’État. Il s’agit, en effet, de documents qui ne contiennent aucune information unique ou nouvelle.

Dois-je demander l’autorisation aux Archives de l’État si je veux éliminer des documents papier après leur numérisation ?

La réponse à cette question dépend du stade du cyle de vie dans lequel se trouve un document.

  • Non, s’il s’agit d’archives (semi-)dynamiques. L’information en tant que telle n’est, en effet, pas supprimée ; elle est transposée sur un autre support. Votre institution doit, par ailleurs, faire en sorte que le sort final des documents soit respecté, comme mentionné dans les tableaux de tri  et que toutes les précautions utiles soient prises pour assurer leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité à long terme.
    Attention : pour les archives dynamiques de plus de 30 ans, la règle mentionnée dans le paragraphe suivant sera d’application pour des raisons de sécurité.
  • Oui, s’il s’agit d’archives statiques. Dans ce cas précis, nous vous demandons de prendre contact avec le service compétent des Archives de l’État avant de procéder à toute élimination d'archives originales en papier. Les Archives de l’État décideront au cas par cas si ce sont les dossiers originaux papier et/ou les dossiers numérisés qui doivent être transférés aux Archives de l’État.

J’ai l’autorisation, mais comment dois-je organiser l’élimination physique, concrète des archives papier/numériques ?

Destruction des archives papier

Il est important que les documents en papier soient éliminés de manière telle qu’ils ne puissent être reconstitués. En effet, ces documents contiennent parfois des données à caractère personnel ou des données classifiées. Cela signifie que les documents en papier doivent être déchiquetés, à la main ou à l’aide d’un broyeur. Pour l’élimination de grandes quantités d’archives en papier, vous pouvez faire appel à une firme spécialisée qui vous délivrera une attestation après élimination.

Destruction des archives numériques

Les archives numériques ne doivent pas uniquement être effacées à l’aide de la touche « delete ». Les disques optiques doivent être broyés et les supports d’information électromagnétiques (ex : les bandes, les disquettes et les disques durs) doivent être démagnétisés. Pour l’élimination de grandes quantités de supports informatiques de stockage, vous pouvez faire appel à une firme spécialisée qui vous délivrera une attestation après élimination.

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