En 2009, la loi sur les archives était modifiée. Le principal changement concernait le raccourcissement du délai de transfert des archives publiques de 100 ans à 30 ans. Pour permettre aux services publics de se conformer au nouveau cadre légal, une période transitoire de 10 ans était prévue par l'arrêté royal du 18 août 2010. Il était en outre stipulé explicitement que les archives de plus de 100 ans devaient être transférées dans l’année. Fin 2016, les Archives de l’État ont organisé une enquête interne pour dresser un bilan de l’exécution de la loi sur les archives.
Les Archives de l’État ont soumis à leurs services les questions suivantes relatives au transfert des archives des établissements mentionnés à l’art. 1, 1er alinéa de la Loi sur les archives ("...les tribunaux de l'ordre judiciaire, le Conseil d'État, les administrations de l'État les provinces et les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative ").
- Y a-t-il des institutions du ressort des Archives de l’État ou tombant sous votre surveillance qui ne se sont pas encore conformées à l’article 3, 2e alinéa (transfert obligatoire avant le 24 septembre 2011 des archives de plus de 100 ans) ? Dans l’affirmative, de quelles institutions s’agit-il (nom et lieu) ?
- Y a-t-il des institutions du ressort des Archives de l’État ou tombant sous votre surveillance qui doivent encore se conformer aux art. 2 et 3, premier alinéa de l’arrêté royal de 2010, c’est-à-dire qui doivent toujours transférer des archives de moins de 100 ans et de plus de 30 ans (ce transfert doit être réalisé au plus tard le 24 septembre 2020) ? Dans l’affirmative, de quelles institutions s’agit-il (nom et lieu) ?
L'enquête a révélé que le transfert des archives de plus de 100 ans est quasiment finalisé, à quelques exceptions près (par exemple : les archives du cadastre, les archives du ministère de la défense et du SPF Affaires étrangères, les archives des établissements scientifiques fédéraux).
Les résultats de l’enquête relative au transfert des archives de plus de 30 ans sont plus nuancés. Bien que la situation varie en fonction de la région et du secteur, on constate, en de nombreux endroits, des retards pour le transfert des archives judiciaires et pénitentiaires, des archives des services extérieurs du SPF Finances et des administrations provinciales.
Les Archives de l’État se serviront de ces résultats pour préparer des actions ciblées (lettres, visites, etc.) et pour soutenir la politique actuelle en vue de collaborer avec les administrations. Des accords de coopération ont déjà été conclus avec plusieurs services publics pour trier, conditionner et transférer les archives à valeur historique. À ce sujet, mentionnons le projet Saturn (Selection of Archives and Transfer Under Right coNditions), mené en collaboration avec le SPF Finances, et porteur de résultats prometteurs : de 2013 à 2016, 3.771 mètres linaires d’archives ont été éliminés et 6.503 mètres d’archives ont été transférés dans différents dépôts des Archives de l’État afin d'être conservés de manière permanente. Un autre exemple concerne le projet relatif aux archives agricoles (2015-2016). Grâce à une convention de collaboration avec le SPF Économie, 8 km d’archives de l’ancien ministère de l’Agriculture, se trouvant au SPF Economie depuis la cinquième réforme de l’État, ont pu être triés : 6.300 mètres d’archives ont été éliminés et 850 mètres ont été conditionnés et transférés aux Archives générales du Royaume.
Les Archives de l'État espèrent que ces types de collaborations pourront être consolidés et élargis à l’avenir.
