Belgisches Staatsarchiv

Hüter unserer kollektiven Erinnerung

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Schutz von personenbezogenen Daten

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Gesetzlicher Rahmen

Das Staatsarchiv verwaltet Archivgut unterschiedlicher Herkunft, das für eine dauerhafte Aufbewahrung bestimmt ist. Zur Ausführung unserer Aufgaben verarbeiten wir personenbezogene Daten. Das Staatsarchiv verpflichtet sich dazu, bei der Verarbeitung Ihrer Daten mit der gebotenen Sicherheit und Verantwortung vorzugehen. Es handelt sich bei den Daten, die wir von Ihnen erhalten haben um Dokumente und Informationen, mit denen Sie identifiziert werden können: Fotos, Vornamen, Nachnamen, Adressen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, etc. Außerdem sind personenbezogene Daten in den Archivbeständen enthalten, die aufgrund unseres gesetzlichen Auftrags in unsere Einrichtung überführt wurden, aber nicht von den betroffenen Personen selbst, und die Identifizierung der betroffenen Personen ist für unsere Arbeit nicht notwendig.

Personenbezogene Daten sind gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen geschützt:

Mit der vorliegenden Erklärung erfüllt das Staatsarchiv seine gesetzlichen Pflichten, die hervorgehen aus:

  • Transparenzvorgabe (Art. 5.1.a DSGVO)
  • Rechenschaftspflicht (Art. 5.2 DSGVO)
  • Informationspflicht gegenüber den betroffenen Personen (Art. 12-14 DSGVO)

Gesetzliche Grundlage

Das Staatsarchiv ist die mit der Archivverwaltung betraute föderale wissenschaftliche Einrichtung. Dieser umfangreiche Auftrag beinhaltet unter anderem die Vernichtung, Akquisition, Aufbewahrung, Bereitstellung und Valorisierung des Archivguts sowie wissenschaftliche Forschung. Das Staatsarchiv übt ferner die Archivaufsicht aus und erstellt Gutachten zur ordnungsgemäßen Bewertung und Aufbewahrung der von den föderalen Behörden angelegten Archivdokumente. 

Die Aufgaben des Staatsarchivs sind in folgenden gesetzlichen Grundlagen festgelegt:  

  • Das Archivgesetz vom 24. Juni 1955 (Belgisches Staatsblatt vom 12-08-1955), abgeändert durch das Gesetz vom 6. Mai 2009 (Belgisches Staatsblatt vom 19-05-2009)
  • Der Königliche Erlass vom 3. Dezember 2009 zur Festlegung der Aufgaben des Generalstaatsarchivs und der Staatsarchive in den Provinzen (Belgisches Staatsblatt vom 15-12-2009)
  • Der Königliche Erlass vom 18. August 2010 zur Ausführung der Artikel 1, 5 und 6bis des Archivgesetzes vom 24. Juni 1955 (Belgisches Staatsblatt vom 23-09-2010)
  • Der Königliche Erlass vom 18. August 2010 zur Ausführung der Artikel 5 und 6 des Archivgesetzes vom 24. Juni 1955 (Belgisches Staatsblatt vom 23-09-2010)
  • Der Königliche Erlass vom 23. Mai 2016 zur Festlegung der Modalitäten der Eingliederung des Studien- und Dokumentationszentrums "Kriege und moderne Gesellschaft" (CEGESOMA) in das Generalstaatsarchiv und die Staatsarchive in den Provinzen (Belgisches Staatsblatt vom 08-06-2016)
  • Der Königliche Erlass vom 16. Januar 2018 zur Übertragung des Personals, der Aufträge "Archiv und Dokumentation", der Güter der Generaldirektion Kriegsopfer des Föderalen Öffentlichen Dienstes Soziale Sicherheit und der damit verbundenen Rechte und Pflichten an das Generalstaatsarchiv und die Staatsarchive in den Provinzen (Belgisches Staatsblatt vom 29-01-2018)

Als öffentlicher Archivdienst verarbeitet das Staatsarchiv personenbezogene Daten vor allem "für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt" (Art. 6.1.e DSGVO) und rechtlich festgelegt ist (Art. 6.3 DSGVO). Das Staatsarchiv verarbeitet auch personenbezogene Daten im Rahmen von Verträgen (Art. 6.1.b DSGVO) wie z.B. gewerbliche Verträge mit Privatunternehmen, oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6.1.c DSGVO), beispielsweise als Arbeitgeber im Rahmen der Sozialgesetzgebung. Ferner verarbeiten wir personenbezogene Daten (insofern möglich anonymisiert) für statistische Zwecke und zur Qualitätssicherung, um unsere Dienstleistungen und Arbeitsweise verbessern zu können (Art. 6.1.e DSGVO). Gegebenenfalls werden wir Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten einholen, um ihnen z.B. unseren Newsletter zu senden (Art. 6.1.a DSGVO).

Zwecke

Personenbezogene Daten werden ausschließlich im Rahmen der Zwecke verarbeitet, für die sie erhoben wurden. Jegliche Weiterverarbeitung ist untersagt (gemäß dem in Art. 5.1.b der DSGVO festgelegten Prinzip der "Zweckbindung"). 5.1.b DSGVO). Die Weiterverarbeitung "zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken, zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken" wird allerdings ausdrücklich nicht als unvereinbar mit den ursprünglichen Zwecken erachtet und hierfür gilt eine Ausnahmeregelung (Art. 89.1 DSGVO). Die Ausnahme für "im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke" findet in jeder Hinsicht Anwendung auf die Weiterverarbeitung von personenbezogenen Daten in Archiven, die aufgrund einer rechtlicher Verpflichtungen, wie sie z.B. aus dem Archivgesetz herrühren, an einen öffentlichen Archivdienst überführt wurden (Erwägung 158 der DSGVO).

Daten

Lediglich minimal erforderliche Daten werden verarbeitet. Falls möglich verarbeiten wir weniger oder gar keine personenbezogenen Daten (Prinzip der "Datenminimierung", Art. 5.1.c DSGVO). Wir halten unsere Datenbanken mit personenbezogenen Daten auf dem neusten Stand und löschen veraltete Daten (Prinzip der "Richtigkeit", Art. 5.1.d DSGVO). Das Staatsarchiv ist hingegen nicht verantwortlich für die Einhaltung dieses Prinzip in Bezug auf personenbezogene Daten in zu ihm überführten Archiven.

In der nachstehenden Tabelle sind die geläufigsten Situationen aufgeführt, in denen Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden.

Situation Verarbeitete personenbezogene Daten

Sie spenden dem Staatsarchiv online oder tätigen einen Ankauf im Webshop

Name, Kontaktangaben, Bankangaben

Sie kontaktieren uns

Name, Kontaktangaben

Sie melden sich als Besucher am Empfang einer Dienststelle an

Name, Mitgliedschaft oder Adresse, Grund des Besuchs, Ankunfts- und  Abreisezeit

Sie registrieren sich im Lesesaal oder beantragen Archivdokumente zur Einsichtnahme

Name, Hauptwohnort, Foto, Geburtsort und -datum, Geschlecht, Personalausweisnummer, Kontaktangaben, Profilangaben (Letzteres nicht obligatorisch)

Sie melden sich für unseren Newsletter an

E-Mail-Adresse

Sie melden sich für eine unserer Veranstaltungen oder Aktivitäten an

Name, Kontaktangaben

Sie bieten sich als Freiwilliger oder Bewerber an

Name, Kontaktangaben, Lebenslauf, persönliche Interessen und Angaben zur Familie (Letzteres nicht obligatorisch)

Sie liefern uns einen entgeltlichen Dienst oder ein Produkt

Name, Kontaktangaben, Bankangaben

Sie mieten einen unserer Säle an

Name, Kontaktangaben, Bankangaben

Sie arbeiten im Rahmen eines nationalen oder internationalen Netzwerks oder Projekts mit uns zusammen

Name, Kontaktangaben, Mitgliedschaft und Funktion, Bankangaben (gegebenenfalls)

Sie geben als Archivbildner ihr Archivgut zu uns in Bewahrung

Name und Angaben der Kontaktperson

 

Jegliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen unserer täglichen Arbeit durchführen, wird in einem Datenschutzregister mit folgenden Informationen geführt: Verarbeitungszweck, Kategorie der betroffenen Personen und personenbezogenen Daten, Kategorie der Empfänger, Aufbewahrungsfrist, Sicherheitsmaßnahmen (Art. 30 DSGVO). Jegliche Verarbeitung von Archivgut wird in unserem Archivverwaltungssystem (SAM) erfasst.

Webanalyse und Cookies

Wir führen mehrere Websites: arch.be, archief-democratie.be, archive-demokratie.be, archives-democratie.be, cegesoma.be, dataverse.arch.be, expocongo.be, goaaal.arch.be, pauvresdenous.arch.be, 14-18-wallonie.be

Für eine bessere Benutzererfahrung verwenden diese Websites gegebenenfalls Funktionscookies. So können ihre Vorlieben einhalten, beispielsweise:

  • Sprachwahl (FR / NL / DE / EN)
  • Ausgewähltes Profil (Nachforscher, Genealoge, Beamter, Journalist, Lehrkraft, Notar, Landmesser) 

Wir verwenden eventuell analytische Cookies um mittels Matomo oder Google Analytics Daten zu erheben und Statistiken zu erstellen, die wir in unseren Jahresberichten und online veröffentlichen. Die personenbezogenen Daten werden hierbei anonymisiert (IP-Adresse, Standort) und alle erhobenen Daten werden anschließend gelöscht.

Wir analysieren hauptsächlich:

  • Anzahl Einzelbesucher (Festgestellt anhand des Browsers)
  • Anzahl Besuchersitzungen
  • Gesamtzahl aufgerufene Seiten

Für die Entwicklung von weiteren Websites und zusätzlichen Funktionen analysieren wir gegebenenfalls auch folgende Elemente:

  • Gerät, Browser, Bildschirmauflösung
  • Ort (Land, Region oder Gemeinde) und Uhrzeit (Zeitpunkt und Dauer des Besuchs)
  • Verweisende Seite

Es werden keine persönlichen Benutzerprofile angelegt und die daten werden nicht weitergegeben. Sie können die Einstellungen zur Verwendung und Speicherung von Cookies in Ihrem Browser festlegen.

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfristen für die Dokumente, die das Staatsarchiv bei der Ausführung seiner Aufgaben anlegt, sind im Bewertungsverzeichnis der Einrichtung festgelegt. Personenbezogene Daten, die in Dokumenten oder Beständen enthalten sind, die nicht in diesem Verzeichnis geführt sind, werden gelöscht oder vernichtet, sobald ihr Nutzen verfällt. Personenbezogene Daten dürfen nicht länger als notwendig aufbewahrt werden (Prinzip der "Speicherbegrenzung", Art 5.1.e DSGVO). Die anderen Akten werden nach dem Verfall ihrer administrativen und juristischen Aufbewahrungsfrist ebenfalls vernichtet, falls sie nicht aufgrund eines Bewertungsverzeichnisses für eine dauerhafte Aufbewahrung bestimmt sind. Die Dokumente und persönlichen Daten, die darin enthalten sind, werden "zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken" aufbewahrt, wofür ein Ausnahmeregelung vorgesehen ist (Art. 89.1 DSGVO). Dasselbe gilt für personenbezogene Daten in von anderen Archivbildnern an das Staatsarchiv zwecks dauerhafter Aufbewahrung überführtes Archivgut.

Maßnahmen und Garantien

Das Staatsarchiv sieht geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor, um die Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu garantieren (Art. 24 DSGVO) Wir führen ein Datenschutzregister der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO). Wir schützen die Daten anhand von technischen Sicherheitsverfahren vor unbefugtem Zugang, unrechtmäßiger Nutzung, Verlust und unbefugter Veränderung (Art. 32 DSGVO). Wir nehmen jegliche Verletzung des Schutzes von personenbezogenen Daten auf und verfolgen sie angemessen (Art. 33-34 DSGVO). Wir führen erforderlichenfalls eine Risikoanalyse oder eine 'Datenschutz-Folgenabschätzung' durch (Art. 35 DSGVO). Das Staatsarchiv verfügt über einen Datenschutzbeauftragten (DSB), der über die Einhaltung der DSGVO innerhalb unserer Einrichtung wacht und das Personal in Datenschutzfragen unterstützt (Art. 37-39 DSGVO).
Ferner vorsieht das Staatsarchiv geeignete Garantien je nach Verarbeitung von personenbezogenen Daten "zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken, zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken” (Art. 89.1-3 DSGVO, Art. 190-208 DSG). Archivdokumente mit personenbezogenen Informationen über lebende Personen sind im Archivverwaltungssystem (SAM) speziell gekennzeichnet und geschützt, und werden nur unter ganz bestimmten Bedingungen zur Einsichtnahme herausgegeben, wie beispielsweise ein persönliches Interesse, mittels Einwilligung der betroffenen Person, oder zu wissenschaftlichen Zwecken. Nachforscher müssen hierzu eine Nachforschungserklärung unterzeichnen und die darin enthaltenen Bestimmungen einhalten.  Das Staatsarchiv veröffentlicht niemals besonders geschützte Daten (Art. 9-10 DSGVO) und namentliche personenbezogene Daten nur dann, wenn diese Daten öffentlich zugänglich sind, oder historische Personen oder Ereignisse betreffen, oder falls die betroffene Person hierzu ihre Einwilligung gegeben hat.

Empfänger und Übermittlung

Das Staatsarchiv übermittelt personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen einer gesetzlichen Verpflichtung oder für vom Staatsarchiv selbst in Auftrag gegebene Verarbeitungszwecke. Hierbei werden angemessene Maßnahmen getroffen, um die Sicherheit der Daten zu garantieren, wie z.B. durch die Abschließung von Verträgen (Art. 28 DSGVO).  Für die Überführung von in Archiven an unsere Dienste muss kein gesonderter Vertrag abgeschlossen werden (Art. 194 DSG).

Wahrnehmung von Rechten

Sie können in Bezug auf den Schutz von personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen unseres täglichen Geschäfts verarbeiten, eine Reihe von Rechten wahrnehmen.  Für personenbezogene Daten in zum Staatsarchiv überführtem Archivgut kann im belgischen Kontext von diesen Rechten abgewichen werden, insofern Archivdienste die hierzu vorgesehenen gesetzlichen Maßnahmen und Garantien gewährleisten (Art. 89.1 und 89.3 DSGVO, Art. 190, 192, 194-196, 205-208 DSG).  

  •  Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, überprüfen zu lassen und darüber unterrichtet zu werden, ob und auf welche Weise personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden, es sei denn, ihrem Antrag kann aufgrund von unverhältnismäßig hohem Aufwand nicht nachgegangen werden. Für Archivdienste, die große Mengen an von anderen Organisationen erhobenen personenbezogenen Daten verwalten, ist es oft unmöglich und zudem nicht notwendig, zu wissen, welche Daten aufbewahrt werden und wen sie betreffen. Zudem sind gegebenenfalls besondere Modalitäten zur Einsichtnahme einzuhalten, die Einschränkungen des Einsichtnahmerechts vorsehen, z.B. für Personenstandregister.
  •  Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Falls Sie der Auffassung sind, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht (mehr) richtig sind, können Sie eine entsprechende Berichtigung verlangen. Das zu einem Archivdienst überführte Archivgut kann jedoch nicht abgeändert werden. Für Archivdienste, die über die Authentizität und Vollständigkeit von Archivbeständen wachen, stünden etwaige Abänderungen der von ihnen verwalteten Informationen zudem im Gegensatz zum Kodex ethischer Grundsätze für Archivare und Archivarinnen und zur Weltweiten allgemeinen Erklärung über Archive.
  • Recht auf Löschung oder “Recht auf Vergessenwerden” (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten aus unseren Archivbeständen beantragen, unter der Voraussetzung, dass diese Bestände keiner gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen oder sie gemäß Bewertungsverzeichnis für eine dauerhafte Aufbewahrung bestimmt sind. Letztere Art Bestände müssen zudem integral aufbewahrt werden, wofür in der DSGVO eine Ausnahmeregelung vorgesehen ist. (Art. 17.3 DSGVO).
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Aussetzung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten beantragen, falls und solange Zweifel an der Richtigkeit oder Rechtmäßigkeit der Verarbeitung besteht, oder Sie eine Beschwerde eingelegt haben. Die reine Aufbewahrung personenbezogener Daten bleibt jedoch zugelassen. Die dauerhafte Aufbewahrung von Archivgut für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke kann zudem nicht vorübergehend aufgehoben werden.
  •  Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können beantragen, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt und die Verarbeitung auf ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht. Dies gilt nicht (mehr) für Archivbestände, die aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung zu unseren Archivdiensten überführt wurden.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten aufgrund einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe oder eines begründeten Interesses Widerspruch einlegen, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Dies gilt für Archivgut, das für im öffentlichen Interesse liegende Zwecke verwaltet wird, und falls die Ausübung dieses Rechts durch eine Einzelperson alle von uns durchgeführten Verarbeitungsvorgänge und erbrachten Dienstleistungen - Dokumente aufbewahren, digitalisieren, inventarisieren, erschließen, etc. - unmöglich machen könnte.

Zur Ausübung Ihrer Rechte senden Sie bitte einen entsprechenden Antrag per E-Mail oder Brief an unsere(n) Datenschutzbeauftragte(n). Wir bearbeiten ihre Anfrage innerhalb von 30 Kalendertagen. Falls Ihr Antrag zu komplex ist, oder unsere Dienste zu viele Anfragen gleichzeitig bearbeiten müssen, kann diese Frist um 60 Tage verlängert werden. Falls Sie der Auffassung sind, dass das Staatsarchiv Ihre Anfrage nicht hinreichend bearbeitet hat, können Sie eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen:

Datenschutzbehörde
Drukpersstraat 35
1000 Brüssel
contact(at)apd-gba.be

Beschwerden müssen über das Beschwerdeformular auf der Website der Datenschutzbehörde online eingereicht werden.

Kontakt

Falls Sie Ihre Rechte als betroffene Person ausüben möchten, oder weitere Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Staatsarchiv haben, können Sie unsere(n) Datenschutzbeauftragte(n) kontaktieren:

Datenschutzbeauftragte(r)
Generalstaatsarchiv

Ruisbroekstraat 2-6
1000 Brüssel
dpo(at)arch.be

 

Version 01 (Februar 2020). Diese Datenschutzbelehrung kann ergänzt und abgeändert werden.

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