Belgisches Staatsarchiv

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Digitalisierung und Erschließung von Personenstandsdokumenten: Mit Spannung erwarteter Königlicher Erlass veröffentlicht. Welche Auswir-kungen?

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01/04/2021 - Digitalisierung

Die Lockerungen der Bedingungen für die Einsichtnahme in Personenstandsregister (Gesetz vom 21. Dezember 2018) sind für genealogische Nachforschungen von sehr großem Vorteil.  So wurde die Sperrfrist für Eheschließungsurkunden von 100 Jahre auf 75 Jahre und für Sterbeurkunden auf 50 Jahre verkürzt. Viele Fragen sind in den vergangenen Monaten aufgekommen bezüglich der verspäteten Veröffentlichung eines Erlasses über (1) Abschriften und Auszüge von Personenstandsurkunden und (2) die Einsichtnahme zu genealogischen, historischen oder anderen wissenschaftlichen Zwecken. Nun da der mit Spannung erwartete Königliche Erlass endlich veröffentlicht wurde (Belgisches Staatsblatt vom 31/03/2021), geben wir an dieser Stelle einen Überblick über dessen praktischen Auswirkungen. Auf jeden Fall wird die Online-Bereitstellung von Millionen von Personenstandsurkunden aus der Zeit 1920-1970 einige Zeit in Anspruch nehmen.

Register in zwei Ausfertigungen 

Die Personenstandsregister werden in zwei Ausfertigungen geführt: die Originalurkunden befinden sich bei der Gemeinde und eine Zweitausfertigung wird beim Gericht Erster Instanz hinterlegt (als Sicherheitskopie). Diese Zweitausfertigung wird letztendlich in das Staatsarchiv überführt, wo sie in digitalem Format bereitgestellt wird (in der Vergangenheit auf Mikrofilm).  Bei der Einführung der digitalen Personenstandsregister im April 2019 wurde beschlossen, die Überführung der Zweitausfertigungen der Gerichte Erster Instanz an das Staatsarchiv zu beschleunigen. Die Umsetzung dieser Entscheidung ist jedoch ein langwieriger Prozess: Es handelt sich um 15 laufende Kilometer an Archivgut, das verpackt und transportiert (und in gewissen Fällen auch dekontaminiert) werden muss.

In den vergangenen Monaten haben einige Gerichte bereits die Register aus der Zeit 1919-1969 überführt; dies ist aber nur der bescheidene Anfang dieser großangelegten Operation. Anschließend müssen die Dokumente noch gescannt werden. Die Inbetriebnahme von drei neuen Scanateliers (in Beveren, Löwen und Mons) in Zusammenarbeit mit der Genealogical Society of Utah, die speziell für die Personenstandsregister vorgesehen sind, hat sich aufgrund der COVID-19-Krise um rund ein Jahr verzögert.

Welche praktischen Möglichkeiten eröffnet die Veröffentlichung des Erlasses? Im November 2020 hat das Staatsarchiv nach Besprechungen mit dem FÖD Justiz und in Erwartung der Veröffentlichung des Königlichen Erlasses bekannt gemacht, dass die Eheschließungsurkunden, die älter als 75 Jahre sind, und die Sterbeurkunden, die älter als 50 Jahre sind vorübergehend bei den Gemeinden eingesehen werden müssen, und zwar unter den selben Bedingungen wie diejenigen, die für die Urkunden gelten, die über 100 Jahre alt sind. Eine Einsichtnahme beim Staatsarchiv ist aus den oben genannten Gründen noch nicht möglich. In Zukunft richtet sich die Digitalisierung außerdem nach den jeweiligen Überführungen der Gerichte Erster Instanz. Mit anderen Worten: Bestimmte Bezirke werden schneller bearbeitet als andere.  

In der Zwischenzeit prüft das Staatsarchiv zusammen mit der Vereinigung der Standesamtbeamten die dringendsten Bedürfnisse und auf welche Weise bestmöglich zusammengearbeitet werden kann. Einige Gemeinden haben ihre digitalen Personenstandsurunden in der Tat bereits online verfügbar gemacht. Es wäre also unsinnig, diese Arbeit noch einmal zu verrichten. Die Digitalisierung erfordert jedenfalls Zeit. Wir zählen daher auf ïhr Verständnis.

Etwas Unterstützung

Im vergangenen Jahr haben wir nicht die Hände in den Schoß gelegt. Viel Zeit ist in die Ausarbeitung einer neuen Suchmaschine geflossen, mit einem neuen Viewer, der Möglichkeit zum Downloaden von Dokumenten und einer neuen Infrastruktur, die es ermöglicht, die Kirchenbücher und Personenstandsregister besser in ihren Kontext zu setzen. Wir zielen darauf ab, die neue Suchmaschine für den Sommer online bringen zu können. Sie kann in unseren Lesesäen bereits jetzt getestet werden (aber nicht über das Internet). Verbesserungsvorschläge sind stets willkommen und können gesendet werden an diva@arch.be. Wir halten Sie auf dem Laufenden über das genaue Datum des Starts der neuen Suchmaschine für genealogische Nachforschungen.

In den vergangenen Jahren hat das Staatsarchiv stark in die Digitalisierung wichtiger genealogischer Quellen investiert. Millionen von Bildern wurden online bereitgestellt, ohne jedoch angemessen erschlossen zu sein. Das Engagements zahlreicher Freiwilliger innerhalb und außerhalb des Staatsarchivs ermöglicht es, richtige Nachforschungen in dieser Fülle an Informationen anzustellen.   

Mit etwas Hilfe können wir es schaffen, dieses Kulturerbe vollständig für Nachforschungsarbeit zu erschließen. Falls Sie sich beteiligen möchten, zögern Sie nicht und melden Sie sich via diva@arch.be!

Kurz gesagt:

  • Einsichtnahme in Geburts-, Eheschließungs- und Sterbeurkunden, die älter als 100 / 75 / 50 Jahre sind:
    • Auf die Website des Staatsarchivs
    • Beim Bediensteten des Standesamts der Gemeinde, in der die Urkunde ausgestellt wurde.  
  • Einsichtnahme in Geburts-, Eheschließungs- und Sterbeurkunden, die nicht älter als 100 / 75 / 50 Jahre sind:
    • Per Antrag an den Bediensteten des Standesamts der Gemeinde, in der die Urkunde ausgestellt wurde.  
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